a310000合同管理功能手册Word文件下载.docx
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介绍如何进行历史合同管理、合同日常维护、跨账套合同维护。
第4章合同过程管理
介绍在合同过程管理中,如何对合同变更进行维护,如何查询变更历史等。
第5章合同报表查询
介绍系统提供各种合同报表,如合同发票执行明细表、合同汇总表、合同执行情况表等,及如何进行合同报表查询。
1.3图标说明
本功能手册基本上做到重点突出,对于用户操作中可能会引起错误操作或可能遇到疑惑,功能手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”方式着重列出,以免用户理解错误;
另外,本功能手册中示例丰富,基本上都以列举加图片方式说明各功能具体操作步骤和方法。
这是一个“注意”图标。
它提醒您注意各种需要特别注意因素或一些有趣事情。
这是一个“提示”图标。
它向您介绍软件中一些较隐蔽功能。
这是一个“说明”图标。
它对可能会引起您误解问题进行解释。
这是一个“疑难解答”图标。
它提醒您一些用户在操作过程中可能带来问题操作。
2.1合同基础设置
合同基础设置包括:
合同性质维护、合同属性维护、合同类型维护和变更原因维护。
其中,合同性质、合同属性和合同类型都是合同一种属性,是合同三种分类方式。
原则上合同性质根据企业内部规则区分,如对外合同、对内合同、关联交易合同;
合同属性按合同法规则区分,如把合同分为双务合同和非双务合同。
在合同性质维护中可以给该类合同设置自定义属性,增强合同识别信息。
在合同维护时同时支持这两种属性设置。
2.1.1合同性质维护
合同性质维护用以定义合同性质,将相同特性一类合同定义成一大类,加强用户对合同进行分类管理。
比如:
买卖合同,出卖人转移目标物所有权于买受人,买受人支付价款合同。
承揽合同,是指承揽人按照定做人要求完成工作,交付工作成果给定做人。
¤
新增
在合同性质维护列表中,点击“新增”按钮,系统打开合同性质设置窗口,如下图2.11所示:
图2.11合同性质设置窗口
在上图中,输入合同性质代码和合同性质名称。
同时,您可通过“增行”、“插行”和“删行”按钮设置该合同性质属性辅助项:
属性名称、属性类型和宽度。
属性名称:
用于输入辅助说明辅助项名称。
如假设该合同为“辅助项承包”,则往往还会加入“工程质量要求”、“承包单位”、“承包负责人”、“开工日期”、“建设周期”、“完工日期”等辅助信息。
字段类型:
系统提供文本、整型、实数、日期四种数据类型,用户应根据“属性名称”栏内容定义。
采用文本型表示输入数据可以是汉字、英文字母、数字或有些符号;
整型表示输入数据只能是整数;
实数型表示输入数据可以是小数;
日期型表示该数据是日期,在本系统中日期格式默认为“yyyy.mm.dd”。
字段宽度:
定义该“属性名称”栏所对应具体内容最多允许输入内容范围。
在本系统中,只有文本型数据允许用户自定义数据宽度(最多不超过999个字符),其他三种数据类型系统不允许用户自定义宽度,系统默认宽度范围为:
整型(1~60位);
实数型(1~60位整数);
日期型(60个字符)。
以上内容设置完毕,最后单击“确认”按钮存盘。
说明:
此处设置属性辅助项将作为该类合同性质合同卡片“自定义属性”选项卡内容。
2.1.2合同属性维护
合同属性维护用以对合同属性进行维护,内容包括:
合同属性代码、合同属性名称和备注信息。
比如双务合同和单务合同,双务合同是指当事人双方给付义务合同,即一方当事人愿意负担履行。
合同属性维护列表,系统内定了一种合同属性:
“多方合同”,用于处理合同事务中特殊三方以上签订合同情况。
此外,您还可根据实际需要,通过“增加、存入、删除”等按钮进行操作。
2.1.3合同类型维护
合同类型维护根据系统内部定义合同类型,分别对外协合同、辅助项合同、采购合同、销售合同、劳动合同、服务合同和其它合同等七类合同进行相关操作。
图2.12合同类型维护窗口
在合同类型维护中,以上合同类型编码和名称不得进行修改、删除操作,只有描述可以修改设置。
2.1.4变更原因维护
变更原因维护用于合同签章后进行变更操作时,变更原因为必输项,并在此进行设置维护。
例如:
价格波动、增加货物等等。
图2.13变更原因维护窗口
2.2合同选项设置
合同选项设置有:
合同系统选项和合同本地选项,这两个选项区别在于信息保存地方,一个是保存在服务端,一个是保存在客户端。
2.2.1合同系统选项
合同系统选中信息是保存在服务端上,一旦修改将影响到所有客户端。
点击“合同选项设置/合同系统选项”子菜单,系统打开“合同系统选项”设置窗口,如下图2.21所示:
图2.21合同系统选项
读取合同单据默认提前天数(天):
在合同日常、变更、状态维护等列表中,打开检索单据时默认提前天数,以防止查出很多合同,默认为7天,用户可以根据需要修改。
合同卡片打印启用老版本打印格式:
新套打与老套打区别在于,新套打表体是合同清单,而老套打是合同计划。
执行设置,合同执行金额超出时控制方式,是指录入凭证选择合同执行序号保存凭证,判断发生数据是否超出所有执行序号总金额。
2.2.2合同本地选项
合同本地选项中信息是保存在客户端上,修改后不会对其它客户端产生影响。
合同本地选项设置窗口,如下图2.22所示:
图2.22合同本地选项设置窗口
合同类型:
新增合同时默认合同类型。
录入时选择:
新增合同时选择合同类型,如果不选该选项并且设置了默认合同类型,则在新增合同时不会弹出窗口选择,而取原先设置过合同类型,直接进入“合同卡片[新增]”窗口。
变更历史查询列表数据同步显示:
在查询合同变更记录时,变更前和变更后数据同步显示。
新增加合同时,自动增加辅助项代码名称为合同代码与名称。
2.2.3合同执行计划预警设置
合同金额分为往来确认金额及结算金额,在每个合同执行序号结束日期早于服务器系统日期时,若已结算金额<
(结算金额-初始结算金额) 或者 已往来确认金额<
(往来确认金额-初始往来确认金额)系统即认为当前执行序号对应执行计划未能按时完成,需要给出预警,合同预警主要是在打开合同计划列表时提供,以黄颜色区分。
初始设置如下图2.23所示。
图2.23
提示:
提前0天即为当天预警,最大预警天数为999天,每点按钮一下递增一天。
2.3套打格式设置
合同套打格式设置有套打格式设置和老版本格式设置两种。
具体操作请参见《A3安装及公用功能功能手册》中相关章节说明内容。
2.3.1套打格式设置
套打格式设置用于设置合同主信息和合同清单套打,并能打印合同条件tab页内容。
2.3.2老版本格式设置
老版本格式设置用于设置合同主信息和合同计划套打。
合同日常维护是用户日常工作中接触到最常用功能,包括合同录入、修改、审核、签章等操作,本手册将从历史合同管理和合同日常管理两方面加以介绍。
3.1历史合同管理
历史合同管理与合同日常维护基本相同,主要区别在于历史合同管理在录入合同清单时允许初始合同清单执行情况,如已开订单数量、金额,已发/收货数量、金额等等,而合同日常维护则不能初始这些信息;
其它操作与合同日常维护基本相同,具体操作请参见“3.2合同日常维护”章节说明内容。
3.2合同日常维护
在本系统中合同日常维护采用一笔合同对应一张合同卡片方式进行管理,合同卡片维护内容包括合同基本信息、合同计划、自定义属性、合同清单、科目设置、合同条件和合同里程碑信息。
点击“合同管理/合同日常维护”子菜单,系统打开合同日常维护列表窗口,在此,您可以通过“增加、修改、批改、删除、复制、审核、签章、查询”等功能按钮进行相应操作。
增加
点击“增加”按钮,系统打开“合同类型选择”窗口,如下图3.21所示:
图3.21合同类型选择窗口
如上图所示,您在选择好合同类型后按“确认”按钮进入“合同卡片(新增)”窗口,如图3.22所示:
图3.22合同卡片(新增)-合同基本信息
基本信息
在基本信息页中,主要分合同属性、对方单位信息、合同本币金额和合同状态信息四个部分。
其中,合同编号、合同名称、有效日期、对方单位、合同金额和审计金额为必输项。
合同状态在页面右上角显示,相关操作人员在页面最下方显示。
相关参数说明:
借贷方向:
指是合同发生时对应科目发生方向,如收款合同对应科目是银行存款,合同发生时金额主要记录在银行存款借方,则合同借贷方向为借。
辅助项属性对应总账中辅助项,合同清单则是业务辅助项,合同可以与辅助项建立关联。
多方合同:
在处理多方合同时,用户首先应把合同根据性质分成两个或多个,并增加一个虚拟主合同,分拆后合同总金额应等于实际合同金额。
在维护合同信息时,如果该合同是主合同,则在主合同编号中不要填写任何内容,如果是分拆合同,则在主合同编号中填写所属主合同编码。
主合同不需要填写合同金额、审计金额及合同执行计划等信息。
合同打印:
只有生效合同才能打印。
附件管理:
如果要附加一些文件性说明,如协议、价格说明等,可以在附件中处理。
合同计划
在合同计划标签窗口中,维护合同执行计划,主要包括合同计划日期、合同计划金额、初始金额等(见图3.23)。
原则上所有合同计划金额应等于合同基本信息中审计金额。
上报与审批用于控制合同执行状态。
图3.23合同卡片(新增)-合同计划
自定义属性
自定义属性中用于显示对应合同性质所有自定义属性内容。
合同清单
合同货物清单,合同状态可以按清单来修改,与合同执行情况报表类似,可以查看当前合同执行情况。
合同调整
该页面在增加时不显示,在变更、查看等页面显示。
当合同金额有变动时,通过本功能进行维护。
合同调整分增加和减少两种方式,所有调整金额将显示在合同卡片调整金额中。
合同报表中显示合同金额将以合同审计金额加调整金额为准。
科目设置
合同关联科目,可以设置多个,在此页面中维护。
图3.24合同卡片(新增)-科目设置
执行情况页面
该页面在增加时不显示,在变更、查看等页面显示,显示合同清单执行情况,具体操作请参见“5.2合同清单报表”章节说明内容。
用户在录入凭证时,当涉及到科目为合同核算,系统会弹出“合同信息”辅助核算窗口,要求输入对应合同号和合同计划执行序号,以确定该合同实际发生额。
这样一笔合同完整登记工作便完成了。
合同里程碑页面
针对辅助项型制造及生产企业管理需要,结合新中大A3及W3产品比较优势,A3系统提供了完整合同里程碑计划编制及控制结算功能,其主体流程如下图3.25:
图3.25
操作技巧说明:
1、首先在A3合同卡片中维护合同里程碑、结算类型及合同分组信息,其中合同里程碑和结算类型,右键增减和复制。
“合同分组”具体含义与子合同基本相
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