办公室管理期末模拟练习试题Word文件下载.docx
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(3)办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。
2.参考答案:
(1)辅助性
(2)综合性(3)服务性
3.参考答案:
(1)办公室人员“善谋”要求:
能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:
一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动局面。
要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。
(2)李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4)他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
第二章练习题
1.简述常用办公设备使用规范。
2.简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。
设计一份A4打印用纸库存控制卡。
库存参考号为C3,最大库存量为120令,最小库存量为20令,再订货量为35令。
一令为500页。
一、简答题:
(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。
(2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的。
(3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限。
(4)未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。
(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。
(6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。
(1)储藏间或物品柜要上锁,保证安全。
(2)储藏需要的面积取决于单位的大小。
(3)合理摆放。
例如在柜中和储藏室放置物品,必须清楚地加标签,以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等。
(4)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到。
(5)办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。
若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。
库存参考号C3
项目A4打印用纸最大库存量120令
最小库存量20令
单位令(1令=500页)再订货量35令
日期
接收
发放
接收数量
发票号
供应商
发放数量
申请号
个人/部门
余额
第三章练习题
简答题
1.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。
2.简述办公室督查工作的方式。
(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。
(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。
(3)完成阶段,主要是撰写调研报告。
(1)现场督查
(2)会议督查(3)书面督查(4)电话督查(5)互联网督查
第四章练习题
1.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
2.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。
3.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。
1.设计一份电话记录表。
2.设计一份开业典礼的筹备工作流程。
3.设计一份新闻发布会的筹备流程。
(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
(1)剪彩的准备:
红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。
(5分)
(2)剪彩的程序:
请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进
行参观。
第三代时间优先级管理,讲求优先顺序的观念,即把要做的事情区分轻重缓急,又叫
ABCD法则。
A.重要且紧急——必须立刻做。
B.紧急但不重要(如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你,有人突然打电话请你吃饭
等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。
C.重要但不紧急(如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有第一类事的压
力,就应该将其当成紧急的事去做,不要拖延。
D.既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)——有闲工夫再说。
电话记录表
来电人
姓名:
单位部门:
职务:
电话号码:
来电时间
年 月 日 时 分
通话地点
来电人地点:
受话人地点:
通话要点
1.
2.
3.
结束时间
处理要点
1.交由进行处理
2.请尽快回电
3.约定再来电话
记录人
开业典礼筹备工作的流程:
开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电
台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示)→要做好来宾邀请工作→发放请柬→
现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼
程序→做好各种物质的准备工作。
主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划。
第五章练习题
1.简要回答公文写作的五部曲。
2.简要回答起草请示的“五步棋”。
第一步,领悟领导意图:
要求:
准确、全面、提炼。
增加“贴近度”。
第二步,站在领导角度考虑问题。
第三步,把握常用思维方法:
模式化思维;
对象化思维;
辩证思维;
散点思维;
求同存异思维。
第四步,牢记拟写公文要素及要求
第五步,符合国家公文格式标准
(1)因为什么请示——对于原因、目的的说明。
(2)请示什么问题——提出请示的主题内容。
(3)怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案。
(4)请求上级回复——结尾用语的使用。
(5)有无附件需要说明——根据需要确定附件的使用与否。
第六章练习题
1.简述公文校对工作要求。
2.简述电子公文处理过程的五个环节。
设计一份归档文件目录
(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等;
(2)解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题;
(3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理;
(4)需要使用标准校对符号;
(5)对于重要的或者大量印制的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。
(1)创建:
根据一定的规则建立电子公文。
(2)办理:
通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。
(3)交换:
按始发者意图进行跨系统的公文传递。
(4)归档:
依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。
(5)销毁:
依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。
归档文件目录参考答案
件号
责任者
文号
题名
页数
备注
第七章练习题
1.衡量会议质量的会前主要标准有哪些
2.简述会议的积极作用。
3.简述会务管理中对会务工作人员的要求。
4.简述制作会议证件的注意事项。
设计大型会议会中进程服务工作的主要环节。
(1)会议是否确有召开的客观必要性;
(2)会议目的和会议风气是否端正;
(3)会议时机是否已经成熟;
(4)会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位;
(5)各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件。
(1)交流信息,互通情报;
(2)发扬民主,科学决策;
(3)增强友谊,促进团结;
(4)统一认识,协调行动;
(5)带动消费,促进经济。
(1)会前的最后检查(工作认真负责、细心、耐心);
(2)组织签到和登记(任劳任怨,能连续作战);
(3)做好联络协调(沟通协调能力强);
(4)会议记录与保密(业务素质强,有原则);
(5)会议后勤保障(服从分配,具有协作意识)。
4.参考答案:
(1)重要的大中型会议,会议证件和姓名卡片要正规。
内容设计上要有会议的名称、与会
者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。
(2)重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章。
(3)会议证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实用、美观大方。
(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参
加者的会议证件的样式。
(5)应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。
接
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