《项目部材料管理制度》Word文档下载推荐.docx
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年月日
一、管理机构的设置
材料管理工作由公司负责,由综合办主管。
负责材料质量验收的和监督工作的部门为工程部。
物资部须安排相应的人员负责材料在使用场所的存放、收发管理工作。
公司将有权限进行采购的部门,划分为不同的采购组织,公司主要负责采购大宗的生产材料、维修配件等。
大宗生产材料在项目开工前由项目部提出材料需求计划,由公司选定供应商,在施工过程中按需供应。
不常用的一些材料以及备品备件由使用部门在施工过程中提出采购申请,但使用部门必须于材料需要进场前五天向公司材料物资部发出材料请购单,以防影响后续工作。
二、公司部门职责
(一)物资部
1、建立和健全公司的材料管理制度、仓库管理办法和安全技术操作规程,并对执行情况定期进行检查;
2、组织对使用部门负责材料管理的机构进行业务技术教育,组织必要的管理培训;
3、具体实施材料的采购管理工作,并监督指导采购工作。
(二)工程部
1、负责部分采购材料的质量验收;
2、制订安全监督规范;
3、组织有关部门定期对仓库的仓存和材料的使用情况进行安全检查,负责安全事故的处理。
4、负责材料计划的编制、申报
三、管理范围
本制度所指的材料主要是指公司用于工程施工耗用而持有的各项材料(不属于固定资产的),包括下列各项:
(一)原材料:
指公司用于工程施工的外购品,以及工程施工相关的辅助性材料,包括原料及主要材料、外购半成品、修理用备件、燃料和物料等,具体指一次性使用后即消耗或不能复原的材料,如金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。
(二)低值易耗品:
指单位价值在1000元限额以下,或使用年限在一年以下的不属于固定资产的劳动资料,包括企业在库以及在用的低值易耗品。
低值品是指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备,如低值仪器仪表、工具量具、器具等。
易耗品是指容易破碎或消耗的材料(有的单价可能超过固定资产最低价格界限)如元器件、零配件等。
以上具体指1000元以下(不含3000元),能独立使用,耐用年限在一年以上的物品。
四、材料管理相关人员职责分工
采购人员,必须具备良好的职业道德和专业知识,懂得国家有关法律法规要求。
仓库材料的管理人员,必须由工作负责、业务熟悉的人员担任,仓管员必须明确和坚守岗位职责,仓管员要相对稳定,不得任意调换。
材料使用人员应了解所用物品的性质,掌握相关使用技术和事故处理方法。
1、采购员:
负责按照采购通知单/会签单/合同要求送货至项目部,负责复查入库手续并签字确认,负责验收入库的变更手续;
2、收料员/仓库:
收料员负责对三大材、普通地材等清点数量,办理入库手续;
仓库负责对低值易耗、常用的零星材料清点数量,办理入库手续(以点数、过磅、测量等方式进行验收并做好相关记录,同时收齐产品合格证、准用证明、检测报告等资料)。
验收合格后,验收人员必须在验收单中签字确认,材料进场当日仓库必须开具入库单,二至三日内办理完入库签字手续,对于地材必须开具地材收据。
3、项目部门卫:
负责参与进场材料的清点,并做好进出场相关记录(如材料名称、规格型号、数量、车辆进出场时间、车牌号、入库单编号等);
4、工程技术员:
负责对到场材料的质量验收(如黄砂的含泥量、粗细比例;
混凝土的粘稠度、是否离析等);
五、采购计划
材料的购置必须制订计划。
项目部及有关部门根据需要向公司物资部提出物质需求计划,物资部根据库存情况制定各类物品的采购计划。
1、项目部在项目之初应向公司材料物资部提出项目总体需求计划;
2、跨年度项目应依据实际需求数量、库存定额及经费情况制定年度采购计划;
3、月度所需物品计划必须在每月二十五日报物资部,物资部根据库存常备量制定月度采购计划;
4、项目部及有关部门急需的物品则在任何时候可临时计划申购,或填写请购单上报物资部。
编报物品购置计划时,对名称、规格、数量、用途必须填写清楚,如因填写错误造成差错,由编报单位负责。
项目材料总计划
填报单位:
工程名称:
年月日
材料
编码
名称
规格
型号及品牌
计量
单位
数量
进场时间
使用
部位
备注
材料员:
项目生产副经理:
项目总工:
审核意见:
审批意见:
注:
由综合办签审核意见,由公司总经理签审批意见。
项目月度材料需求计划
计划编号:
年月日
材料名称
质量要求
使用部位
六、请购业务
(一)请购部门
请购由相应的使用部门提出,具体如下:
1、主管工程施工的项目部
2、公司有需求的各有关部门
阜阳市佰庆建材有限公司材料请购单(公司采购)
规格型号
及品牌
申购
用途
进场
时间
备注
申请部门:
申请人:
材料采购员:
项目副经理:
年月日度见
阜阳市佰庆建材有限公司材料请购单(项目部采购)
年月日度见
项目经理:
年月日
(二)请购单的编制及审批权限
1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、编号、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核;
2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购;
3、紧急请购时,由请购部门于“请购单”的备注中注明原因,并说明“紧急采购”;
(三)请购申请的撤销
1、请购申请的撤销应立即由原申请部门通知采购部门停止采购;
2、原相应请购单无法撤回时,采购部门应通知并送回原请购部门。
七、采购业务
(一)采购部门职责
采购材料原则上由物资部负责办理,采购人员必须遵守国家有关材料政策和规定,熟悉市场供求信息,根据批准的计划进行采购工作,努力争取物优价廉,及时采购,保证供应。
(二)采购作业方式
除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
1、集中计划采购:
凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
2、长期报价采购:
凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
(三)采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。
(四)询价、比价、议价
1、采购经办人员接“请购单(内购)”后应依请购事件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
3、属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单“询价记录栏”中注明,经主管签认后呈核。
4、对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。
5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
产品询价单按下表形式填写:
产品询价单
编号XXXX
___________单位_________先生
一、本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物品,请速予报价,将作进一步联系。
物品名称_________数量________规范及品检说明
二、来函或来电请洽本公司先生电话:
并请惠示贵公司联络人员及电话
三、附件:
阜阳市佰庆建材有限公司
物资部
年 月 日
(五)呈核及审批
采购经办人员询价、议价完成后,以“物资采购比价表”形式呈报主管审核,并经总经理审批通过后,方能具体实施。
材料采购比价表
采购单位:
使用单位:
工程名称:
年月日
序号
规格型号及品牌
计量单位
计划采购数量
采购计划编号
预算价
要求交货时间
供应商报价情况
确定供应商
填写报价单位
品牌
单价
交货时间
单价
1
2
3
选定理由
采购员意见:
物资部意见:
公司主管领导审批意见:
公司总经理意见:
报价单位:
联系人:
联系电话:
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