中小企业如何实施会计电算化Word文档格式.docx
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当前实行了会计电算化的企业不到总数的10%,而且分布极不平衡。
2.会计电算技术的使用在总体上还处于低层次水平。
在采用了会计电算化手段的企业中,有半数以上的企业仍然是采用传统的“核算型”财务软件,主要是用电脑代替人工从事会计核算工作。
采用“管理型”和“决策型”财务软件的企业较少,采用ERP的企业就更少。
3.会计信息系统的作用发挥不充分。
在一些启用了“管理型”或“决策型”会计信息系统的企业中,由于管理环境跟不上,或软件使用人员的知识技能跟不上,致使对会计信息系统的使用不充分.4.会计信息系统启用的成本效益比还比较高。
一些单位在会计信息系统使用的理念上还有不务实的现象,将其看作是一种身份,一种形象,在购置软件时盲目求大求先进而不顾企业实际,造成高价购进的软件只能有小的使用。
还有些企业只重软件,不重视或不懂软件的维护和二次开发及管理环境改善。
二、现存的问题 经济形势的日益发展,会计电算化必须与适应,才能促进工作的高效率。
从会计系统的情况看,各级各部门运用会计电算化的程度不一,从实践看,会计电算化面临的主要问题是:
1.对会计电算化的认识还不到位 一些领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。
没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然,是管理现代化的需要。
对会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据可靠性发生质疑,造成不会管,不敢管的混乱局面,严重影响了会计电算化的普及和推广。
2.电算化基础管理工作十分薄弱 会计电算化虽然在很大程度上减轻会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员等责任,带来了许多新的要求,提出了新的问题。
基础工作薄弱,建立在此基础上的电算化管理也就出现一些问题,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量。
3.缺乏会计电算化专业人才 由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距。
会计人员知识不全面。
许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉,但对计算机知识了解有限,而年青人则相反。
要使得计算机知识和会计工作经验有机结合,还有待时日。
2/深论中小企业如何有效实施会计电算化系统探索
摘要:
会计电算化系统的实施并不是一个简单的工程,中小企业怎样选择适合自身的软件?
又如何有效实施?
本文就从会计电算化的发展阶段起,提出中小企业应根据自身状况量体裁衣、循序渐进,有规划、有步骤地实施会计电算化系统
关键词:
中小企业;
实施;
会计电算化系统
一、会计电算化的发展历程
会计电算化是信息化的产物,其发展大致划分为以下四个阶段:
①会计电算化理论研究与定点开发阶段(20世纪80年代初);
②一批商品化会计软件开发阶段(20世纪80年代中期至2O世纪90年代初期);
③商品化会计电算化软件不断成熟阶段(20世纪9O年代中期);
④会计电算化软件向企业管理信息系统发展阶段(20世纪90年代末至今)。
二、中小企业的现状
改革开放以来,我国的中小企业得到了迅速发展。
到2009年底,我国中小企业数量超过5200万家。
而且这些中小企业存在着一定的普遍特征,如财务制度不健全,管理不完善,实施的是家族式管理,特另IL黾信息化感知迟钝。
三、中小企业有效实施会计电算化系统的程序
1.摸底调查
中小企业实施会计电算化系统前要对自身的硬件、软件进行全面摸底,最好是把现有的业务流程都整理成SOP,建立业务流程图。
2.做好规划
(1)有明确的建设目标。
有了全面的摸底。
就能了解自身,然后才好对症下药。
企业要针对自身状况有自己明确的目标,同时要考虑到企业的长远战略,结合企业的规模、发展阶段、所处行业来综合考量。
可以分步进行,先做基层一点的,或者先将一部分功能模块进行改善,然后扩充到整体,先单块化后整体化。
(2)明确实施内容。
企业会计电算化系统的实施要涉及多个方面,规划时要明确职责、实施的进度、预计实施完成的时间、由什么人做什么事情、什么时候做、怎么做。
(3)明确保障措施。
如资金保障和人员保障及权利保障。
企业有多少资金可以进行电算化的实施?
硬件设备需多少费用更新?
后期费用要多少企业可以接受?
企业都要做好资金预算。
3.挑好软件
对于软件来说有两种方式:
第一种就是直接选用市面上销售的现有软件,第二种就是进行新的开发。
新开发的软件可能与企业现有模式较接近,但成本很高,对于中小企业而言还是直接选用现有软件较为实用。
但如今市面上各种各样的软件已经比较多,而且同品牌及版本也是多种多样,同时,国外的管理软件也已进入我国市场,软件产品也从核算阶段发展到财务管理阶段及一体化企业管理阶段。
由于软件产品种类繁多,功能不尽相同,价格差距较大,如何选择一套适合本企业的软件工作相当重要。
选择软件时可从以下几个方面着手:
①软件功能必须符合企业会计电算化系统的要求。
②软件必须有可拓展性,不仅要符合现阶段的要求,还要符合企业战略发展的长远要求。
③软件的业务模块流程与公司现有的流程协调。
在选软件时必须对软件整体走向尽量细化了解,以达到公司业务管理流程与软件系统信息化流程的一致,不一致时要修改方案以达到最优化。
④软件的数据提取是否方便,引入引出是否方便,有无权限限制,打印模块是否美观,操作人员数量是否达标。
⑤上门演示。
可以请软件销售商上门演示,企业请各部门派代表参加演示,提出各自的观点及操作中的细节问题,看是否可以在选购的软件中得到解决。
⑥多对比、多比价、多咨询。
4.正式实施
实施过程主要是初始化管理、数据录入和后期的运行与维护,初始化工作做好了后面的工作就会比较轻松。
初始化首先要合理编码。
软件的内部编码很重要,在软件内使用编码时一定要注意科学编制,尽量简单、便于记忆、按规律编码、统一管理。
同时要了解编码的级数,最大能编多少,是否可以满足企业的需要。
其次数据要准确。
再次对数据录入权限设置做到权限分明,可牵制、可稽核。
各个功能模块的操作人员、复核人员权限要分明,要结合企业的内部控制制度按部门进行设置。
利用系统对内控水平和管理水平进行提升。
最后企业电算化系统实施后必须进行结果测试,手工资料与电脑进行一段时间的试运行,确保数据和信息的准确,同时后期数据的管理、备份、维护、安全性等都要进行制度化管理,并要切实落实执行。
3/探索做好电算化会计档案工作的一点认识
随着计算机技术的飞速发展,财务会汁核算方式发生了巨大变化,许多单位都实现了会计电算化。
但从目前情况看。
会计电算化在大大减轻财务人员劳动强度,提高工作效率的同时,也不间程度地存在着某些问题。
电算化会计档案管理是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的记账凭证、会计账簿、会计报表等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。
加强电算化会计档案工作。
是做好会计一E作的一个重要前提。
一、做好电算化会计档案的收集工作
一方面.要定时定期地把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上,形成脱离于原计算机系统的会计档案。
财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以便于一旦汁算机硬件系统损坏后,能在最短的时间内恢复原有的会计电算化系统。
另一方面,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;
计算机操W-系统、网络操作系统以及汉字操作系统软件的编程语言、数据库系统类型;
财务软件的系统名称、版本号;
财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话、联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
二、完善电算化下会计档案管理制度
1.建立电算化会计档案的归档制度。
首先应确定归档范围。
电算化会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书。
源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科口及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等,存下磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。
会汁电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会汁档案保管:
会计数据在未打印成书面形式输fII之前.应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输ilj’并按照有关税务、审计等管理部门的要求。
及时扣印输有关账簿、报表。
2.建立电算化会计档案的保管制度一电算化方式生成的证、账、表等会计档案,应按规定立卷归档保管。
会计相关职能部门应紧密配合,确认合法的会计档案内容。
根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作。
一般情况下。
企业每至两年应对会计档案进行一次大的清理,对损坏的纸质档案要进行修补.而对磁性介质档案每年应进行一次复制,以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。
每年年终决g-后,应将会计信息记录在一次性刻写光盘J-。
这样不但使光盘有效保存期限延长(超过l5年).完全能够满足一般会计账薄保管的需要.而且一次刻录后。
光盘不能再重复擦写.可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。
3.建立严格的借阅制度。
要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度,电子会计档案信息未经单位负责人同意,严禁拷贝给其他单位或个人,会计数据磁盘不得带出财务(档案)室,财务人员闪1=作需要查阅会计档案时,必须按规定及时归还原处.若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。
公司内各单位若因公需要查阅会计档案时.必须经本单位领导批准证明.经财务经理同意,方能由档案管理人员接待查阅。
外单位人员因公需要查阅会计档案时。
应持有单位介绍信,经财务经理同意后,方能由档案管理人员接待查阅.并由档案管理人员详细登记会计档案查阅人的T作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
存放在磁介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查,防止感染病毒。
三、加大对软硬件设备设施的投入
选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件和具有档案管理辅助功能的电算化软件:
强化系统的安全防护功能.进行定期维护。
避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改;
配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机.以作为输出纸质会计档案的工具;
完善硬件设施建设,提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案库。
四、加强安全和保密工作
首先.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。
重要会计档案应双份备份,存放在两个不同的地点。
最好
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