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就应该掌握汉字的笔顺和字体结构。
一般讲,应以书写体(和正楷字体)书写为宜,把字写得整齐端正些,总比七扭八杈的汉字好读好认些。
有时,虽也可使用一些连笔字和草字,但不宜过草(如书法中的大草那样就不合适)。
要保证书写出来的字不宜被人涂改,就应该遵循书写的正确笔顺,熟悉写字的笔顺规律。
一般要“先上后下、先左后右、从外到里”。
对带有横竖(撇捺)的字,一般应先横撇、后竖捺。
对于“里外”、“左右”均有笔顺的字,一般应先写“里”而后“关门”(如“园”、“困”字);
先写“中”后写“左右”(如“水”、“业”)。
与此同时,还应掌握每个字的重心、各笔画的比例和字体的组织。
把字写的连贯,似有一气呵成之势,这样,就不宜被涂改,即使被人涂改时,也可能从笔迹被明显看出。
如是,就可以保证会计记录的真实、可靠。
3.一般会计记录应以写“行书”为宜;
对外签约或行文时,应选择得体而清晰的字体。
由于财务会计业务中需要经常书写文字,加以工作中还有其他方面的条件限制和工作要求,若把会计记录全部用正楷字体书写,则许多人无法继续从事会计工作;
若放任个人,按各自的情况,采用“草体”,虽合乎汉字书写规矩的,但多数人还是随意潦草往往不易读认。
比较合适的办法,就是在原有基础上,按规矩的行书,即手写体来写。
因为这种行书字体有些近乎于楷体,但又采取了一些草字的写法,即在楷体的基础上,使用些笔画同另一些笔画之间,很自然的省时省力。
所以,会计书写应以行书“手写体”为主。
4.特别是注意练好表示数额多少的那些汉字,尽可能的达到合乎标准写法且书写特别流
利。
一般讲,财会工作中除运用阿拉伯字书写数额外,不少地方需要用汉字来表示金额,如,书写借条时,不仅要看清阿拉伯字数额(小写),而且要运用汉字书写金额(大写),两者缺一不可。
从一般情况看,书写金额的汉字应使用会计体汉字,即:
零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿等大写数字,不应使用“另(或令)、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千”等汉字;
更不能用谐音字替代会计体数字。
非经国务院公布的简体字及地方约定俗成的不规范汉字,理应不要会计记录中出现。
除此之外,在行文中表示数额的同一行相邻数字之间,最好要空出半个汉字大写的位置,以示区别。
汉字数码标准字体如下:
零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿
总之,会计人员的汉字要写的规范流利、自然整洁、清晰、易读易认且不易涂改。
对于尚不完全具备这些基本功底的人来讲,平时应抓紧楷字的练习,以合乎规范,在合乎规范的基础上书写流利、加快速度,从而便可完全胜任个人所担负的会计工作。
二、阿拉伯数字标准书写
会计记账过程中书写的阿拉伯数字,同数字书写方法并不一致。
从字体上讲,既不能把这些数码写成刻板划一的印刷体,也不能把它们写成难以辨认的草字体,更不能为追求会计书写形式把它们写成美术体。
从数字本身所占的位置看,既不能把数字写满格,占满行,又不能把字写得太小,密密麻麻,让人不易辩清楚,更不能超越账页(货单)上既定的数格。
从字型上看,既不能让数字垂直上下也不能歪斜过度,更不能左倾右斜,毫无整洁感觉。
况且书写后要让人看着合乎规定要求,既流利,又美观,还方便纠错更改。
总之,财会工作中,尤其是会计记账过程中,阿拉伯数字的书写同普通的写汉字有所不同,且已经约定俗成,形成会计数字的书写形式。
其具体要求是:
1.各数字自成体形,大小匀称,笔顺清晰,合乎手写体习惯,流畅、自然、不刻板。
2.书写时字迹工整,排列整齐有序且有一定的倾斜度(数字与底线应成60的倾斜),并
以向左下方倾为好。
3.书写数字时,应使每位数字(7、9除外)紧靠底线且不要顶满格(行)。
一般讲,每
位数字约占预留格子(或空行)的2/3位置或1/2位置,每位数字之间,一般不要连接,但不可预留间隔(以不能增加数字为好);
每位数字上方预留的1/3或1/2空格位置,可在订正错误记录时使用。
4.对一组数字的正确书写是,应按照从左至右的顺序进行,不可逆方向书写;
在没有印
刷数字格的会计书写中,同一行相邻数字之间应空出半个数字的位置。
5.除“4”、“5”以外,其余数字应一笔写成,不能人为的增加数字的笔画,必要时可以
把“7”写成“7”。
但注意整个数字要写的规范、流利、工整、清晰、易认不易改。
6.如在会计运算或会计工作底稿中,运用上下几行数额累计加减时,应尽可能的保证纵
行累计数字的位数,以免产生计算错误。
7.对于不易书写、容易混淆且笔顺相近的数字书写,尽可能的按标准字体书写,区分笔
顺,避免混同,以防涂改。
如“1”不能写短,且要合乎斜度要求,防止改为“4”、“6”、“7”、“9”;
书写“6”字时可适当阔大其字体,使起笔上伸到数码格的1/4处,下圆要明显,以防改“8”;
“7”、“9”两字的落笔可下伸到底线外,约占下格的1/4位置,“6”、“8”、“9”、“0”都必须把圆圈笔画写顺,并一定要封口“2”、“3”、“5”、“8”应各自成体,避免混同。
8.除采用电子计算机处理会计记账业务以外,会计数字应用规范的手写体书写,不适用
其他字体。
只有这样,会计数字的书写才能规范、流利、清晰,合乎会计工作的书写要求。
会计工作中的阿拉伯数字(俗称小写)的标准书写体见图2-1所示。
书写练习用纸如图2-2。
每位财务会计人员,可根据个人的情况按标准字体加强练习,特别要注意字体的流利和规范、字迹的清晰和工整。
只有合乎规定的数字书写,才能在会计记录中获得完全胜任会计工作的荣誉。
三、金额大、小写的表示方法
在会计处理过程中,特别是在填制和审核会计凭证的实际工作中,经常会同时遇到用两种数字(阿拉伯数字和汉字会计体,即俗称小写大写金额)表示金额的事情。
它不仅要求会计人员会处理其中有矛盾的问题,使其大小写金额完全一致,而且要求会计人员能够运用熟练而流利的书写,来准确完成会计记录的直接目标。
因而,练好大、小写金额表示方法,有其重要的意义和应用价值。
在书写时,应明了如下一些基本常识和书写技术:
1.小写金额的书写要求和读法。
具体是:
(1)在写数时,每一个数字都要占有一个位置,这个位置称为数位。
数位自小到大,是
从右向左排列的,但在写数却是自大到小,从左到右的。
为了容易辨认数的各个位数,在写数时,通常是按照国际惯例,将数的整数部分(不包括小数部分),从右向左每三位记一逗点“,”,作为分节号。
例如,1,234,567,890把各个分位点的前一位记住,邻近的数位就很容易推想出来了。
从又向左,第一个分位点是千位,二个分位点前一位是百万位,第三个分位点前一个是十亿位。
(2)万位(含万位)以下的数,从最高位读起,顺着位次每读一个数字就连着读出这个数
字所对应的数字名称。
千百十个
例如位位位位
5,678
应读成:
伍仟陆佰柒拾捌
(3)对于万以上到亿以下的数,只读出数字和数位开头的第一个字,数位名称的第二个子可以省掉不读出来。
千百十
万万万万千百十个
位位位位位位位位
345,678应读成:
叁拾肆万伍仟陆佰柒拾捌
12,345,678应读成:
壹仟贰佰叁拾肆万伍仟陆佰柒拾捌
(4)同一个数额中,若中间有零时,只读出数字的“0”,而不读出数位的名称。
位位位位
例如:
1,023应读成:
壹仟零贰拾参
8,009应读成:
捌仟零玖
(5)若同一个数额中,最后有一个零或连续几个零时,既不读“0”,也不读出数位的名称。
2,100应读成:
贰仟壹佰
(6)书写元与角之间,要点一小“.”。
(7)有角无分的,在“分”位上写“0”字。
如“7.60”不得写成“7.6”。
(8)“角”、“分”位若皆无金额,仍在“元”之后点小数点,并在其后写“00”或划一短横线,如:
“76.00”
(9)对某些金额数字,如,银行结算凭证、收据、发票等单据上的金额,应在金额前面填写符号“¥”。
它有两个意义:
一是说明金额的币制;
二是为了防止增添和涂改数字。
因此“¥”后面要紧接着写数字,不得留有空隙。
2.大写金额的书写规则是:
(1)大写金额的前面,必须加填“人民币”三字,后面紧接着写金额,“人民币”三字与金额数字之间不得留有间隙。
(2)大写金额中,“壹拾几”的“壹”字,一定要写,不得遗漏,因为“拾”字代表数位,并不是数字。
如,“¥10.74”,应写成“人民币壹拾元柒角肆分”
(3)小写金额中,“元”位是“0”(或金额中间连续有几个“0”,且“元”位也是“0”),但“角”、“分”位不是“0”,大写金额可只写一个“零”。
也可不写“零”。
如,“¥1,320.56”应写成“人民币壹仟叁佰贰拾元零伍角陆分”,或“人民币壹仟叁佰贰拾元伍角陆分”;
又如,“¥1,000.56”应写成“人民币壹仟元零伍角陆分”或“人民币壹仟元伍角陆分”。
(4)小写金额中有“0”或连续有几个“0”,但“元”位不是0,大写金额均写一个“零”。
如“¥107,006.08”,应写成“人民币壹拾万零柒陆元零捌分”。
(5)大写金额到“元”或“角”之后应写“整”字;
大写金额有“分”的,“分”字后面不写“整”字。
只要按照上述要求练习,会计书写基本技能就一定会得到很大的提高。
3.练习题:
(1)写出以下各数的正确读法:
2,049.50应读成:
7,008.27应读成:
2,780.62应读成:
或读成:
26,409.03应读成:
625.06应读成:
(2)写出以下各数的大写金额:
¥10.27应读成:
¥2,206.56应读成:
¥206,008.09应读成:
¥2,006.00应读成:
四、会计业务的表述特点和“摘要”
对于能正确而熟练书写数码和规范而流利书写汉字的人来说,只是具备了有可能充任财务会计人员所具备的基本条件,他(她)们较之别人,更有较大的可能被挑选来从事会计实际工作。
然而,仅仅具备这样的基本条件还不够,还要求从事财会工作的人,“要拥有一个经济头脑”、“要学会用会计语言说话”、“要能用会计方式来表述会计事项”。
只是同时具备这样的素质之后,才能从事财务会计工作。
而要达到这些条件,其中一个重要途径是,在实际工作中学会并熟悉正确的表述与记录会计业务。
就其训练内容看,当然要从经济学入手,学习和掌握会计学的相关知识,其中除掌握会计核算方法以外,不可忽视会计语言和会计应用文基本功的训练。
1.会计语言的表述和特点。
大家知道,语言是人类交际的工具。
通过语言交流,可以沟通人们的思想认识,交流人们的感情和愿望。
在现实社会生活中,不仅许多不同的国家和民族有各自不尽相同的语言,而且,许多行业和部门,也存在不同的“行话”和“术语”,
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