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明确要求,结合近期工作的统一安排,在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上,拟定详细的会议筹备方案。
方案内容着重对会务各项工作任务,如确定会议名称和时间、协调会议室、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布臵方案、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解。
草拟完成会务筹备方案后,及时向领导请示,在征得领导同意后,指派专人迅速协调落实。
言简意赅,编发会议通知。
会议通知是会前准备工作的基础性工作,其内容应力求表达准确、条理清楚、一目了然,绝不能出现歧义。
要力求涵盖会议意图、会议名称、具体时间和地点、参会范围、安全保卫和宣传报道等各项内容。
一般正式会议,都要争取在会前2天编发会议通知。
拟定的通知草稿经主要领导和各常委审阅把关。
一些动员或总结表彰会议,除区领导总结讲话外,还要安排部分单位进行表态发言或经验汇报。
对此类会议,通知中应明确发言材料撰写要求、发言时间,避免会上发言拖沓冗长、偏离中心。
对一些重要的大型会议,如党代会、区委区政府会议,通知中还应加入由参会单位反馈参会人员名单的要求,了解参会人员的主要信息,包括姓名、职务、电话、性别、民族等内容,为制作会议序册、安排与会者食宿等工作奠定基础。
全员动员,安排电话通知。
会前进行电话通知是一个有效且必要的程序,对于确保参会人员按指定时间到场参会具有十分重要的作用。
因此,办公室每次在会议召开前一至两天,由分管副主任,召集秘书或办公室工作人员,按照常委领导、四大班—2—
子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别,分批进行电话通知。
电话通知要与各部门负责人充分沟通,切忌该说不说、模棱两可,很可能一次疏忽,就导致预定参会人员不能及时参会。
对于临时有事无法参会的人员,要询问原因做记录,并要求其严格履行书面请假手续。
通过发动全体办公室干部协同配合,有利于培养和锻炼能力,同时也有利于保证会务工作质量和效率。
注重细节,抓好会场布置。
会场布臵是会务工作的重头戏。
需要注意和做好的细节颇多,关键是要始终保持严谨求实的作风,认真负责地做好会场布臵的各项工作。
会场的布臵一般在前半天进行,即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布臵,以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。
会场的布臵要依次做好“五个摆放”。
实际办会时,根据会议类型也可能增减两三项。
一是摆放花卉。
主席台上的花卉既要枝繁叶茂,又不能太高,以免遮挡主席台就坐领导的视线。
台下的花卉则要蓬勃怒放,其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围。
会前半小时,可适当喷水,使花卉显得更加鲜艳。
二是摆放会标。
即将会标悬挂到指定高度和适宜位臵。
会标的内容应体现会议主题和会议口号等。
对于一些重要的外事会议,还应加上外方语言的会标。
悬挂位臵一般应在主要与会领导的正上方。
一些小型座谈会或者工作汇报会,也将会标悬挂在侧上方。
三是摆放座签。
召开的会议,一般都需要为台上台下的区各级领导,严格按照排名顺序摆放座签。
而一些特别重大的会议,则需要为全体与会人员摆放座—3—
签,确保与会人员整齐有序、各就各位,同时也烘托了正式隆重的气氛。
四是摆放饮用水。
摆放为茶水杯的会议室,请会议勤务人员注意水杯的整齐摆放。
饮用水为瓶装矿泉水,除务必摆放整齐外,每一瓶的正面都要统一朝向与会人员。
五是摆放材料。
根据会议需要,一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来,同简装笔记本、笔等一并装袋,摆放在会场上,这对与会人员来说十分方便,也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。
这里的材料装袋,往往需要秘书、办公室工作人员全体出动,一份份整理装袋,并尽量避免错页、缺页的情况发生。
通过精诚协作,有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务,同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识。
及时总结,不断完善提高。
办成一次高质量、高水平的会议,会前的精心组织十分必要,会后的总结提高一样也不能缺少。
一是归档整理会议资料。
会后要将会议所有文件,包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来,以备查考。
同时还应做好录音、录像资料的收集整理,以便会议纪要、会议总结等材料的撰写。
根据保密原则,对需要回收的会议材料要逐份清查回收。
二是严查会议参会情况。
要收集整理收到的书面请假条,比照参会人员名单和签到参会情况,对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。
这对于按要求参会的人员是一种激励,而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示,有利于形成按制度办事的优良会风。
三是及时分析总结会务服务工作。
分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好—4—
今后的会务工作。
注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见,虚心采纳,以便在下一次会议前整改提高,防止出现类似的错误。
二、心得体会
会务服务工作是一项细致繁杂的工作,没有捷径可走。
唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节,并在长期的会务工作实战中,全体办公室干部同心协力,集思广益,不断总结,形成一套操作性强、行之有效的经验做法,才能灵活运用到实际会务保障工作中。
现将其梳理总结如下:
主动作为,做好会前准备工作。
充分发挥主观能动性,主动加压,积极作为,以严谨务实的服务者姿态,把工作想在前、做在前,确保会务工作组织严密、准备充分,即使遇到临时突发情况,也能及时妥善地应对。
正所谓“台上一分钟,台下十年功”。
一个人员齐整、流程顺畅的会议,需要会务工作人员付出更多的时间和精力。
会前编制专门的会议电话簿,把与会领导,街道和各部门负责人的联系电话梳理成册。
提前与与广告公司联系制作适合会场大小的会标,根据参会人员名单制作座签,会标和座签必须反复核查,确保准确无误。
要与花卉店联系订好会议室需要的花卉,花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。
根据会议方案印制会议材料。
与文具用品店联系,购臵文件袋、笔记本、笔等必备品。
与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。
准备屏蔽设备、签到册和录音笔。
在冬天,对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作。
按照全面周到的原则,会务服务工作要做好的环节颇多。
每个环节,都要坚决避免出现“可能”、“应该”—5—
会议接待心得体会
经过最近两次会议接待的参与,我们觉得会议接待真的是一件不仅需要细心和耐心,还需要周密筹备的差事。
每个小小的细节体现的不仅仅是员工做事的态度,更多的关系到公司的文化和形象。
我觉得在这方面我们还有以下小细节可以改善:
一、会前工作:
1、
2、会议时间、参会人数一定要提前确定好并告知准备人员,以便服务更周到。
接待:
会议开始前,工作人员要热情迎候,并有礼貌的将顾客引入会场就
坐。
3、
4、水果、抽纸、矿泉水、烟灰缸、纸和笔都要提前准备好,摆放整齐。
茶杯规格要大小适中,配套茶叶及开水准备齐全,茶杯等易碎物品一定要
存有备用。
二、会中工作:
2、会议开始后15分钟内要留有工作人员在会议室内,以防客人有其他需要。
倒茶:
顺序;
倒茶间隔时间要拿捏好。
及时续水;
倒茶时尽量不要发出太大声音,特别是穿高跟鞋的女员工;
如果操作不慎,出了差错,应不动声色的尽快处理,切忌慌慌张张,惊动其它顾客。
三、会后工作:
1、 送别客人,有序整理会场。
2、 及时安排用餐住宿等问题。
会议服务公司工作总结
时光飞逝,不知不觉又迎来新的一年。
在即将过去的20XX年年里,我在明阳天下会议服务公司领导和同事的关心帮助下,顺利完成了相应的工作,现对20XX年的工作做一个总结。
一、前台接待方面。
20XX年年1月至7月,我从事前台接待工作,接待人员是展现公司形象的第一人,在工作中,我严格按照公司要求,工装上岗,热情对待每一位来访客户,并指引到相关办公室,为领导提供了方便,也为客户提供了方便。
一年来,共计接待用户达1000人次左右。
二、会议接待方面。
1.外部会议接待
参与接待了山东联通全省财务会议、运维部工作会议、人力监察培训会议、全省网经营部工作会议、临沂分公司与菏泽分公司共同召开的经营分析会等大型会议,在这种外部会议中,严格按照会议需求高标准布置会场,积极协调酒店相关事宜,并做好会议过程中的服务,在这个过程中,我学到了更多的待人接物,服务礼物等相关知识,积累了很多的经验。
2.内部会议管理
按照各部门的需求合理安排会议室,以免造成会议冲突,并注意做好相关登记,以及会议室的卫生保持,公众物品的善后检查等工作,以便为本部人员提供更好的服务。
一年来,共安排内部会议500次以上。
3.视讯会议管理
在召开总部或省分视讯会议的时候,按照通知要求,提前半小时准时打开视讯系统,确保会议按时接入,本年度无一例会议延时情况出现;
在召开对县区会议时,提前进行会议预约,呼叫各终端,确保每个县区都能正常参会。
三、费用报销、合同录入工作。
在这方面,严格按照公司要求,周一汇总收集报销单据,周二找领导签字后录入erp系统,并做好登记工作。
一年来,录入报销单据1000余份。
合同录入20余份。
四、综合事务工作。
XX年年7月,因部门人员变动,我被调至办公室,从事公安查询、外部文件签收、工会、办公耗材、食堂管理等工作。
后期,又接手信息采编、会议记录、联通之窗、行政库管理等工作。
至11月底,共接待公安查询300次左右,并做到态度热情,严格按照公司规定办理。
收发外来文件90份左右,做到及时上传下达,不延时,不误事。
报送信息20篇,采编联通之窗2期。
对笔记本、台式机等小型固定资产做好登记与出入库工作,及时联系维修网点,进行电脑维护与维修,与其加强沟通,并要求为我们提供备用机,以免耽误正常工作。
本文转自明阳天下会议服务公司,请注明出处
机关会议服务工作的几点体会
在全局开展学习《现代礼仪大全》读书活动中,我作为一名办公室工作的基层工作人员,平日的主要工作就是为我区各种会议、活动提供会议服务。
会议服务是机关形象的一个窗口,是机关事务工作的重要组成部分,展示着机关整体形象。
通过学习《现代礼仪大全》。
现就会议礼仪谈谈肤浅的心得体会。
会议是现代工作机构用来协调内部关系,加强同外界的联系、合作和交流普遍采用的方法,也是人们经常性的社交活动。
会议的类型很多,目的各不相同,就其要解决的问题也有大有小,不同类型的会议也都有不同的礼仪要求。
会务工作的繁简与会议的规模、内容、级别密切相关。
一般说来,会议的规模越大,规格越高,内容越重要,会务工作就越多,礼仪要求也越高。
一个会议的成功与否,做好会前的准备工作是关键,尤其在大型或重要
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