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第六条各单位应依据会议类型和实际情况,合理确定会议数量、会期、规模、地点和方式,注重会议质量,提高会议效率。
国内学术会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照活动实际情况确定。
国内管理会议参会人数一般不得超过150人,会议会期不得超过2天,会议报到及离开时间合计不得超过1天;
因特殊情况超过标准的,办会单位出具情况说明,由所在单位处级领导及分管校领导根据实际情况进行审批。
第七条各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率,支出总体控制在会议费综合定额内。
第八条不能够采用电视电话、网络视频召开的会议,应优先安排在学校内部会议室、礼堂、报告厅、招待所等场所。
因工作需要必须在校外召开的,原则上应安排在各地区会议定点场所。
禁止到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第九条对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。
对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可不以盈利为目的,适当向参会人员收取会议费,收取会议费的标准应在审批表中予以披露。
对于有赞助收入的国内会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。
第三章会议费开支范围、标准和报销管理
第十条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。
交通费是指用于会议统一组织的代表接送站、考察、调研等发生的交通支出。
第十一条会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。
会议费综合定额标准如下:
单位:
元/人·
天
会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
国内学术会议
400
150
100
650
国内管理会议
340
130
80
550
(一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具等。
(二)综合定额标准是会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准以内安排会议,超支部分不予报销。
国内学术会议因特殊情况超过标准应在《xxxxxx大学会议支出明细表》(附表2)中予以披露,由各单位处级领导根据实际情况进行审批。
(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用。
会议召开地代表原则上不安排住宿。
不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。
(四)会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。
第十二条各单位举办的国内会议,不得开支设备购置费,为举办会议专门配备的设备在会议结束后应当及时收回。
劳务费(含评审费、勤工俭学、演讲酬金等人员费)的开支要规范管理。
劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。
国内学术会议论文出版费等其他支出按照实际据实列支。
第十三条参加国内业务会议的会议代表发生的城市间交通费,原则上按照差旅费管理办法的规定由所在单位报销。
对确因工作需要,特邀专家、学者和有关人员参加学术会议发生的城市间交通费,可在会议费等费用中报销。
第十四条各单位应于会议结束后及时汇总相关资料和票据,在会议结束一个月内统一办理报销手续。
会议费报销时应提供:
(一)《xxxxxx大学国内会议办公审批表》(附表1);
(二)《xxxxxx大学国内会议支出明细表》(附表2);
(三)会议通知(包括会议议程);
(四)《xxxxxx大学会议签到表》(附表3);
(五)会议费用票据,包括会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证;
(六)如各单位自办的涉密会议,需填写《涉密会议基本情况证明》(附表4),由经费负责人签字,由所在单位处级领导审批并加盖公章;
(七)各单位如将会议委托会议公司或其他单位承办的会议,需提供与承办单位签订的委托协议或合同等相关资料。
第十五条各单位会议相关费用支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡支付等非现金方式结算。
第十六条会议办理结账后,收取的会议费如有结余,各单位须按照学校收入管理办法办理结余分配。
第十七条 与校外单位合作举办的国内学术会议,会议结束后,会议经费如有结余,应及时转回学校,不得滞留在学校之外。
第四章监督检查和责任追究
第十八条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;
严禁套取会议费设立“小金库”;
严禁在会议费中列支公务接待费。
第十九条各单位应严格执行会议费开支标准规定,不得开支与会议无关的费用。
会议住宿用房以标准间为主,用餐安排自助餐或者工作餐;
会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观;
严禁组织高消费娱乐、健身活动;
严禁以任何名义发放纪念品。
国内管理会议不得报销烟酒、水果、茶歇等费用。
第二十条 各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第二十一条 各单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。
学校纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。
主要内容包括:
(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;
(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;
(三)会议费报销手续是否符合规定;
(四)会议费管理和使用的其他情况。
第二十二条 对发现问题的单位,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。
对直接责任人和单位负责人,报请学校按规定给予相应处分。
第二十三条 会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,依照有关法律法规追究相关人员的责任,同时报纪检监察部门进行处理。
涉嫌违法的,移送司法机关处理。
(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;
(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;
(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(四)违规报销与会议无关费用的;
(五)其他违反本办法规定的。
第五章附则
第二十四条本办法由财务处负责解释。
第二十五条本办法自2016年9月1日起实行。
附表:
1.xxxxxx大学国内会议办会审批表
2.xxxxxx大学国内会议支出明细表
3.xxxxxx大学会议签到表
4.涉密会议基本情况证明
附表1
xxxxxx大学国内会议办会审批表
申请办会单位:
填表日期:
年月日
会议名称
会议类型
□学术会议□管理会议
会议内容
会议地点
(禁止在国家明令禁止的旅游风景区办会)
□本地
□异地:
省市
异地办会原因:
参会预计人数
总数人
(其中:
参会代表人;
工作人员人)
会议预计时间
至
会议支出预算
(学术会议费每人每天不得超过650元,管理会议费每人每天不得超过550元)
住宿费:
元伙食费:
元
其他费用:
元费用合计:
会议费支出项目
代码及名称
(不收会议费填列)
支出项目代码:
项目名称:
项目经费负责人意见:
签字:
办会单位处级领导意见:
签字(盖章):
校领导意见:
会议联系人
联系电话
(收取会议费需填列以下项目)
会议收费事项审批
已有顶目
项目代码:
项目名称:
新立项目
(此栏内容由财务填写)
是否开通网上缴费平台
□不开通
□开通缴费平台开放时间:
缴费平台缴费名称:
会议缴费:
元/人
(全部使用财政拨款办会的不得收费)
财务处意见
备注:
1.本审批表仅适用于国内会议事前审批,举办(承办)国际会议需填写“xxxxxx大学主(承)办国际会议申请表”。
2.办理流程:
办会前填写本表,并办理相关审批;
对于收费会议项目,持会议通知及本审批表到财务处预算管理办公室(208室)办理事项审批,不收费项目不需到预算管理办公室审批;
会议结束后应持会议通知、本审批表及会议支出明细表一次性办理相关报销事宜。
附表2
xxxxxx大学国内会议支出明细表
实际参会人数
会议实际
起止日期
会议支出明细
会议费
(学术会议费每人每天不得超过650元,管理会议费每人每天不得超过550元)
住宿费:
元
伙食费:
其他费用:
会议费合计:
会议费是否超支:
□不超支
(仅限学术会议)□超支
超支原因:
差旅费等费用
差旅费:
咨询费、评审费等:
费用合计
会议费相关支出项目代码及名称
(学术会议会议费超标审批)
附表3
xxxxxx大学会议签到表
会议时间
序号
姓名
工作单位
职务/职称
联系方式
签字
1
2
3
4
5
6
7
8
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