专业秘书必备的工作技巧Word文件下载.docx
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疑问或不甚理解之处,等上司全盘说明后,才提出。
6)复述指示。
为了避免听错或有误解,依5W2H的原则复述指示内容(尤其是限期日特别重要)。
复述后,再确认一次是否还有应该注意的事。
7)如果时间来不及,配合不上时,不可自行更改计划,必须向上司报告。
否则搅和了整个计划,导致计划失败。
8)对于直属上司以外的指示,必须向直属上司报告,让上司理解。
为了避免工作的流程受到干扰,这是极为重要的一点。
2、报告
报告的方法
成为一位受信赖的秘书条件是:
在工作上把握要点。
把工作的结果、重点等应该向上司报告的事,准确地报告上司,是获得上司信赖的最佳捷径。
1)直接向作指示的上司报告。
经由他人的报告,不算报告。
2)适时地、认真地报告。
3)依“结论”“理由”“经过”的顺序报告。
根据5W2H的原则,作简洁正确的报告。
4)事实与意见,必须清楚地加以区别。
先叙述事实,之后,才述说自己的意见、感想。
5)内容复杂时,附上适当的资料,让上司能很容易理解。
6)依报告内容的紧急度、难易度,选择口头报告的方式或书面报告的方式。
口头报告——适用于紧急的情况或是内容十分简单的情形。
书面报告——适用于复杂的内容,希望留下记录的内容以及定期报告等。
3、记录
——随时携带记事本
养成当场记录指示和谈话内容的习惯是相当重要的。
该记录些什么呢?
1)出席会议时,将会议中协议的事项、决定的内容及指示的项目记录下来。
2)记录开会时商讨的内容。
3)上司叫您时,要拿着记事本前去,将指示、交代联系的内容记录下来。
5W2H
为了不遗漏重要内容,记录时,下列项目请勿忘记:
1)何时、到何时、何时开始(When)——明白记载调查日、举办时间、开始日、期限等时间。
2)何地(Where)——记下场所、理由等。
3)谁、从谁那儿、向谁(Who)——记载主语。
4)为什么(Why)——记载原因、理由。
5)什么(What)——记下目的。
6)如何(How)——记载方法、作法。
7)多少(HowMuch)——记载预算、经费等。
4、守时
——遵守时间是做事的基本
对一位秘书而言,时间相当宝贵的。
没有时间观念的人,在工作上是得不到信任的。
一旦成为组织的一分子时,就必须自觉遵守工作上的规定,一切行动都要遵守时间。
早一点到办公室
1)在老板到达前5分钟到达自己工作的座位,将一切准备就绪。
早一点来到公司,才能从容不近迫地、顺利地进行每一项工作。
2)上班之后,先检查、确认当天所安排的工作内容。
特别是不要忘了开会、有来访客人、与其他公司联系或已约定的时间等。
1收拾东西要在下班时间到了之后。
1)整理好办公厅桌上的东西之后才下班。
2)重要文件要收在固定的保管场所。
3)确认明天的工作。
4)第二天有外出或出差的情况时,要向上司报告,并留下联系方式。
5)最后离开公司的人要关灯,切掉各种机器的电源,并确保上司办公室的门锁好。
迟到
事先知道第二天会比较晚到公司时,要预先向上司报告,让上司知道。
如果事出突然,以至于要较晚到公司时,在上班时间前,与上司联系(上司若不在,则先告诉同事)。
5、休假、请假、外出
1休假、请假
1)事先得到上司的同意(需考虑工作的繁忙状况)。
2)突然有事不能上班时,在上班时间前,同上司联系(上司不在,则同其他同事联系)。
3)依场合(一大早或紧急状况时),打电话到上司家中。
4)长时间休假时,要将联系电话留给上司。
1上班直接前往别处时
1)事先向上司报告,征得上司同意。
2)在外出地点办完事时,与公司联系。
1外出时
1)即使上司已知道您因某件事要外出,临走前,仍要向上司报告,“因……事,将前往……”。
同时,还要与同事招呼一下,告知一声。
2)至少,半天要与公司联系一次。
3)计划改变时,一定要与公司联系,如:
回公司时间会较迟时;
要再转到别处时;
中途取消约定时。
因为这样做的话,即使有电话来或突然有人来访,其他同事也能毫不迟疑地告诉别人:
“抱歉,´
´
刚好不在,他外出了。
”
6、上班时间不做私事
公私不能区分清楚的人,在现代的社会里是有失身份的。
公私不分的人,不管多有能力,都是枉然的。
未得到上司的同意,上班时间不可以做私人的事。
而且将公司的公物占为已有也是不可原谅的行为。
严禁私事外出
私事需要外出时,请利用休息时间。
即使是上医院看病,也应尽量利用休息时间。
如果迫不得已时,也必须征求上司的同意后,才可外出。
友人因私事突然来访时
不要因私事而离开工作岗位,即使是很重要的朋友也要委婉地说明,让友人理解最好在休息时间或下班后大家才能彼此见面。
不打私人电话
有私事需要打电话,尽量安排在休息时间,长话短说,不要高谈阔论。
聊天时,请留意
自己的工作告一段落时,常常会想和同事聊聊天。
但是,请注意,不要因此而影响到别人的工作。
7、工作场所的整洁
——工作,先从整洁开始
在乱七八糟的环境中工作,效率一定不佳。
自已办公桌上的文具、用品、文件资料等请整理好。
1办公桌
1)工作一忙,桌上常常乱作一团。
应一面做事,一面整理。
乱七八糟的办公桌,不仅影响工作,也会被认为是“处理事务的能力不足”。
从办公桌上,就可看出一个人是否有良好的习惯。
2)抽屉里也需要整整齐齐。
许多人认为抽屉里怎么样别人看不到,无所谓,但是那是不对的。
3)离开座位。
下班时,特别需要注意。
即使是暂离开座位,桌上也要稍微整理一下。
一旦客人看见桌上杂乱无章的样子,会影响公司形象。
况且,还有机密被泄露的危险,因此,当离开后,办公桌上绝不能放文件、现金、印鉴、支票等。
4)下班时,桌上不留文件之类的东西。
5)离开座位时,椅子要放好。
文具、公物等
1)使用过的文具、公物等,必须归回原位。
2)不可因为使用公司文具、公物不用钱,就不加爱惜,因为这些都算在公司的成本内。
8、优先顺序
——认清工作的先后顺序
工作,并非从任何一件着手都可以,有的工作必须要先完成,有的则稍后完成。
该从哪一件工作开始,必须培养出判断优先顺序的能力。
决定优先顺序的要素如下:
1)期限(哪项工作在什么时间之前,必须完成)。
2)重要程度(哪一件工作比较重要)。
3)性质(一个人就可以完成,还是需要配合对方的进度?
)。
在约定期限前完成工作,是秘书做事的大原则。
工作都有一定程序,一旦一件事情被耽搁了,其他接踵而来的工作就会受到牵连,甚至上司的工作也可能受到影响。
必须订下周密、有执行可能的工作计划。
“今日事,今日毕”是工作的原则。
因为,明天有明天的工作。
如果,今天的工作挪到明天,只会使工作愈积愈多,最后,就会来不及交差。
不知如何做的工作不能搁在一边,必须和上司、前辈商量、请教处理的方法。
请教别人不要怕难为情。
即使一点点不明确的事,也要探究清楚。
明明不懂却装成一副很懂的样子去做事,往往会遭到失败。
但也不是任何事情都要去问,您应该带着自己的想法去请教。
9、文件、资料的整理
工作中的文件、资料是工作非常重要的资源,因此,要细心地保管,并加以最有效的利用。
文件的整理
1)文件不囤积,当天即处理完毕。
工作告一段落时,相关文件整理在同一档案内,否则,一堆积后,整理起来很麻烦,而且容易遗失。
2)让大家都很清楚,哪些是未处理的文件。
当您不在时,如果您将已处理的文件标示得很清楚,那么,别人也能代劳处理。
3)细心使用。
如果文件、资料是共用的,那么,绝对不能破坏或弄脏。
4)依据公司内的档案制作规则存档。
如果需要利用档案时,随时皆可利用。
5)档案整理得当,让谁都容易翻阅、参考。
6)丢弃不用的文件、资料。
将不用的文件、资料一直保存着,会造成妨碍,因此,要会保存,也要会丢舍。
1)机密文件必须保管在有锁有的柜子里。
2)下班时,必须确认文件柜是否锁上。
10、保守秘密
——管理文件的基本原则
有关公司的机密文件都非常重要,公司内部的机密资料一旦泄露到外面,往往会严重地影响到公司的经营。
有些在公司内并不认为是很重要的文件,常常一传到别家公司手上,就成了有用的情报。
因此,我们在管理、处理文件、资料时,就必须相当注意。
离开座位时或下班时
1)即使还要回位子上,仍应将文件整理一下,或将文件背面朝上翻过来。
2)下班时,文件完全整理后才离开。
携带文件时
1)即使在公司内走动,也勿让文件上的资料泄露在外,避免让外人瞧见。
2)勿在电梯内或通道上取出文件来看。
3)为了避免遗失或忘记,放文件时,要加以确认。
文件不带出外
1)文件、资料以在公司内部使用为原则。
2)不得已必须带出公司时,先得到上司的允许。
3)携带文件外出时,要将其放在信封或皮包内。
使用机密文件时
1)离席时,文件归回原来的保管场所。
2)拿出来后,必由自己再放回原处,决不交托他人。
机密文件的传阅
1)必须放在档案夹内或信封内。
2)一定要将机密文件交到看文件的本人。
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