外贸团队计划Word下载.docx
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外贸团队计划Word下载.docx
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现在,我们结合阿里巴巴操作平台,以及许多老外贸的管理经验,编制了本电子书。
如果您有以上苦恼,不妨将本书读一遍。
对于刚起步、希望成功管理外贸团队的企业,本书还是有一定的借鉴之处。
下面借鉴两个名人的名言:
我把我的管理生涯分为三个阶段:
第一个阶段是管业务,也就是在创业期间,那时候脑子里都是如何经营、如何创造业绩。
第二个阶段开始重视协调。
这段时间是我到微软之后和就任总裁之前。
当我开始成为部门经理的时候,我开始领悟到能够让团队协作、能够充分合理的调配资源是多么重要。
第三个阶段是从我就任微软总裁到现在,重点是
如何“影响人”、“管理人”。
——唐骏
人管人气死人,制度管人累死人,文化管人管住魂。
——翁荣金
(一)组成人员:
老板----定目标,盯结果
-
望远镜----全面的看待市场和使命,要有前瞻性;
追求结果的同时,注重培育良好业务
员良好的操作习惯。
外贸经理(可能和老板是同一个)----盯目标、抓过程、勤汇报
平面镜----帮助业务员做好工作,真实看待,时刻检查工作,及时向老板汇报操作进展。
外贸部业务员----做过程,强有力地正确执行、勤汇报
显微镜---做好过程,把事情做细,从小处入手,精细的做好每一件事情!
遇到解决不了的问题,及时反馈,寻求解决,不要拖延。
共同的关键词:
开心、付出有回报(个人能力提升和经济收入)
(二)操作规范
业务员
1.准备报价单:
A.
报价单采用文本形式,其优点文件小,不易受电脑病毒感染,海外买家更愿意接受。
B
报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助,大家经过详细分析,最后确定。
争取同一产品能有针对不同地区或特点客户的多种报价,如一般来讲中东和东南亚地区的客户对价格特别敏感,要求第一次报价就有竞争力,而美国的客户对产品的附加值和服务比较关心,报价时就要考虑这部分的成本,同时要向客户说明。
2.准备电子样本、图片:
由于您公司的产品目录上的产品图片摄影已非常专业,因此对其进行扫描处理,当然如有需要,还可进行重新拍摄。
您公司需对每份产品进行详细表述,产品描述应该包括产品名称、规格、型号、最小定单量、关键人、价格、国际认证和技术参数等信息。
3.准备实物样本:
需由设计和生产部门配合,每件产品要提供高质量的样品,便于寄样。
4.接收客户询盘:
具体操作人员每天至少三次收发email
(早中晚各一次),出差时请指定有关人员代为接收和处理查询。
5.询盘回复:
a.
确保回复每一个查询,不要觉得希望不大就忽略查询,重要的是和潜在的买家建立良好的沟通,而不是立即有订单。
b.
及时报价:
一般无特殊情况,客户的每次询价提问确保在一天内完成,尽量争取在两小时内完成,同时要确保报价准确,如果需要,报价时连同电子样本、报价单一起发出。
c.
回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司名称、创办年份、总资产、年销售额、奖项、联系人、电话和传真等,让买家感觉我们是一家很正规的公司。
6.询盘整理:
建一个EXCEL管理表格或者使用专业的管理软件,操作人员每天在买家发出查询后进行分类管理:
第一步:
接收和评级,
将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存
第二步:
建立买家数据库:
定期向买家发送市场资讯,行业动态,公司新闻
2)
每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时,先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过,问过产品,如果以前有过联系,当时的进展如何?
在对该客户的情况有一个基本的判断,进行更有效的后续跟进;
如果该客户以前没有联系过,则将他的资料录入到系统中。
3)
系统地跟踪每一个查询,一般每半个月至少和客户联系一次,如果有参展、新产品发布或促销活动,通知客户,有可能的话尽量邀请客户去会展现场面谈。
4)
经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。
5)
常发新产品附件给买家。
6)
从节省成本角度出发,合理利用电话、传真、邮件。
TEL电话:
针对A级客户了解详细的情况;
AX传真:
传真查询用传真回复(12小时以内);
邮件:
半个月或一个月跟买家联系一次,做为日常的感情维护
8.客户要求寄样品:
电子样本。
先寄电子样本给客户,因为速度快而且成本为零,还有样本可随时更新。
真实样品。
样品邮寄费一般采用样品免费,快件费倒付方式,如果客户对产品确有诚意,他会主动提出到付,这样的客户希望很大,关键就取决于样品质量了。
如果样品量大,可以让买家先由T/T方式汇到贵司帐号。
外贸经理-阿里巴巴平台管理
1.为业务员开通并分配子帐户,新人员上岗要及时开通帐户。
员工离职立刻将帐户冻结,转移该帐户下的客户资源并分配给其他业务员。
提醒业务员做好客户解释工作。
2.新人员上岗培训,培训内容为阿里巴巴日常操作。
产品信息发布和更新,引导外贸人员使用公司统一外贸报价模板。
将新同事介绍给其他外贸同事和其他部门同事。
做好配合。
3.协助外贸人员制作公司统一对外宣传电子模板
、
电子报价单、产品目录。
做好备份和更新工作。
4.组织学习和培训,接待阿里巴巴服务人员,组织外贸人员座谈,将操作问题及时反馈出来,并做好记录。
当收到阿里巴巴外贸业务培训和管理培训时,及时将培训内容通知外贸业务员,无特殊情况一律参加培训。
管理培训信息报告老板。
5.监督与汇报。
通过阿里巴巴统计数据监督外贸业务员日常操作情况。
每周六下班前以书面的形式将一周的工作情况和相关数据汇报老板,包括一周跟进的客户,重点客户情况等等。
6.营造良好的工作和学习氛围,要与每个业务员保持相对独立关系,不搞小团体。
向老板负责。
其它业务与团队管理,外贸经理是上级领导同业务员沟通的桥梁,很多事情都是从经理那里传达给业务员的,他更是一个管理者的身份,本身业务要做好以外,还要学会怎么管理,要协调好内部与其它部门的关系,参与外贸部门的管理发展计划。
1、全面负责外贸部门的工作;
2、负责外贸市场的规划,制定团队目标及分解个人目标,带领团队实现销售目标;
3、外贸团队文化的建设和管理;
4、协调好部门与工厂,公司与客户的关系;
5、规划海外市场的中长期发展方向,所有海外市场的运营,策划,产品开发
6、产品及市场推广,开拓新客户
7、监控全部门运作,保证良好的客户服务、不断增长的订单量和安全收款
老板
关注结果的同时,更加关注过程。
1.每周(原则上是每周三和周六下午)抽时间听取外贸经理汇报外贸人员操作情况。
包括新客户开发、重点客户跟进、外贸人员操作中遇到的困难。
及时做批复。
每月与外贸团队进行一次工作REVIEW,听取大家对公司及业务的建议,老板也可以提出对员工的期望及改进点,随时调整目标。
2.定策略,包括报价策略,产品规划和开发。
为外贸人员提供好的外贸配套条件。
创造良好的沟通氛围。
3.组织人员对业务和产品不熟悉的业务员进行产品培训、工厂实习。
4.邀请外面的讲师,为业务人员培训,即时掌握最新外贸动态,提升业务专业度。
二.外贸部门规章制度
为了更好的发展公司外贸业务,提升外贸业绩,同时帮助外贸人员更好的成长,特制定如下条例:
1、薪资制度工资组成:
基本工资(每月发放)+外贸业务提成(每季度或半年发放一次)+
奖金(每年发放一次)
提成根据外贸业绩计算,提成比例根据产品不同而不同,一般从3%到15%不等。
奖金根据整年资源有效利用率和工作态度及方法综合而定,奖金额度可以为一月工资的2倍~10倍不等。
2、外贸部作息时间:
考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题,特调整公司外贸部作息时间如下:
上午:
09:
00-11:
30工作
中午:
11:
30-13:
30休息
下午:
13:
30-17:
00工作
晚上:
17:
00-18:
00休息
18:
00-20:
00工作(不做限制,公司鼓励晚上加班联系客户)
周日休息
如果有特殊情况,需向公司老板请假说明
3、外贸部的学习培训:
为了形成公司内部学习和交流的良好氛围,达到互助提高的效果,公司鼓励交流,学习
和互相帮助,比如:
阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场,而且做好学习笔记,阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用,加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习,好的意见要充分利用,帮助自己提升业务能力和业绩;
平时公司内部同事之间也可以形成互相分享的气氛,每人个有所长,做一个分享机制,大家可以免费学到自己缺乏的东西。
可以用邮件或者开会分享的方式。
老板也需要定期从外面请一些比较专业的老师,提升内部员工的眼界及知识的及时更新。
4、客户跟进管理制度
要求每个业务人员,把自己联系中的客户进行软件管理,把每个客户每次跟进的情况,在软件平台进行管理和记录,老板会定期查看;
也方便自己有效管理客户。
一周内的新客户必须在当周至少联系一次,对于客户必须进行等级管理,较高级别以上的客户每月至少联系5次(任何形式)。
5、工作报告的提交公司制定统一的工作汇报表格,每周六下班前由外贸业务员分发给外贸经理,外贸经理及时汇总提交给老板:
(1)本周工作回顾;
(2)本周重点开发的客户以及重点跟进客户(要求说明,客户公司名称,地址,主要联系人,电话,E-mail,客户跟进情况详细描述;
(3)工作总结:
本周工作中发现的问题,包括公司内部的问题,自身存在的问题,改进方法,公司如何给予支持;
自己业务员心态的变化及感受。
公司制定的外贸部管理条例,每位应员工认真执行,有意见可以及时向老板提出,在以后的实施过程中,可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩,建立良好的工作氛围。
若暂无其它意见,公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。
A.阿里巴巴平台操作人员
第一阶段:
第1--3个月期间
目标:
熟练应用阿里巴巴供应商管理平台各项功能;
充分了解阿里巴巴国际网站
服务内容:
1、阿里巴巴客户专员专门安排半天时间指导操作人员熟悉应用供应商管理平台。
2、培训如何开发新客户。
3、平时与业务员及老板保持沟通。
考核标准:
1、外贸人员对自己企业在相关关键词搜索排名位置是否了解
2、外贸人员是否知道海外买家是如何通过国际网站查询中国供应商
3、外贸人员对自己产品是否熟悉
4、是否具有产品详细价格表电子文档,包括FOB价格单和CIF价格单
5、是否把相关的
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- 外贸 团队 计划