项目物业前期接管工作流程说明Word下载.docx
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财
务
经理1名、会计1名、出纳1名;
管
业
经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、
前台接待2名;
保
卫
经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名(含领班1-2名)、保安员4名(含领班1-2名);
工
程
经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调(生活水)主管1名、土建主管1名、技工2-3名/专业(约12人);
建议:
在招聘技工时,可以选聘项目工地施工队中对本物业项目(本专业)较为熟悉、了解,技术、素质水平较高的人员,纳入公司编制。
说明:
因物业公司组建之初,所招员工对本物业及大厦工程具体情况不很熟悉,招聘施工队的人员可以从旁协助工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。
“公司初期人员架构图”附后
*筹备前期物资,编写前期文件,并到相关政府部门备案
1.各部门共同汇编的文件:
⑴.《房屋使用、管理、维修公约》
⑵.《房屋质量保证书》
⑶.《房屋使用说明书》
⑷.《房屋交付(入住)通知》
⑸.《入伙授权书》
⑹.《业主(使用人)服务指南》
⑺.《装修管理规定》
⑻.《办理装修流程说明》
⑼.《治安、消防协议书》
⑽.《二次装修施工区域治安、消防承诺书》
⑾.《二次装修协议书》
⑿.《业主联络资料登记表》
⒀.《收楼须知》
⒁.《物业管理费收费标准》
⒂.《公约承诺书》
备注:
《房屋使用、管理、维修公约》编制后需经开发商确认,并到北京市居住小区管理办公室进行备案,备案生效后执行。
《公约承诺书》与《治安、消防协议书》可装订成一册(一式三份),在业主收楼时发给业主,由业主签字(盖章)认可、执行;
《公约》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业主(使用人)服务指南》、《装修管理规定》、《办理装修流程说明》可合装成一册,作为业主收楼时的《用户手册》。
同时,在《用户手册》正文内容前增加:
”总经理致辞”。
2.各部门在前期阶段编制的文件、规定,以及需要在前期办理的事宜。
△综合部
⑴.编制《员工手册》,经公司领导批准后,统一印刷成册。
⑵.制订《员工考勤制度》,建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。
⑶.制订《员工奖惩条例》,建立“员工过失单”、“奖励审批单”。
⑷.制订《员工聘用办法》,建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。
⑸.制订《员工培训规定》、培训计划,建立“培训审批表”、“培训协议”。
⑹.制订《物资采购、验收、入库、报销流程》。
⑺.制订《员工工服管理规定》,建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。
⑻.制订《员工请假制度》,建立“休假申请单”。
⑼.制订《薪金实施细则》,建立“工资报表”、“薪金明细表”。
⑽.制订《印章管理规定》,建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”;
统计公司各种印章,经总经理审批后统一刻制(公章、管业
部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章)。
⑾.制订《库房管理规定》,建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。
⑿.制订《内部行文管理规定》,建立“文件签收表”、“内部请示报告”。
⒀.制订《档案管理规定》,建立“档案分类表”、“档案(一、二、三级)目录表”、“档案借阅登记表”。
⒁.制订《部门运作手册》:
人员编制、岗位职责(经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员)、工作程序、管理制度。
⒂.联系印刷厂,对需要印刷的各种表格、信封,经总经理审批后统一印刷。
⒃.制订《开办费使用方案》,统计、制订前期开办物资的配置内容、标准,并负责前期采购工作;
建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐”。
⒄.制订《合同、协议审批制度》、《合同、协议管理办法》,建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。
⒅.制订《计划性工作管理办法》,建立“年度(月度、周)工作计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表”。
△财务部
⑴.制订《财务报销管理制度》,建立“付款申请及报销单”。
⑵.建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修管理费统计表”
⑶.制订《现金支出管理规定》。
⑷.编制《部门运作手册》:
人员编制、岗位职责(经理、会计、出纳)、工作程序、管理制度、。
⑸.制订《预算管理制度》,建立“年度预算报表”。
⑹.编制《固定资产购置方案》。
⑺.制订《库存盘点制度》。
⑻.制订《内部收支报表制度》,建立“月度收支报表”。
⑼.制订《发票、收据有价票据的管理制度》。
△管业部
⑴.制订《物业管理收费标准明细》:
物业管理费(押金)、车位费(押金)、租线费(押金)、装修管理费(押金)。
⑵.制订《业主(使用人)收楼流程》,建立“缴款通知单”、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”,并告知此流程中涉及的部门。
⑶.制定《业主(使用人)二次装修管理流程》,建立“业主(使用人)装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表(管业部)”、“施工人员出入证”。
⑷.制订《有偿服务价格表》:
维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。
⑸.制订《部门运作手册》:
人员编制、岗位职责(经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待)、工作程序、管理制度。
⑹.编写《车位租赁(购买)协议书》、《电话租线(购买)协议书》。
⑺.落实垃圾房的位置,业主垃圾放置地(楼层垃圾间)。
△保卫部
⑴.制订《停车场管理规定》、《自行车场管理制度》。
⑵.制订《巡视管理规定》,建立“治安巡视记录表(公共区域)”。
⑶.制订《物品出门管理规定》,建立“出门条”。
⑷.制订《钥匙使用管理规定》,建立“钥匙发放记录表”、“钥匙使用登记表”。
⑸.制订《备用钥匙启用管理规定》,建立“备用钥匙启封审批表”。
⑹.制订《一装、二装交叉施工管理方案》,建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表(业主装修区域)”、“二次装修施工现场检查表”。
⑺.制订《灭火器租用管理办法》,确定租金费用(押金),建立“灭火器材配置记录表”。
⑻.制订《施工违规级别明细》,建立“违章通知单”。
⑼.制订《成保人员岗位职责》,建立“成保人员月度工作考核表”
⑽.制订《中控室(监控室)管理规定》,建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统记录表”、“治安监控系统记录表”。
⑾.制订《警具使用、管理办法》,建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“特殊警具使用审批表”。
⑿.制订《部门运作手册》:
人员编制、岗位职责(经理、主管、领班、保安员、消防执机员)。
⒀.制订《明火使用管理规定》,建立“动火许可证”。
△工程部
⑴.制订《物业接管前巡检办法、计划》,建立“工程遗留问题跟进记录”,并随时将工程遗留问题通知开发商。
⑵.制订《专业机房管理规定》:
强电专业(变配电室、柴油发电机房)、弱电专业(电话机房、电梯机房、卫星电视机房、电脑机房)、空调生活水专业(空调机房、新风机房、生活水箱间、中水处理机房、消防泵房、污水泵房、隔油池)。
⑶.联系物业办公用房,确定装修方案,并负责跟进装修施工进度。
⑷.制订《项目接管验收细则》,建立“验收单元交接书”,按专业、具体内容划分。
⑸.建立业主(使用人)二次装修“装修质量验收表”。
⑹.从项目工地施工队中选拔对该项目工程了解全面的专业技术人员,聘用至工程部。
⑺.经理带领部门主管、员工学习、熟悉物业内全部工程、设备内容。
⑻.编制《部门运作手册》:
人员编制、岗位职责(经理、主管、领班、技工、工作程序、管理制度)
⑼.制订《设备运行保养检修计划》(各专业设备),建立“设备保养卡”、“设备保养计划表”
*联系政府部门、相关单位,办理相关手续
1.联系工商所,办理企业营业执照
2.联系税务所,办理税务登记
3.联系银行,开通公司帐号
4.联系劳动局,电梯审检,领取合格证、特殊工种报检(开发商)
5.联系北京市居住小区办公室,核准《公约》
6.联系供电局,确定供电方案及价格(开发商)
7.联系自来水公司,确定供水方案及价格(开发商)
8.联系节水办,确定节水方案(开发商)
9.联系煤气公司,确定通气方案及价格(开发商)
10.联系热力公司,确定供热方案及价格(开发商)
11.联系电话局,电话报装开通及产权分界
12.联系交通大队,报车场管理方案
13.联系邮电局,为物业通邮
14.联系环卫局,落实垃圾清运价格、方式
15.联系绿化队,确定绿化维护方案及总体费用(开发商)
16.联系物价局,报物业管理收费标准(开发商)
17.联系当地派出所,报社区门牌号码(开发商)
18.联系外管局,报涉外关系(开发商)
19.联系广电局,报光缆信号传输相关手续(开发商)
20.联系公安局,报内保关系
21.联系安全局,报卫星电视的涉外节目(开发商)
22.联系防疫站,报检生活水箱,取合格证(开发商)
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