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出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作;
出纳员经管的现金和银行存款帐目
,要做到日清月结,帐款、帐帐相符。
9.
银行帐户印鉴和支票实行分管并用制。
财务专用章和总经理、会计的私章由财务总监或主管会计保管,支票由出纳保管
,不准一人统一保管。
印鉴保管人外出时由其委托人代管。
10.因业务需要,经批准带银行帐户印鉴外出办理业务时,至少应由会计、出纳员两人分别携带印鉴外出,并分别使用(盖章)。
11.严禁在任何空白借款合同和担保合同上加盖行政公章、合同章、业务章和银行帐户印鉴。
12.银行帐户只供本公司使用,严禁出租、出借给外单位或个人使用
,严禁为外单位或个人代收代支、转帐套现。
13.银行收支款项应按业务发生的先后顺序逐笔登记银行日记帐,不得多笔汇总记帐,也不得以收抵支记帐。
14.财务部应按月与银行对帐单核对
,查清未达帐项,编制银行存款余额调节表逐笔调节平衡。
15.
银行日记帐和现金日记帐必须采用订本式帐簿。
16.财务审计每季一次。
审计人员根据审计事项实行审计,并做出审计报告,报送总经理。
17.财务工作人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。
没有办清交接手续的,不得离职,不得中断会计工作。
18.移交包括:
移交人经管的财务资料、会计凭证、报表、帐簿、款项、公章、实物及末了事项等。
19.办理交接手续,由总经理或主管副总经理监交。
二、支票管理
1.支票由出纳员或总经理指定专人保管。
2.支票使用时须有“支票领用单”,经总经理批准签字,然后将支票按批准金额封头,加盖印章、填写日期、用途、登记号码,领用人在支票领用簿上签字备查。
3.禁止签发未划线的空白支票。
4.支票付款后凭支票存根,发票由经办人签字、会计核对、总经
理审批。
填写金额要无误,完成后交出纳人员。
出纳员统一编制凭证号,按规定登记银行帐号,原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。
5.接受客户提交的支票,应由公司财务人员将支票送交银行办妥进帐手续后,方可办理提货等有关手续。
6.财务人员月底清帐时凭“支票领用单”转应收款。
7.对于报销时短缺的金额,财务人员要及时催办,不足从领用工资内扣还,当月工资扣还不足,逐月延扣以后的工资,领用人完善报帐手续后再作补发工资处理。
8.公司每日现金余额,会计或出纳人员应文字性报告总经理。
凡与公司业务无关款项,不分金额大小由经办人文字性报告总经理。
9.公司财务人员支付(包括公私借用)每一笔款项,不论金额大小均须总经理签字。
总经理外出应由财务人员设法通知,同意后可先付款后补签。
三、资金管理
1.现金支出应严格执行国务院颁发的《现金管理暂行条例》。
2.财务部每月终必须盘点现金库存一次,保证帐帐相符,帐
款相符。
3.严禁将公款存入私人帐户或以私人名义用公款进行其他经营
活动,违者以贪污论处。
4.领用空白支票,必须注明日期、用途、限额,并视金额大小按
审批权限报批。
所有空白支票必须存放在保险柜内
,由出纳员保管。
禁止签发全空白的支票。
5.严格控制员工临时借款。
员工临时借款,主要用于出差、购买办公物品、接待客户等需要。
临时借款必须填写借款单
,写明用途和还款结算时间,按审批程序经批准后方能借款。
凡用于购买办公用品的借款,须在二天内结算;
出差借款,须在出差回来后一周内结算;
接待客户(含在市外接待〉要严格控制
,结算时,在领导批准额度内报帐,超额者,经办人需写明理由再行报批。
6.凡上次借款未结清的,不能第二次借款:
逾期借款未清的,在发放工资时,先予以抵扣借款。
7.财务人事部应及时清理债权债务。
对应收帐款,应督促经办人及时催收,发现问题,应及时报告领导
,造成损失者,追究有关人员的责任。
8.出纳员、付款经办人、审批人因工作疏忽或过失
,造成款项重付、超付、错付或受骗,一律由其承担所造成的经济损失。
9.付款审批程序和权限规定如下:
(1)项目投资性付款:
投资性项目在立项前必须先经过可行性研究,论证和评估;
出具可行性立项申请报告、用资计划,审批通过后并按计划拨付投资所需资金。
项目性投资付款,只能由公司实施,下属各部门都不得从事对外投资,如有违反,追究下属部门的责任,对公司资产造成损失的
,由下属部门负责赔偿并追究相关责任。
(2)对外借贷性付款:
公司向公司外第三方付款。
根据企业之间不能有借贷行为的规定,必须有绝对可靠的抵押和保证,签订借款合同并经总经理审批后方可实施
,原则上杜绝向第三方借款。
禁止公司下属部门对外借款性付款。
(3)对外担保:
公司及下属企业对外担保审批权仅限于公司总经理,未经批准一律不准对外担保,违者除名并承担法律责任。
(4)固定资产购建的审批程序和手续
公司购建固定资产,必须有预算批准文件,人民币5万元(含5万元)以下的
,应报财务部审核后,提交分管副总经理审批:
人民币5万以上的报总经理审批;
固定资产以及其他资产的维修亦按上述权限审批:
生产和非生产性的场地〈含办公场地〉装修一律制定预算上报公司分管副总经理审批。
汽车、摩托车、彩色电视机、高档音响设备、摄像机、高档家俱等,一律先制定预算报批,实施时须再报分管副总经理审批。
(5)固定资产清理和报废
公司固定资产报废应由使用部门提出报告,由总工程师鉴定审核后
,报废损失金额报总经理审批。
报废损失人民币3万元(含3万元〉以下,由常务副总经理审批:
人民币3万元以上
,上报总经理审批。
固定资产的报废要从严掌握,谨慎处理。
如有修理和改装价值的,应进行修理或改装后继续使用。
确需报废的应查明原因,分清责任,如是人为损坏或丢失
,要追究当事人的经济责任,同时还要做好残料的估价和入帐工作,收回残值。
固定资产的报废经过上述程序批准后,需报税务部门审批后
,才能进行帐务处理。
(6)由于技术更新、企业转产等原因,出现多余的、不需用的固定资产,应按固定资产帐面净值和市场情况进行转让处理,减少闲置占用的资金。
首先应在公司内有偿调剂余缺
,减少浪费和损失。
转让价格低于帐面净值的,应报总经理审批。
(7)固定资产的日常管理
应指定专人负责本公司固定资产的实物管理。
财务部负责本公司固定资产金额的核算和管理。
应按固定资产的类别,结合实际情况,编制固定资产目录,使用部门应建立固定资产卡片,实物管理部门建立固定资产台帐,财务部建立固定资产总帐、明细帐或固定资产卡片帐
,对各项固定资产应明细核算其原值、折旧和净值。
财务人事部应每年12月份对固定资产进行一次盘点,并将固定资产盘点清查情况,汇总列表后上报总经理、总工程师、各位股东。
10.生产用流动资金管理:
正常的零部件采购、外协必须制定计划,并签订外协、外购合同,生产用料采购备件原则上不做跨年度计划安排和实施。
11.产品技术开发资金管理:
必须是经过立项,并按评审程序运作的新产品、新技术工艺项目所需资金才能支付;
必须按新产品开发评审规定和奖励规定的审批程序执行管理。
12.严禁无合同、无项目或未经审批而擅自汇出款项。
擅自汇款的经办会计人员和决定者负连带责任。
13.根据已获批准签订的合同付款的,应严格按合同规定的期限及金额付出,不准改变支付方式和用途,非经收款单位书面正式委托
,不准改变收款单位。
四、会计事项处理准则
1.会计年度自公历1月1日起至12月31日止。
2.会计核算应以人民币为记帐本位币。
3.会计记帐采用借贷记帐法。
使用会计科目必须写明全称
,严禁使用代码或代号。
4.资产的取得及其会计核算的有关规定:
(1)资产的购进应以取得所有权为原则,并按取得时实际成本核算。
(2)应收帐款核算的凭证依据应包括:
销售发票、发货清单记帐联、合同(复印件)、证明提货人身份的证件复印件(货物自提)、公司营销部门责任人的签字手续。
(3)应收帐款明细帐除登记欠款人的全称外,同时应在帐页的上端登记欠款人的详细地址、邮政编码、经济性质、联系电话。
(4)应收帐款应经常清理核对,每季度向欠款单位发一次欠款对帐函,并要求欠款单位核对后,加盖公章确认退回一份。
(5)各种存货应按取得时的实际成本核算。
存货的发出,可使用加权平均法确认其实际成本。
计价方法不得随意变更。
(6)财务部必须严格各种存货物资的入库、出库手续,各种商品、原材料、半成品、产成品、燃料、包装物、低值易耗品入库时必须验收后填写入库验收单
,领用时应填写领料单,实行一单一料制,必须认真、完整填写有关内容。
(7)财务部应对存货定期进行清查盘点。
盘盈、盘亏及过时、变质、毁损等需要削价、报废的,要查明原因,编制盘点报告,按规定报批后及时处理,并计入当期损益。
(8)低值易耗品应采用一次摊销法,直接计入当期有关的成本费用,并登记实物备查帐,加强对实物的管理。
五、会计档案管理
(1)凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件
和其他有保存价值的资料,均应归档。
(2)会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、
季度、年起止号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管),会计报表应分月、季、年报、按时归档。
(3)每年形成的会计档案,财务部应按照归档要求,整理立卷装订成册,并登记会计档案目录簿:
(4)会计档案应进行科学管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。
同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损,散失和泄密。
(5)本公司人员调阅、复制、摘录会计档案需经主管会计或财务部主管同意;
外单位人员调阅、复印、摘录会计档案
,必须由总经理批准;
但不得拆散原卷册,并应限期归还。
(6)会计档案保管期限:
会计凭证、总帐、明细帐、辅助帐、移交清册为15年;
现金日记帐、银行日记帐、会计档案保管清册、销毁清册为25年;
月、季度会计报表为5年,年度会计报表永久性保存;
银行存款余额调节表为5年。
六、处罚办法
1.出现下列情况之一的,对财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3倍:
(1)超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的;
(2)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的;
(3)未经批准,擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的;
(4)利用帐户替其他单位和个人套取现金的;
(5)未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的;
(6)保留帐外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的;
(7)违反本规定条款认定应予处罚的。
2.出现
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