文书岗位工作职责Word格式.docx

文书岗位工作职责Word格式.docx

《文书岗位工作职责Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书岗位工作职责Word格式.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

1.11负责全公司内各类人员公务名片的印制、审核工作；

1.12负责机械公司接待室、会议室的使用安排及管理工作，并下达会议通知等；

1.13负责总经理办公室的整理、清扫等工作；

1.14负责完成领导交办的其它工作。

2、权限与管理接口

2.1权限

2.1.1对不符合程序规定的公文借阅、用印、开据介绍信、通知等有权拒绝；

2.1.2有权根据公司领导的意见接待客人；

2.1.3对各部室、公司的文书工作有指导、检查、考核权；

2.1.4对各部室、公司的保密工作有指导、监督、检查、考核权；

2.1.5有与本岗职责范围相对应的其它权利。

2.2管理接口

2.2.1本岗位受董事会办公室主任领导；

2.2.2文书离岗时，由董事会办公室主任指定专人代行其职责；

3、岗位技能要求：

3.1应具备下列条件之一：

1）取得大专以上学历，或初级以上职称；

2）具有2年以上相关工作经验；

熟悉计算机操作，至少能够熟练运用一种办公软件。

　总则

　第一条为搞好酒店经营管理，管好财产，延长财产使用年限，严防物资积压和铺张浪费，充分发挥财产的效能，必须加强财产管理，获得最好的效果。

坚持勤俭办酒店的原则，坚持积累资金，扩大再生产原则。

　第二条根据财务制度规定，财产划分为：

固定资产、低值易耗品和零星物品等。

　1.低值易耗品和物品购入作为流动资金占用，领用时作费用列表。

　2.搞好财产管理，必须严格控制财产请购计划的审批，以及具体的采购、验收、入库、领发、保管、维修、保养、赔偿、报损等手续。

　3.建立健全岗位责任制，使用部门实行定额管理，各项财产按统一名称统一分类编号设置账页、账卡。

分级管理，定期复查、核对，要求账、卡、物相符。

　第三条酒店全体员工必须自觉遵守财产管理制度，爱护酒店财产，使酒店财产不受任何人的的侵犯。

　1.各部门（班组）按着物物有人管，人人有专责的原则，办理财产验收，领用等手续，妥善保管，节约使用，及时维修和保养。

　2.要奖惩分明，对一贯爱护酒店财产，认真执行制度者给予表扬与奖励，对于保管不善，违反制度无故损坏酒店财产者，要给予批评、教育，以至赔偿经济损失，极其严重者要受到有关行政处分。

　第一节财产的划分

　第四条固定资产：

由酒店贷款购置或按规定标准合格转入使用的财产为固定资产。

　1.单位价值在一千元以上（含一千元），使用年限在一年以上的财产为固定资产；

单位价值虽然低于规定标准，但为酒店营业的主要财产（沙发、沙发床、地毯等）也应视为固定资产。

　2.房屋、建筑物以及不能分开的附属设备，单位价值虽然低于规定标准，但也应一律列入固定资产。

　第五条低值易耗品：

由酒店流动资金购置的不符合固定资产标准的经营用具为低值易耗品。

　1.单位价值在一千元以下（不含一千元）的炊具、餐具、茶具、玻璃器皿等非消耗物品均列入低值易耗品，开业前领用的作为开办费处理，开业后领用的作为待摊费用在一年内摊销。

　2.消耗物品：

为酒店经营活动中所必需用的物资，如修缮材料、宾客用品、卫生用品、事务用品以及加工用品等，处理方法同上。

　第六条基建材料及设备：

凡是专为工程项目购置的原材料及设备皆属此类。

必须专门保管与核算。

　第七条废旧物资：

为酒店已经确定报废的各类财产。

　1.此类物品包括废的棉织品、机电设备、各种器材、家具和用具等物资，以及由机器或建筑物上拆除下来尚能使用的旧零配件，随运物资的完整包装物和各种废旧材料。

　2.此类物品报损时，须开列报损单，经批准后做财务处理，凭报损单交库房入账保管，并在报损物上盖上报废印章，一般不再发放。

个别物品需要利用时，要开出库单经部门经理批准，到库房领取。

此类物品处理时，需列清单报酒店财务负责人。

在店务会上批准后执行。

　第八条其它物品，包括客人赠送的礼品、客人遗失（不能归还者）物品、拣拾物品、退还赃物等。

此类物品一律交库房验收并保管，开列清单，一份库房登记，一份交各单位留存。

以上物品不得隐瞒不交或私自留用，个别物品，部门或班组需用时须经过经理批准并办手续到库房领取，转入零星物品帐户处理。

属于规定应上缴者，要造表上缴，属于本单位可以处理的也要造表，经店务会议讨论作处理。

　第二节财产管理组织和人员职责

　第九条酒店各单位部门在用、在库财产、物资由财务部设置专职会计负责统一管理；

在库财产由库房管理员负责分管；

在用财产由使用单位指定专人（或兼职）负责管理。

　第十条财产专职会计的职责

　1.负责掌握酒店全部财产账务和增、减变化情况，贯彻执行财产管理制度，按期编制财产采购计划，督促采购人员及时采购，保证供应。

　2.认真办理各种物资的购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续，以及催收归还工作，做到手续清楚，账务处理及时。

　3.负责记好各类财产账，每月与库房管理员核对库存，每季与使用部门（班组）核对帐卡，通过盘点，核对账物，发现问题及时纠正，做到帐帐相符，账物相符。

　4.负责指导并协助库房管理员和部门（班组）财产管理人员搞好财务和实物的管理工作，发现账物不符，要及时查明原因，提出意见，进行调整和处理。

　5.保管好财产账簿、凭证、报表等档案资料，分期装订备查。

财产账单不可遗失，不能私自销毁或涂改，逾期需要销毁时应报经理批准。

　6.要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格，对闲置的财产要提出处理意见，防止积压。

对储存不足的物资及时提出申购，以确保经营活动需要。

　第十一条库房管理员的职责

　1.根据每年（季）的物资流量和库存情况，提出财产物资的购置和追加计划，认真办理财产的验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续，帐目清楚完整，及时核对账物，做好存档以防丢失。

　2.坚持执行管理制度，掌握管理业务，随时掌握财产数量、规格、定价、用途、性能和使用时间等情况。

库存物品要适量，做到不积压浪费，又保证营业部门用量。

　3.定期（每月）清点库房存货，保持账物相符。

发放货物按期分部门核算汇总列表转账，每月与各级财务部门核对帐目，以保证帐帐相符。

　4.坚持各项手续，不合手续者不予办理。

主动发放定额物品，严格审批超定额物品，以免浪费。

　5.库房物品存放要分门别类，清洁整齐；

要防止积压损坏，防虫蛀鼠咬，霉烂变质，并要防火防盗。

　第十二条使用部门财产管理员（或兼职）职责

　1.负责管理本部门班组的财产、登记帐卡，每季度与负责财产的专职会计核对一次，发现差错及时纠正，保持上下的帐与卡相符。

　2.办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、归还、赔偿等手续。

及时登记帐卡掌握财产增减变化和使用完好等情况，及时提出维修和处理意见。

　3.妥善保管本部门班组的财产，外借财产要及时催还，以防丢失，损坏，财产物品一律不得给私人。

　第三节财产的请购、审批、验收、入库规定

　第十三条固定资产请购计划的编制

　财产专职会计要根据酒店的经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年（季、月）的请购计划，交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理班子讨论通过后列入年（季、月）度计划，经酒店集团报集团总部审批后，由酒店财务部具体安排执行。

没有列入计划者不准采购，临时追加计划要按规定报批。

　第十四条酒店之间可以通用的经营物资（如布草、一次性客用品及其它由酒店集团指定的品种），由仓库或相关部门提出请购单经采购部、酒店财务负责人和总经理批准后报酒店集团。

酒店集团统一采购调配，统一安排付款。

　第十五条采购

　1.酒店所有财产物资的采购一律统一由采购部按采购制度办理，使用单位不得自行购置。

　2.任何物品无购置计划或未经财务部同意采购的财产物资，库房应拒绝验收，财务部不予报销。

　3.若使用单位在品种规格上有特殊要求，可派人与采购部人员共同选购，或由使用单位自行采购，但必须由采购部办理入库报销领用等手续。

　4.采购员必须遵守国家政策、法令和财产管理制度，发票、支票妥善保管，不得丢失。

报帐要及时，一律不准跨月，要按酒店规定财产划分填写入库单，送库房管理员签收后，附在进货发票后一齐送至财务部报帐。

　5.采购备用金要经常核对，公私要分开，严禁套购，转卖，严禁挪用公款和代私人采购。

　6.要按使用单位的要求采购物品，并注意规格质量，以免造成积压和浪费。

　第十六条验收

　1.收货部接到采购员购进的财产和物资，要根据订单与原始发票进行验收、点数、检查规格、质量，验收合格后按本酒店的财产名称填制收货报告，签收后一联交供应单位，凭此向财务部结算。

　2.遇有下列情况，收货部可以拒绝验收，或报请上级处理

　2.1未按计划批准购进的或与合同不符者不验收；

　2.2购进的财产、物品与原始发票不符者不验收；

　2.3供应单位的发票未开抬头，发票无盖公章，抬头不符，字迹不清楚有涂改者不验收；

　2.4属于贵重物品和需要经过技术鉴定的物品，应与使用部门共同验收；

　2.5如属于物品先到而发票未到的，收货部可点清实物，开无发票收货单，一联交供应者，等发票到后到财务部办理结算。

　2.6遇有发票先到而物品未到时，不予办理验收手续，若外地托收无承付进货，由采购员报经理批准做预付款，待该物品到达后，补办验收手续并正式入帐冲预付款。

　第十七条审批

　1.基本建设工程、零星基建、改建扩建、建筑大修，固定资产更新和购置等，须经店务会议讨论后按规定制度审查报酒店集团批准，固定资产的调拨、变卖、报废、处理等须酒店财务负责人和总经理批准后按规定制度审批。

　2.低值易耗品和其它物品购置计划经店务会讨论且按规定制度批准后，列入当年财务收支计划内执行；

计划内零星购置及大批购置财产物品，按规定程序报批。

低值易耗品成批处理变卖，须报酒店集团审批。

　3.物料用品（消耗品）按班组领用时，须经部门经理与酒店财务负责人审批。

　4.物品丢失、霉坏、变质、盘亏等必须经有关部门查明原因，签署意见报酒店财务负责人和总经理审批方能作账务处理。

　第四节固定资产、低值易耗品及易耗物品的管理

　第十八条库房财产管理

　1.酒店购进的一切财产和物资，一律办理入库手续。

发放时列支有关部门的费用（大批分摊时，通过待摊费用科目逐月摊入费用）并作为在用财产处理。

凡属备用、多余及机动部分，应集中存放在库房保管。

　2.财务部的财产管理小组负责管理全酒店的财产。

各类财产按规定分类，并按品名、规格、数量、单价、在库和在用的地点，分别独立立帐，控制库房的进、销、存数量。

凭入库、领物、调拨单据等凭证及时查明原因，按规定审批手续办理调整帐卡，以保障帐物相符。

　第十九条部门班组财产管理

　1.各使用部门的在用财产应实行定额配备，部门经理负责，指定一人为部门财产保管员具体保管并做好登记帐卡工作。

　2.部门保管帐卡，要按财务部保管总账分类、编号，根据领取、调拨等单据及时登记。

部门经理要定期组织人员对部门财产进行核对，发现账物不符及时查明原因，按审批规定办理手续