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4.2.1.1二级类目设置
根据不同问题及事项设置二级类目
4.2.1.1.1行政合同:
行政管理类的相关合同。
4.2.1.1.2人力合同:
人力管理类(包括深足俱乐部员工、一线队球员、预备队球员、青训队球员)的相关合同。
4.2.1.1.3财务合同:
财务管理类(包括融资、肖像权等)相关合同。
4.2.1.1.4运营合同:
运营管理类(包括场地改造、球场租赁、草坪整改等)相关合同。
4.2.1.1.5商务合同:
商务管理类(包括球场广告投放、队歌制作、宣传片制作等)相关合同。
4.2.1.1.6竞赛合同
根据深足俱乐部一线队球员和预备队球员的球队运作设置:
球员和教练的合同,有关球队的人员转会合同;
根据合同签署的时间设立年月日,例如:
2017年1月22日,缩写为20170122;
根据合同签署顺序设立相关的编号,举例:
深足俱乐部于2017年1月22日签订了两份行政部门合同,则第一份合同编号为001,第二份合同编号为002。
4.2.1.1.8俱乐部合同的一级类目、二级类目、名称及代码详见《合同分类、编号规则、保管期限一览表》。
4.2.2合同编码
行政档案(XZ)、人力档案(RL)、财务档案(CW)、竞赛档案(JS)、运营档案(YY)、商务档案(SW)、青训(QX)
4.2.2.1二级类目编码
编号方法:
XX足球俱乐部缩写、一级类目代码、二级类目代码、年月日,用“-”连接。
举例说明:
ICBC-XZ-20170122-001
4.3档案收集
4.3.1档案管理员按《归档范围》(详见附件一)完成公司档案的收集工作。
4.3.2《归档范围》由公司各部门根据当前部门职能讨论产生,收集范围应包含但不限于本《归档范围》内容。
《归档范围》应由各部门于每年年底牵头梳理,以防因部门职能变化而遗漏重要档案。
4.4档案分类、编号
4.4.1档案分类:
4.4.1.1公司设置9个一级类目,并以两位阿拉伯数字作为一级类目代码。
分别为:
01行政管理;
02经营管理;
03球队档案;
04设备仪器;
05会计档案;
06人事档案;
07声像档案;
08实物档案;
09法律事务。
4.4.2二级类目设置
4.4.2.1文书档案:
行政管理类及经营管理类合称为文书档案。
根据不同问题及事项设置二级类目,如二级类目的设置不能将同一类型的文件分类清楚,再根据文件类型特点设置三级类目。
4.4.2.2球队档案(按年度-队别分类归档)
根据球队的球队运作设置二级类目:
球员和教练的档案,有关球队的准入、注册和转会资料,日常的竟训和伤病资料;
再根据梯队类别设置三级类目。
4.4.2.3俱乐部档案的二级类目、三级类目名称及代码详见附件《归档范围》。
4.4.3档案编号
4.4.3.1文书档案
文书档案档号由公司代号、一级类目代码、二级类目代码、三级类目代码、年度、件号组成,用“-”连接。
A38-01-01-03-2016-18
4.4.4球队档案
球队档案档号由公司代号、一级类目代码、二级类目代码、三级类目代码、年度、件号组成,用“-”连接。
A38-03-02-1-2016-18
4.5档案整理、组卷、著录
4.5.1档案整理
4.5.1.1归档的文件必须为原件,如因特殊情况,只能移交复印件的,需注明原因,归档文件要求字迹清楚工整,禁止使用圆珠笔、铅笔等书写材料,保证归档文件的整洁、完整、准确。
4.5.1.2各类文件材料一般归档一式一份。
利用频繁的文件材料归档一式两份或适当增加其归档份数。
4.5.1.3跨年度的会议材料,统一归在闭幕年度;
跨年度的案件材料统一归在结案年度;
跨年度的请示与批复,统一归在批复年度;
跨年度的计划归入开始年度;
跨年度的总结归入最后年度。
如:
2015年工作总结及2016年工作计划,文件形成日期是2016年1月份,应归入2016年度。
4.5.1.4归档文件以“件”为整理单位进行装订。
正本与定稿为一件;
正文与附件为一件;
转发文与被转发文为一件;
原件与复制件为一件;
来文与复文为一件;
文件处理单与文件为一件;
报表、名册、图册等每册(本)为一件。
4.5.1.4装订时,正本在前,定稿在后;
正文在前,附件在后;
原件在前,复制件在后;
转发文在前,被转发文在后;
复文在前,来文在后;
有文件处理单的文件,文件处理单在前,正文在后。
不同文字的文件,中文文本在前,外文文本在后。
4.5.1.5装订前去除订书钉、曲别针、大头针等易锈蚀的金属物。
文件装订以不锈钢钉装订为主,文件材料过厚时可选用线装、不锈钢夹装订。
4.5.1.6装订文件要力求整齐、结实、美观。
采用左侧装订的,应将文件左、下边对齐,采用左上角装订的,应将文件左、上边对齐。
4.5.2档案组卷
4.5.2.1归档文件应按件号顺序装入档案盒,并填写备考表、盒内文件目录、档案盒封面及盒脊项目。
由于传统立卷归档给档案借阅、查找带来不便,因此尽量采用盒装。
文件装入盒时应严格区分类别,按件号顺序装入盒内,一盒装满后再顺次装下一盒。
每卷单独编号,件号从“1”开始。
4.5.2.2填写备考表。
备考表置于盒内文件后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人和检查日期。
盒内文件情况说明:
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人:
负责整理归档文件的人员签名。
整理日期:
立卷完成的日期。
检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员签名。
检查日期:
检查的日期。
4.5.2.3填写盒内文件目录。
盒内设文件目录,是为了便于盒内文件材料的保管、利用和进出核查。
在项目设置、填写内容和要求上与《归档目录清单》完全一致。
4.5.2.4填写案卷封面。
文书档案的案卷封面无需填写。
工程档案的案卷封面填写档号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。
4.5.2.5填写盒脊。
文书档案的盒脊填写年度、保管期限、案卷号、起止件号。
工程档案的盒脊填写案卷题名、案卷号、起止件号。
盒脊样式详见附件四。
4.6.1档案著录
4.6.1.1实体档案整理完毕后,档案管理员应利用计算机建立电子档案目录清单。
按一级类目、二级类目、三级类目分别建立电子文件夹。
电子文件夹命名规则:
由类目代码及名称组成,如:
01行政管理。
一级类目点击进去后,即为二级类目,二级类目下设三级类目,以此类推,终极目录下存放EXCEL版本《归档目录清单》(详见附件二)。
4.6.1.2为便于检索利用,档案管理员可自行在《归档目录清单》中增加列数,如在“合同类归档目录清单”中增加“合同金额”,移交时隐藏此列打印。
4.6.2通用类《归档目录清单》中设置件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注。
4.6.2.1责任者:
文件的发文机关或署名者。
填写责任者项时一般应使用全称或通用简称;
联合发文时一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时加“等”字可适当省略。
4.6.2.2文件编号:
文件的发文字号或图纸的图号,没有文号的文件材料应空着不填。
4.6.2.3题名:
文件标题。
没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[]”号。
4.6.2.4日期:
文件的形成日期。
以8位阿拉伯数字标注,格式为“年-月-日”,如“2016-08-08”。
4.6.2.5页数:
每件归档文件的页数。
有字迹和图表的页面算作一页,空白页不算页数。
4.6.2.5备注:
注释文件需要说明的情况。
4.6.2.6《归档目录清单》用纸采用国际标准A4型,字体用四号字宋体。
4.6.2.7《归档目录清单》应按年度装订成册并编制封面。
封面设置年度、保管期限、机构等项目。
4.7保管期限
4.7.1按国家档案局第8号令发布的通知,文书档案和球队档案保管期限为永久、30年、10年。
4.7.2如文件确无原件而又具备存档价值的,该文件复印件仅列入短期期限保管范围。
4.8密级管理
按文件重要程度,将归档范围内的文件分为普通、秘密、机密三种。
秘密件为公司工商资料(营业执照、税务登记证为普通文件)、投资、法务审计文件。
机密件为上市文件。
其他可视为普通文件。
4.8.1档案移交、接收
4.8.2档案管理员接到集团档案归档通知,及时准备属归档范围的文件,按规定的移交时间移交。
4.8.3移交的档案必须严格按归档范围进行移交,不能遗漏,并按归档范围进行分类,依次排序填写目录清单。
4.8.4向集团移交档案时需打印《归档目录清单》一式两份(详见附件二),移交人及接收人签字确认。
档案所属部门负责人也需在此单上签字确认。
4.8.5移交光盘、照片等声像档案时,需注明时间、地点、人物、事由、整理人(或拍摄人)等关键因素。
移交实物档案时,也需根据情况做出说明。
4.8.6属归档范围的文件如未按归档范围或规定的移交时间移交,将给予部门负责人及部门职档案员通报批评。
4.8.7离职员工,必须办理档案移交手续后方可离职。
员工离职移交档案时,员工部门负责人应做好核查和监督工作,对离职员工未清理或未移交档案而造成俱乐部利益损失的,其部门负责人及直属上级主管承担全部责任。
4.9档案室配备、保管
4.9.1档案室设置
财务部、人力资源部根据需归档文件数量设置独立档案柜。
档案室大小由档案管理员根据跟部门需归档文件数量合理设置。
4.9.2档案室设备
4.9.2.1为节约俱乐部办公空间,建议使用手摇式移动密集架。
具体规格、型号根据档案室大小自行定制。
其他档案室设备由俱乐部合理购置。
4.9.2.2照片、光盘、母带等特殊载体的档案,购置照片档案盒、光盘档案盒按类别存放。
对于奖牌、奖杯、证书等实物档案,可购置实物档案柜存放或放在俱乐部会议室陈列。
4.9.3档案保管
4.9.3.1档案管理员应为档案室中的档案柜编制柜号,档案经整理移交后,各类别档案应分门别类放入相应档案柜。
档案柜内的档案排列按照案卷顺序从上至下,从左至右存放。
4.9.3.2档案管理员要做好档案的防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防蛀工作;
俱乐部档案室均需配备气体或干粉灭火器。
在条件允许的情况下,使室内温度在14℃—24℃之间,相对湿度在45%—60%之间,并做好每日测试记录。
4.9.3.3档案管理员应于每月末对档案室内各类别档案进行检查、清理、核对,做到帐物相符;
对破损档案及时进行修补和复制。
4.10档案借阅
4.10.1员
- 配套讲稿:
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- 足球俱乐部 档案 管理办法
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