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”这种主动提供的建议书在英文中称为unsolicitedproposal,其主旨大多在于改变现状或改善局面。
因为不是受命于人,自发性建议书的内容可有很大的自由度。
但这样的文章必须有很强的针对性。
首先要使对方意识到现存问题的严重性或某种需求的迫切性,然后拿出你的方案,提出建设性意见。
非主动提供的建议书(solicitedproposal)则指那些应对方要求而写的规划或方案,如投标书则属此列。
一般此类文书均属于正式文件。
收件人在审阅完建议书后往往必须做出明确答复,要么“肯定(接受、认可)”,要么“否定(否决、回绝)”。
你的目标是:
使对方无论从文本的外表还是内容本身都能很好体会到你作为文件呈递者所具备的高度责任感、求实敬业精神和良好的职业风范。
其次,你的说理必须充分,使对方完全了解他想知道的内容,并相信你有足够的把握兑现自己的承诺,这样才能说服对方给你开绿灯。
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PartIIHowtoWrite(如何书写)
针对自发性建议书,其行文大体可分为三个步骤:
√Problem揭示或认定问题所在
√Objectives提出目标方向
√Solution推出实施方案
更具体的布局体例可参见下列小标题:
√Problem问题
√ProposalSolution对策
√Schedule日程
√Cost/Budget支出/预算
√coordination协调
√Benefits效益
√Conclusion结束语
有时简短的建议书只需表述三个基本内容:
项目规划(Proposedaction)、人力配备(requiredpersonnel)和经费(fees)。
针对非自发性建议书(以其常见的项目投标书为例),其行文大体可分为四个步骤:
√Introduction导言
√Technicalandlegaldetails技术及法律程序详细资料
√Acceptancecriteria接受标准
√PersonnelandFacilities技术力量和设备条件
当涉及企业项目时,更具体的内容可能包括:
√Salesandproductionvolume生产和销售数量
√Marketinganddistribution市场销售
√RevenueTaxes营业税
√Marketpricesofproducts产品的市场定价
√Licensefees执照费用
√Start-upcosts启动成本
√Landandbuilding土地和建筑
√Costofsales销售成本
√Operatingexpenses运营费用
√Locallaborcost本地劳务费用
同商务报告的分类方法一样,商务建议书还可根据其正式程度划分为非正式建议书(InformalProposal)和正式建议书(FormalProposal)。
商务建议书其具体书写格式和商务报告完全相同,具体可参照上一章节中关于商务报告格式的介绍。
PartIIITipsonWriting(注意事项)
√建议书要以事实为根据撰写
√提出的建议要具体,操作性要强。
√对采纳建议能带来的好处既要写的乐观,也要防止吹嘘。
√非自发性建议书中的项目投标书,作为一种营运文件,用于一项任务开发之前,往往需
要附有预算表。
√建议书与可行性报告相比有共通之处,但“报告”可以列举多种方案,经比较各自的优
劣后再推出最佳方案,而在建议书中通常只提出一个方案。
PartIVUsefulWordsandPhrases(单词和短语)
A.Words(单词)
annually
benefit
bidder
concrete
convincing
diagram
disqualify
economize
elaborateadv.每年n.益处n.投标方adj.具体的adj.令人信服的n.图表v.取消资格v.节省v.
阐述
escalation
evaluate
exhibit
favorable
formula
hypothesis
impartial
inquiry
logical
negative
objective
offer
optimize
qualification
quotation
recommendation
regulation
statistics
teleconference
tenderee
zoningn.提价v.评估n.正表adj.有利的;
积极的n.公式n.假设adj.公正的n.询价adj.逻辑的adj.负面的adj.可观的v.发价v.优化n.资格n.报价n.推荐;
建议n.规章制度n.统计(数据)n.电话会议n.招标方n.
区域划分
B.Phrases(常用短语)
acceptancecriteria接受标准
bidopening开标
budgetforecasting预算
constructiveproposal建设性意见
cooperativeproject合作项目
costingpresentation成本核算
executivesummary建议大纲;
执行总结
formoftender投标书
generalcontactor总承包商
inviewof鉴于
invitationtotender招标
licensefees执照费用
letterofguarantee银行保证书
locallaborcost本地劳务费用
long-rangeplanning长期规划
operatingexpenses运营费用
primarysource原始资料
profitmargin利润率
returnoninvestment投资收益率
returnonassets资产收益率
revenueTaxes营业税
secondarysource第二手资料
serialnumber序列号
submissionoftender投标
termsofreference职权范围
winthebidding中标
PartVUsefulSentencesandParagraphs(常用语句和段落)
A.Sentences(语句)
a.Thisproposalrecommendsasolutionandprovidesbudgetandtimeschedulefigures.
本建议书特别提出一个解决方案,并提供预算和时间安排。
b.ThesuggestionisbasedontheresearchI’vedoneinthepastfewyears,andIbelieveitwillworkwell.
这个建议是我在前几年研究的基础上提出的,我相信会行得通。
c.Ihopeyouwilladoptthisproposal.
我希望你能采取这个建议。
d.Thefollowingcomparisonsandevaluationsformthebasisofmyrecommendations.
以下的比较和评估是我提出建议的依据。
e.WhatwethinkistoreducethewholesalepricesoastomaketheretailpriceacceptableinChina.
我认为应降低批发价格,这样才能使其零售价格被中国接受。
f.Ifweweretodothis,wemightreducethethreatoflossgoodmanagerial-levelstaff.如果我们做这件事,我们就会减少流失优秀管理人员的危机。
g.IrecommendthatwepurchasesacompanyinEastChinaratherthanestablishanewoneinWestChina.
我建议我们在中国东部收购一家现有的公司,而不必在西部地区新建。
h.Thisisanareathatneedstobeaddressedinthenearfuture.
这一领域需要在近期内予以关注。
i.Istronglyhopethatthenextyearwillpromiseabrighterprospectforourcompany.我衷心祝愿我们公司来年取得更加辉煌的成就。
B.Paragraphs(段落)
a.Asweagreedinourweeklystaffmeeting,ourcurrentfile-servingcomputerisdamagedbeyondrepairandmustbereplacedbytheendoftheweek.ThepurposeofthisdocumentistoproposethatNTRPC905wouldmakeapracticalreplacementforourin-housefileserver.
如我们在每周员工例会中提到的一样,我们现在的文件处理计算机已经损坏并无法修复了,所以必须在这周内替换。
写这篇材料的目的就是为了证明NTRPC905是我们替代原有室内文件处理器的经济之选。
b.Wealwaysagreedthatoneofthekeystooursuccessasanaccountingfirmhasbeenourabilitytocreatenewservicesrelatedtoemergingbusinesstrends.Inthiseraofmergersandacquisitions,weanticipateagrowingneedformanagementadvisoryandsupp
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