第七章行政公文Word文档格式.docx
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公文是“公务文书”的简称,有狭义和广义之分。
狭义的公文专指党的各级领导机关和国家行政机关在实施领导和行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。
这类狭义公文通常称为行政公文。
广义的公文泛指党政机关、社会团体、企事业单位用于处理公务又具有一定惯用体式的文字材料,它既包括狭义公文,也包括那些具有约定俗成的格式和行文规则的专用公务文书,也称其为准公文,例如外交护照、公报、司法诉状、判决书等。
本章着重介绍行政公文。
我国党政机关使用的行政公文,主要是根据2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文和1996年5月6日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种公文。
二、公文的作用
法定公文是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策,实施党政领导,发布行政法规和规定,指导和商洽工作,请示和答复问题以及沟通情况的重要工具。
它具有多方面的作用:
(1)法规作用
(2)指挥作用
(3)沟通商洽作用
(4)宣传教育作用
(5)凭证依据作用
第二节公文的种类和特点
一、公文的种类
公文的种类由国家统一规定。
国家根据行政机关公文的使用情况曾几次对公文的种类加以调整。
2000年修订的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文是命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
按照公文的行文规则即公文的运行原则,行文要准确,少而精,注重效能,机关之间行文方向有三种情况,即上行、下行和平行。
下级机关向其上级机关行文为上行文,上级机关向其下级机关行文为下行文,平级机关之间或不相隶属机关之间行文为平行文。
二、公文的特点
公文是一种书面材料,它以自己独特的、鲜明的特点明显地区别于其他形式的书面语言。
(1)有很强的思想性、政策性、针对性
(2)有法定的权威性和行政的约束力
(3)有特定的程式性和严格的使用范围
(4)有很强的时效性
(5)有特定的作者和读者。
第三节公文的格式和写作要求
一、公文的格式
撰写与印制公文必须遵循它的特定格式要求,才能保证公文的统一性和科学性,便于文书处理,提高工作效率。
公文的格式包含两个方面内容:
一是用纸与印装格式;
二是行文格式。
(一)用纸与印装格式
公文用纸有一定的规格,这是由《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家机关公文格式》等文件所确定的,即一般为16开型(长270mm,宽195mm),或国际标准A4型(长297mm,宽210mm)。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
文字从左至右横写、横排,少数民族文字按其习惯书写、排版。
公文一律左侧装订,不得任意更改。
(二)行文格式由三部分组成,即文头部分、主体部分和文尾部分。
1.文头部分由文件名称、发文字号、文件编号、秘密等级、紧急程度、签发人姓名、间隔横线等项目组成。
(1)文件名称
(2)发文字号即发文机关在年度内发文的顺序。
由机关代字、发文年号和发文顺序号组成,位于文件名称正下方。
联合行文发文,只标明主办机关的发文字号。
(3)文件编号即一份文件在该文件印数中的次序号(简称份号),位于文件名称左上角。
(4)秘密等级
(5)紧急程度
(6)签发人姓名
(7)间隔横线
2.主体部分由标题、主送机关、正文、附件、落款、成文时间、印章等项目组成。
(1)标题标题应准确简要地概括公文的主要内容。
一般由发文机关、事由和文种组成,也可由发文机关加文种,或事由加文种组成。
“事由”部分应用介词“关于”与“事由”组成介词结构表述。
文件标题位于间隔横线下一定距离(一般是两行或三行)的正中央,字体大于正文,小于文件名称。
标题中除批转法规性文件加书名号,转发文件加原发文字号时可用方括号外,一般不用标点符号。
(2)主送机关即收受、办理公文的机关(单位),是行文的主要对象。
位于标题下行,左侧顶格书写。
主送机关数量视行文方向和公文内容而定,凡上行文一般是一个主送机关(单位),下行文则根据需要而定,或一个,或多个,“批复”一般为一个。
(3)正文属于文件的核心,是公文的主体,用来表达公文的具体内容。
正文应当灵活多样,每一件公文都有自己的内容构成环节,每一件公文都有不同于其他公文的内容,但一般说也有共同的稳定环节和结构格式。
开头往往是叙事和说理,或介绍情况,或提出问题,或交代根据,或说明原因,或表达目的,总之,要阐述为什么制发这件公文。
中间部分要明确事项,提出主张,即说明做什么、怎么做的要求。
这部分往往要分条列项或分部分按照逻辑关系表述。
结尾部分一般是提出希望,表达要求。
正文位于主送机关(单位)下方,每项第一行空两格书写。
(4)附件(5)落款(6)成文日期(7)印章
3.文尾部分一般包括发文范围、附注、主题词、抄报(送)机关、印制版记等项。
各部分项目不是每件公文都必须具备的,但是需要一定的项目时必须按格式书写、打印,不能别出心裁,随意而发,这是公文与其他文章的显著不同之处,也是公文合法性、有效性的标志。
公文格式见表1-1示例。
表1-1
份号:
0000001机密★一年
特急
×
文件
〔2004〕×
号签发人:
关于×
的通知
:
。
附件:
1.×
2.×
(共二件)
(盖章)
二○○五年×
月×
日
主题词:
×
抄送:
,×
2005年×
日印发
印制份数:
份
二、公文的写作要求
(一)符合党和国家的方针、政策
(二)实事求是,切合实际
(三)精通业务,具备多种知识
(四)要符合保密要求
第四节几种常用公文的写作
本节要介绍的常用公文是决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
这些文种在工作实践中应用广泛,使用频率较高,因此,我们要着重掌握它们的写作方法。
需要注意:
在介绍几种常见公文时,均附有例文,为突出写作方法介绍,减少书面篇幅,多数例文仅示出其主体部分,对文头、文尾部分则予简略。
一、决定
决定,是党政机关、社会团体、企事业单位对重要事项或重大行动做出安排的一种常用公文文种。
决定是一种下行的指令性文件,具有权威性、规范性、约束性等特点。
根据内容和性质的不同,决定主要分为以下两大类:
一类是对重要事项做出处理与安排的决定,包括事宜性决定、法规性决定、审批性决定、表彰性决定、惩罚性决定等;
另一类是对重大行动做出具体安排与部署的决定,包括对事关大局的部署决定、机构设置、人事安排的决定等。
决定的正文一般包括三个层次的内容:
决定的缘由、决定的内容、决定的执行要求。
有的决定只有前两项而没有“执行要求”,这要根据具体情况而定。
开头部分,有时以“导言”的形式出现,行文要简明扼要,把制发该决定的原因、目的、依据讲充分。
接着,主要阐明决定事项的具体内容,这是全文的主体部分。
要力求精炼,对涉及问题较多的决定,可采用条列式进行阐述。
对有必要提出“执行要求”的决定,在结尾部分要有针对性地提出希望和要求,用语要简洁,具有说服力。
例文1-1
违反劳动纪律的处分决定
,男,现年30岁,机加工车间原汽车装卸队工人。
该同志自入厂以来,屡次违犯劳动纪律,曾多次发生殴打事件,谩骂领导干部,辱骂老工人。
特别是今年×
日,伙同×
(已收审)、×
(已记大过)等3人两次殴打×
,扰乱社会治安,影响极坏。
为了维护厂规厂法,加强劳动纪律,经分厂厂务会议讨论通过,报请×
厂批准,决定给予×
开除厂籍留厂察看一年的处分。
察看期间只发给生活费,每月×
元。
市×
厂×
分厂(公章)
二00五年×
日
例文1-2
中共中央国务院中央军委
关于授予杨利伟同志“航天英雄”荣誉称号
并颁发“航天功勋奖章”的决定
2003年10月15日,我国自行研制的“神舟”五号载人飞船成功发射,将我国航天员杨利伟同志送入太空,并于16日安全返回地面。
我国首次载人航天飞行获得了圆满成功,实现了中华民族飞天梦想。
这是中国人民在攀登世界科技高峰征程上完成的又一个伟大壮举,是我国航天发展史上耸立的又一座里程碑。
这一令世界瞩目的辉煌成就,充分显示了中华民族的非凡智慧和伟大创造力,对于推动我国科学技术事业的发展,增强我国的经济实力、科技实力、国防实力和民族凝聚力,激励全党、全军和全国人民为全面建设小康社会而团结奋斗,都具有重大的现实意义和深远的历史意义。
首次载人航天飞行的圆满成功,凝结着所有参加工程研制、建设和试验的科学家、工程技术人员和航天员的心血和汗水。
杨利伟同志作为执行我国首次载人航天飞行任务的航天员,不畏艰险,敢为人先,创造了彪炳史册的功绩,为祖国、为人民、为民族赢得了巨大荣誉。
为表彰杨利伟同志为我国航天事业作出的突出贡献,中共中央、国务院、中央党委决定,授予杨利伟同志“航天英雄”荣誉称号,并颁发“航天功勋奖章”。
杨利伟同志是航天科技战线的杰出代表,是自觉实践“三个代表”重要思想的模范。
全党、全军和全国人民都要学习他忠于党、忠于祖国、忠于人民的高尚品德,学习他敢于面对挑战、敢于夺取胜利的革命斗志,学习他英勇无畏、坚毅果敢的进取精神。
让我们在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下,高举邓小平理论伟大旗帜,全面贯彻“三个代表”重要思想,大力弘扬“两弹一星”精神和载人航天精神,自强不息,团结协作,开拓创新,不懈进取,为全面建设小康社会、实现中华民族伟大复兴作出新的更大的贡献!
中共中央国务院
二○○三年十一月七日
二、公告
公告是国家权力机关、行政机关向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的一种公务文告。
公告具有以下几个特点:
(1)公告范围的广泛性公告是需要向国内外予以公布的文告,有的要求世界各国周知,公布范围最为广泛。
(2)郑重宣告的庄重性、严肃性公告多代表党、国家或其领导人,以及各级领导机关向国内外郑重宣布重大事项或者表明态度,要求引起国内外的广泛关注和重视,因此,行文郑重,态度严肃。
(3)法定作者的限定性公告一般以党、国家与各级领导机关的名义发布。
一般基层单位不宜运用公告的形式公布事项。
公告一般不写主送对象,而是全体周知。
正文先写公告依据,然后用一承启性用语转入公告事项部分。
用于发布消息、宣布重要事项的公告一般不写根据,而是一开头就直叙事实,交代事项。
公告要写明时间、地点和将要进行或发生的重大事项,或者由某权力机构或领导人作出什么重大决定等内容。
公告的结语可以用“特此公告”、“现予公告”等结束语结束全文。
结语有时也可以不写。
写作公告必须行文郑重,用语规范,事项应明确具体,文字应简明易懂。
例文1-3
中华人民共和国建设部
关于公布第一批复审合格的一级资质物业管理企业名单的公告
第195号
根据《建设部关于印发〈物业管理企业资质管理试行办法〉的通知》(建住房〔1999〕261号)和《关于做好第一批物业管理资质复审工作的通知》(建住房物函〔2003〕039号)的要求,我部委托中国物业管理协会组织对第一批一级资质
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