职业技术学院公文处理实施办法试行WORD12页Word文档格式.docx
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(三)通告:
适用于在学院一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(四)通知:
适用于发布规章;
批转职能部门的公文;
转发上级机关和不相隶属机关的公文;
传达要求职能部门办理、周知或者共同执行的事项;
公布职能部门内设机构;
任免干部等。
(五)通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(六)报告:
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(七)请示:
适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复:
适用于答复各部门请示事项。
(九)意见:
适用于对重要问题提出见解或处理办法。
(十)函:
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
(十一)会议纪要:
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越
级请示和报告。
因特殊情况,必须越级请示时,应同时抄送被越过的上级机关。
第十条学院办公室根据院党委和院行政授权,可以向院属各单位行文。
各部门下发调研性质的公文,应事先通报主管领导。
第十一条“请示”,应当一文一事。
呈送程序为:
发出请示的单位将请示公文直接送学院办公室,学院办公室根据请示的内容呈送有关领导阅示。
需要数位领导批示的公文只送一份,由学院办公室协调处理。
“报告”不得夹带请示事项。
公文标题不得用“请示报告”字样。
第三章公文格式
第十二条公文一般由文件版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、署名、成文时间、印章、主题词、抄送机关和印制版记等部分组成。
(一)版头
由郑州铁路职业技术学院党政工团加“文件”或者加括号标明文种组成。
联合发文,版头可以用主办机关名称,也可以并用联署机关名称。
版头使用红色小标宋字体,字号以醒目美观为原则。
(二)密级
如系秘密公文用小3号黑体字,在首页发文机关名称左上方顶格标注“绝密”、“机密”或“秘密”字样;
“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号。
(三)发文字号
由机关代字、年份、序号组成。
版头下空2行,与红色反线间不空行,用小3号仿宋字体,居中排布;
年份、序号用阿拉伯数码标识;
年标应标全称,用六角括号“〔〕”括入;
序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
郑州铁路职业技术学院的发文字号编法原则:
学院一级为:
郑铁学院+代字号。
全院各类代字号规范如下:
学院党政组织的发文序号每年排列一次,按签发顺序分别统一编号。
以学院名义行文,由学院办公室统一编号;
工会、团委参照党政发文序号自行编号。
1.学院的规范代字号:
学院党委——郑铁学院党,学院行政——郑铁学院,学院纪委——郑铁学院纪,学院工会——郑铁学院工,学院团委——郑铁学院团。
2.院属各单位的规范代字号:
学院办公室——办,人事处——人,教务处——教,学生处——学。
其它各单位如需全院性发文,统一使用郑铁学院字号。
院属各单位的文件编号统一到学院行政编号的顺序中。
人事处退休通知等文件编号由各部门自行编号。
会议通知类文件统一使用“郑州铁路职业技术学院办公室”的文件版头。
例如:
学院办公室发文,即为:
郑铁学院办〔2007〕1号。
(四)签发人
上报的公文应当注明会签人、签发人姓名。
签发人姓名用小3号楷体字。
其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(五)公文标题
应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
标题位于红色反线下空2行,用小2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;
回行时,要注意词义完整,排列对称,间距恰当。
(六)主送机关
公文的主要受理机关。
应当使用全称或者规范化简称,距标题下空1行,用小3号仿宋体字左侧顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。
学院党委(含纪委)发文一律使用“各党总支”;
学院行政发文使用“院属各单位”;
党政联合发文时,排列顺序为“各党总支、院属各单位”。
(七)正文
公文的主体。
距主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
正文用小3号仿宋体字,行间距设置为4mm或单倍行距。
(八)附件
公文如有附件,应当在成文日期之前,正文之后下空一行左空2字用小3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件1:
“×
×
”);
附件名称后不加标点符号。
附件应与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。
(九)署名 单独制发的公文,不签发行文单位名称,只标识成文时间。
联合行文时应标注全称或规范化简称。
署名同正文用小3号仿宋体字。
(十)成文时间
以领导人签发的日期为准;
联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准;
会议通过的事项,以通过日期为准。
成文时间位于正文右下方40mm,右空4字,用汉字将年、月、日标全;
“零”写为“○”。
成文时间应写公元纪年全称。
字体同正文用小3号仿宋体字。
(十一)印章 我院向外发出的公文均应加盖郑州铁路职业技术学院公章。
向院内发送的“郑州铁路职业技术学院文件”,一般不加盖公章。
会议纪要、请柬等不加盖印章。
印章应上距正文2mm--4mm,端正、居中,印章中心线压在成文时间上“骑年压月”。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取
调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与公文同处一面,不
得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(十二)主题词
学院发公文应当标注主题词。
上报的公文,应当按照上级机关的要求标注主题词。
一份文件主题词的标注最多不超过5个词,应先标类别词,再标类属词;
在标注类属词时,应先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词;
类别词可作类属词用,类属词可搭配使用。
主题词位于抄送机关上方,用小3号黑体字,居左顶格标注,后标全角冒号,词目用小3号小标宋体字,词目之间空1字。
(十三)抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
抄送机关位于主题词下方分割横线以下;
左空1字用小3号仿宋体字标识“抄送”,后加全角冒号;
抄送机关需回行时与冒号后的抄送机关对齐;
最后一个抄送机关后标句号。
(十四)印制版记
由印发机关名称和印制日期组成。
位于抄送栏下方分割横线以下。
用3号仿宋体字,印发机关名称左空1字。
印发时间以公文付印日期为准,用阿拉伯数码标识。
第十三条公文用纸一般采用国际标准A4型纸(210mm×
297mm),左侧装订。
学院发公文格式纸共分三种:
(一)以学院党委名义、以党委和行政联合名义发出的公文一律使用“中共郑州铁路职业技术学院委员会文件”格式纸。
(二)以学院行政名义向上级单位呈送的请示、报告使用“郑州铁路职业技术学院文件”格式纸。
版头位于首页公文二分之一处。
(三)以学院行政名义向院内发布的决定、通告、通知等,
使用“郑州铁路职业技术学院文件”格式纸。
版头位于首页公文的上端。
第十四条院发公文排版规格是:
(一)版面尺寸
公文用纸的版芯距四周的距离(上、下、左、右)均设置为30mm。
(二)文字从左至右横写、横排。
(三)页码用4号半角阿拉伯数字标识,置于版芯下边缘之下一行居中,页码距底边设置为15mm,页码高设置为10mm。
第十五条单位名称、日期、数字、引文、简称的规定。
(一)单位名称
正文中所涉及的单位名称应当用全称。
(二)日期
除成文日期外,公文中年月日一律用阿拉伯数字;
年要用全称,不能简称,如1999年不能写成99年。
(三)数字
公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数等必须使用汉字外,应当使用小3号半角阿拉伯数字。
(四)公文中的结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(五)引文要求
引用公文要先引公文的标题,后引发文字号。
不能只引发文字号。
(六)简称
公文中使用非规范化简称时,应当先用全称并注明简称。
第四章发文办理
第十六条发文办理指以学院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、登记、复核、誊印、用印、分发、归档等程序。
第十七条草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出新的
政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,用词规范,文字精练,标点准确,篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。
引用外文应当注明中文含义,日期应当写明具体的年、月、日。
(四)使用国家法定计量单位。
(五)文内使用国际组织外文名称或缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(六)主办部门拟制公文时,对涉及其他职能部门职权范围内的事项,应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。
第十八条公文送有关负责人签发前,应当由学院办公室行政科进行审核,办公室主任签署审核意见。
审核的重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第十九条以院党委、郑州铁路职业技术学院名义发出的公文,应由学院办公室呈送有关领导签发。
业务性的专项问题,由主管该项工作的院领导签发;
综合性的、重大问题,应先经党委会、院长办公会集体讨论决定,由院党委书记或院长签发。
属于日常工作例行性的问题,经主管领导同意后可由学院办公室负责人根据授权签发。
第二十条在院领导签发后,学院办公室首先进行复核,复核的重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
第二十一条登记
领导签发后,由学院办公室办理发文登记。
登记包括:
发文字号、公文标题、主送机关、承办处室、签
发人、签发日期等。
第二十二条印发由学院办公室确定文件的用纸格式、发文字号和打印份数;
主办部门承办人负责公文样稿校对、印刷。
对需要上报的公文,持公文正式件到学院办公室盖章,并负责呈送有关单位。
学院公文经打印和校对修改,要求文字准确率100%,编排美观,印刷字迹清晰,装订整齐。
公文发出后,发现错误,应当及时追回更正。
第五章收文办理
第二十三条
收文办理指学院办公室对收到的公文的办理过程,包括登记、审核、传阅、分送、拟办、批办、承办、催办、办复和归档等程序。
第二十四条
登记收到上级机关或院外其他部门下发或交办的公文,由学院办公室登记并填写“郑州铁路职业技术学院收文处理单”,学院办公室主任提出拟办意见。
需要送领导阅批的传真件、普通电报,应当复制后办理。
登
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