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《会计法》只是总纲领,其他法规制度才是具体要求的内容。
第二节
会计核算软件的要求
内容记忆导图
一、基本要求
九大基本要求,概括会计核算软件的各个方面。
(一)软件符合法规,数据合法完整准确,提高效率。
会计核算软件的基本前提规范。
(二)划分会计期间。
会计的基本概念框架要求,会计核算软件必须满足。
(三)中文输入输出。
输入、显示、打印是应满足语言要求。
中、英文,少数民族语言。
(四)设置岗位权限。
设置电算化岗位,设置操作权限。
(五)符合国家接口标准。
GB/T19581—2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准,会计软件的数据接口要求。
满足会计数据的交流需求,如审计、税务等。
(六)使用安全。
安全设计,不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出。
(七)数据安全。
数据的备份、恢复机制。
(八)升级改造规程。
修改、升级、改变等情况,应按手续、规程进行。
(九)软件服务。
使用培训、使用维护、故障清除、版本升级。
二、会计数据输入功能的基本要求
(一)总体原则
一是保证会计数据输入的完整、准确;
二是保数据输入的方便、快捷,提高工作效率。
(二)初始数据输入要求
1.输入期初数据及有关资料
科目体系、期初科目账余额,并达到期初账目平衡。
2.输入期初未达账项
银行帐、往来帐,以便继续对账。
3.选择会计核算方法
成本、费用计提方法等,系统应预置多种方法供用户选择。
4.定义自动转账凭证
税金结转凭证、计提费用凭证、期末损益结转等。
5.设置用户
按岗位设置用户权限,保证系统的安全使用及人员岗位分工要求。
(三)记账凭证输入的基本要求
1.必须有记账凭证输入功能
(1)内容包括凭证日期、编号、摘要、会计科目及编码、借贷金额等。
(2)形式包括手工屏幕输入记账凭证和软件自动生成的凭证。
2.对记账凭证的控制要求——准确性控制
(1)编号不重复
网络系统应有效控制并发输入。
(2)科目提示
科目编码、名称,逐级帮助提示,选择输入。
(3)借贷平衡
拒绝保存不平衡的,或没有借贷金额的记账凭证。
(4)有借有贷
有借必有贷,拒绝单方向凭证。
(5)收、付、转凭证科目控制
收款、付款、转账凭证的现金、银行存款科目分录控制。
(6)凭证审核
手工输入及计算机生成凭证,都必须经审核才能记账。
(7)权限控制
制单、审核权限。
审核人不能是凭证的制单人。
会计电算化基本要求
(二)
(四)原始凭证输入的基本要求
1.理解:
凭原始凭证制作记账凭证。
凭原始凭证是电算化系统的最初数据。
2.两种方式:
(1)同时输入原始凭证
在输入记账凭证时同时输入原始凭证;
要保证数据一致。
(2)原始凭证生成记账凭证
设计制作原始凭证功能,由原始凭证数据生成记账凭证;
系统自动传递数据,只要原始凭证制作准确,记账凭证就正确。
三、会计数据输出功能的基本要求
(一)屏幕查询输出功能要求
1.科目账查询
(1)按科目体系查询账目发生额、期末余额、明细记账情况。
(2)要求能灵活地设置各种查询条件,迅速查询结果。
并可按需要的形式显示输出。
2.凭证查询
记账凭证、原始凭证。
可与账目联查。
3.总账和明细账查询
各期的标准账本、账目的汇总结果。
4.往来项目的结算查询
银行对账余额调节表、客户往来核销情况;
查询结算结果及明细构成。
5.会计报表查询
满足标准的格式要求,还可自定义输出形式、金额单位等。
(二)打印输出要求
1.按要求打印凭证、账、报表。
按制度要求的格式打印档案资料。
2.总账可用“总分类账户本期发生额、余额对照表”替换。
“总分类账户本期发生额、余额对照表”是简化的、综合的“总账汇总表”。
3.可简化格式
打印整齐,不必考虑手工登录的格式限制,如数位分割线可取消,用千位分隔符替代。
4.少量业务的账户满页打印
不同科目的明细账打印到一个账页。
可按要求随时查询,因而不必每个账户一个帐页。
既满足会计档案资料备份及交流要求,又适应计算机特点简化打印。
四、会计数据处理功能的基本要求
(一)记账功能
按会计核算要求准确记账;
由计算机自动完成,拒绝任何手工计算;
软件系统设计严格的记账规范,保证数据的准确。
(二)银行对账
输入银行对账单、对账、输出余额调节表;
在适当的人工辅助下生成银行存款余额调节表。
(三)结账
会计期末自动结账。
包括月末结账和年末结账;
确认本会计期结束,启动下一会计期。
(四)编制报表
按制度要求,自动制作各类会计报表。
数据自动从账目提取包括定义会计报表和自动制表。
(五)数据安全保密
存储安全:
数据库技术,加密存储;
访问安全:
权限控制;
备份、修复:
设计备份、恢复功能。
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会计电算化基本要求(三)
第三节
会计电算化的岗位及权限设置基本要求
一、岗位划分及职责
1.划分原则:
简化手工会计记账、登账功能岗位,强化控制、维护岗位。
2.电算化的岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
(1)基本会计岗位:
会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理。
(2)电算化会计岗位:
直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件系统的岗位。
电算化岗位划分
3.岗位的相容性
软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位;
不能审核自己输入的数据。
4.岗位权限
各岗位应设置操作权限,系统自动控制;
设置人是电算化主管;
其包括操作员、角色、权限等。
二、中小企业实行会计电算化的岗位设置
(一)可适当合并岗位,设置必要岗位,并可兼职
(二)必须符合相容性要求
(三)至少设置两个岗位
第四节
计算机替代手工记账基本要求
一、替代手工记账的任务和条件
(一)任务
提供必备的条件:
完成历史数据及相关资料的整理;
计算机与手工并行;
脱离手工帐。
(二)条件
1.物力:
配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。
软件要满足规范,满足核算需求;
硬件要满足软件运行要求,满足扩展需求。
2.人力:
配备了相应的会计电算化工作人员。
兼具会计知识和计算机操作知识,达到相关电算化岗位要求标准。
3.制度保障:
建立了严格的内部管理制度。
包括会计电算化系统安全运行的各项制度。
二、替代手工记账的过程
(一)“规范”对过程的要求
主要是《会计电算化工作规范》对并行期的要求
1.具备条件的企业,应尽快采用计算机替代手工记账。
并行期三至六个月。
2.并行阶段合理安排,缓解工作强度。
3.可用打印凭证替换手工凭证。
可省略手抄凭证,但要登录两套账,验证一致性。
(二)替代手工记账的具体过程
1.整理手工会计业务数据
(1)重新核对各类凭证和账簿,做到账证、账账、账实相符;
(2)整理各账户余额;
(3)清理往来账户和银行账户。
2.建立会计账户体系并确定编码—科目体系设置
(1)符合财政部和有关管理部门的规定。
(2)满足本单位会计核算与管理的要求。
(3)满足会计报表的要求,凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的,必须设立相应科目。
(4)保持体系完整,不能只有下级科目而没有上级科目。
(5)保持相对稳定。
(6)要考虑与核算模块的衔接,凡是与其他核算模块有关的科目,在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目。
指各模块的主要“受控科目”。
但不能绝对。
3.规范各类账证表格式和会计核算方法与过程
(1)会计核算程序的规范化;
(2)科目编码规范化;
(3)凭证和账簿的规范化;
(4)成本核算方法的规范化。
4.会计核算软件初始化(期初信息、数据输入)
(1)建账、启用套帐,设置用户;
(2)设置各类参数,输入各类基础档案;
(3)建立科目体系;
(4)输入各账目期初余额。
5.计算机与手工并行
(1)检验各种核算方法;
(2)检查会计科目体系的有效性;
(3)考查操作准确性;
(4)纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误。
会计电算化基本要求(四)
第五节
会计电算化档案管理基本要求
一、会计电算化档案特点及管理总体要求
(一)特点
具有一般会计档案的共性,又具有电子技术特点。
1.更广范围的档案存储。
纸质资料、电子数据、核算软件本身
2.档案调用依托于一定的计算机环境。
电子数据需要计算机读取。
3.对档案的安全性、保密性、完整性要求更高。
对电子存储文档,篡改、复制更容易。
(二)总体要求
《会计档案管理办法》的基本要求:
1.一般要求:
应当保存打印出的纸质会计档案;
2.磁性介质保存档案:
由国务院统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
二、保存打印出的纸质会计档案
(一)内容
原始凭证、记账凭证、账本、报表等。
(二)要求
1.现金、银行存款日记账:
每天打印,日清月结;
2.明细账:
每年打印,或需要时打印;
3.总分类账:
用“总分类科目余额、发生额对照表”替代每月打印;
4.会计报表:
每月打印。
如果单位需要季报、年报,按季、年打印。
打印的文档应具有法律效力,应签章、签字确认。
三、系统开发资料和会计软件系统应视同会计档案保管
要求
1.通用会计软件:
使用的软件、说明书、软件包的其他资料;
2.专用会计软件:
开发设计过程的所有资料、使用的软件。
如果升级、改造,还应保存不同版本的软件资料。
四、电算化档案管理制度
1.存档的手续
规定各种存档资料的审批手续,例如打印资料的签章确认。
2.安全保密措施
纸质档案:
防火、防潮、防泄密等;
电子数据:
防磁、放热、防拷贝、防篡改等。
3.档案管理员的岗位责任制度
确保岗位人员按规范执行相关工作。
4.档案分类管理办法
按电算化特点分类管理。
机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案。
打印档案的分卷、分册、分页,电子数据的磁盘卷标、介质安排等。
6.档案使用的各种审批手续
查阅、借用的审批、使用流程。
防丢失、泄密。
7.各类文档的保管期限及销毁手续
(1)保管期
按《会计档案管理办法》规定,同传统手
工会计档案。
三年、五年、15、25、永久等。
会计核算软件:
截止至该软件停止使用或有重大变革之后的五年。
(2)销毁手续
手续:
报批、记录、签字确认、监销、监销确认。
不得销毁:
按规定期满,但仍不能销毁。
债务未清的原始凭证;
在建项目的会计档案。
五、会计电算化档案安全和保密措施
手工会计相同的常规措施,与针对电子存储的特定措施结合使用。
具体措施要求:
1.防护措施:
防磁、防火、防热、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防
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