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印章管理制度
1总则
1.1总则
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理关系到公司正常经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展,为保证公司的合法权益不受损害,杜绝失误发生,特制定本制度。
1.2.印章管理的原则
1.2.1.安全性原则:
印章由工作认真、责任心强的专人保管,专人专柜,防止被滥用或盗用,以确保印章安全。
1.2.2.严肃性原则:
严格办事程序,杜绝违纪印、人情印的状况发生。
1.2.3.规范性原则:
涉及印章管理每一个环节必须规范有序。
2.1行政部全面负责公司总部印章的管理。
2.1.1公司行政章、合同专用章由行政部负责管理;
2.1.2财务专用章、公司法人代表章由财务部负责管理;
2.1.3项目部行政章、工程专用章及销售专用章,均由项目总经理负责管理。
2.2公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表:
序号
印章名称
使用范围
保管部门
使用审批人
备注
1
公章
合同专用章
法人私章
1.公司对外所有正式文件,对内通知等正式行文;
2.公司各类合同等
行政部
部门经理→
行政经理→
行政分管副总
财务合同需
总经理核准
2
财务专用章
法人代表章
公司正式财务文件、报告、证明、票据等
财务部
财务部经理→
财务分管副总
由财务部经理审批
3
项目章
工程专用章
销售专用章
公司各部门业务办理、工作联系单等
各部门
负责人
各部门负责人→项目分管副总
2.3审批权限
2.3.1公司总部行政印章和合同专用章必须经过部门经理和行政经理审核,分管副总审批,方可使用;
公司各项目行政印章和合同专用章由各项目主管副总根据相应权限划分审批;
2.3.2公司财务专用章必须经过财务部经理审核、财务分管副总审批,方可使用;
2.3.3公司各项目印章,由各项目负责人批准,方可使用。
项目负责人出差或休假,由其直接领导批准。
2.4各级公章必须实行专人保管,负责人出差或休假,印章交其直接领导保管。
公章保管人员名单上报行政部备案。
2.5印章必须存放在牢固的抽屉或箱柜内并加锁,保管人不得委托他人代为盖章。
3.1公司印章的刻制
3.1.1公司印章的刻制均须由公司各用章需求部门书面提出申请,报公司行政经理审核,行政分管副总、总经理审批后,由行政部统一刻制,申请部门办理领用手续,留存印样。
(见附件1)
3.1.2法人个人名章、行政章、财务章、合同章,由行政部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续,印章的形体、规格按国家有关规定执行。
3.1.3公司各部门的专用章,由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。
3.1.4未经公司总经理审批,任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。
3.2公司印章的启用
3.2.1新印章要做好戳记,并统一在行政部留样保存,以便备查。
3.2.2新印章启用前应由行政部做好启用印章相关信息,注明启用日期、发放单位和使用范围。
4.1公司分管副总、总经理的职责
负责行政章的刻制、启用、使用、停用及销毁的审批工作。
4.2行政经理的职责
负责其授权范围内的印章使用审批工作。
4.3各部门负责人的职责
负责各部门专用章的审批工作。
4.4印章保管员的职责
4.4.1负责印章使用的审核工作。
印章保管员必须严格按程序办事,防止印章被滥用、混用、代用或盗用;
4.4.2印章保管员必须保管好印章,防止印章丢失和被盗,如发生丢失、被盗,必须立即报告总经理并采取补救措施;
4.4.3印章保管员在外出时,必须请示行政经理(项目章由项目负责人决定),及时安排代管人员代管,以免贻误工作;
4.4.4公司职员需外借使用公章时,印章管理员应询问相关部门是否有印章使用要求,并协调好各方面关系。
4.4.5违反公司印章管理制度规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
4.5外借印章使用人的职责
4.5.1外借印章使用人必须严格按程序办事,防止印章被滥用、混用、代用或盗用;
4.5.2外借印章使用人必须保管好印章,防止印章丢失和被盗,如发生丢失、被盗,必须立即报告行政经理并采取补救措施;
4.5.3外借印章使用人在外办理业务时,必须根据公司制度及流程办理相应的手续;
4.5.4外借印章使用人需外带使用公章时,应询问行政部印章管理员是否有印章使用要求,并等印章管理员协调好各方面关系后,方可外借。
5.1用印登记:
公司和各项目均须设立印章使用登记册,登记册上必须注明用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数;
登记册应由印章管理员妥善保管,以备查核;
5.2用印程序:
用印人登记→用印人签字→用印部门领导签字→行政经理审核→分管副总审批→监印人签字→用印;
其中,在征得总经理同意后,监印人于用印人可以相同。
项目用印参照执行;
5.3印章的使用要求
5.3.1印章保管员应认真审阅用印内容,严格按照授权范围使用,不得盲目盖章;
严禁在空白合同、空白纸张、空白委托书、空白证明上加盖公章;
对于不宜用印的,应询问分管领导;
对于不符合手续的,应予以拒绝;
5.3.2用印要齐盖在发文机关和日期上,一般要齐年盖月,所盖印章清晰并与发文机关一致;
若合同有多页加盖印章同时应注意要加盖骑缝章。
5.3.3印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序,按照印章的使用范围,经审批后方可用章。
5.3.4印章的使用由各管理员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。
5.3.5公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可使用。
5.3.6财务专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。
5.3.7严禁员工私自将公司印章带出公司使用。
若因工作需要,确需将印章带出使用,需填写携带印章外出申请表后,由行政经理、分管副总审批后方可带出,印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。
5.3.8以公司名义签订的合同、协议、订购单等,经公司总经理批准后方可盖章。
5.3.9私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需要单位介绍信时,由行政经理严格审批,符合要求后办理并执行登记制度。
5.3.10已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,经行政经理审批后,方可盖章。
5.4各项目和部门必须在每月五号将上月的印章使用登记表上报公司行政部。
6.1原则上印章一律不得带出外用,特殊情况需要带出外用,必须经公司行政经理审核,分管副总审批后,在行政部办理外借登记手续,行政部视情况派专人陪同前往办理;
6.2带出外用印章使用完毕,当日应交还印章管理人员,并及时到行政部办理归还注销手续。
7.1因印章内容变更或因业务需要停止使用的印章,由保管人写出印章停用说明,经行政经理初审、分管副总复核,总经理审批签字后交由行政部备案。
有下列情况,印章须停用:
1、公司名称变动。
2、印章使用损坏。
3、印章遗失或被窃,声明作废。
7.2印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送行政部封存或销毁,建立印章上交、存档及销毁的登记档案。
(见附件4)
7.3印章散失、损毁、被盗时,各保管人应迅速向公司递交说明原因的报告书,行政经理则应根据情况依相关规定的手续处理。
7.4停用的印章于行政部封存一年后予以销毁。
8.1.本制度自发布之日起实行。
8.2.本制度由行政部负责解释。
印章停用或销毁申请表
印章刻制申请表
申请部门
申请人
申请日期
印章形状
□圆形□椭圆□方形□其他
印模
申请理由
部门经理意见
行政经理意见
分管领导审批
总经理审批
□圆形□椭圆□方形□其他
借用日期
借用原因/事项
公章类别
借用部门
借用人
借用部门领导
行政经理
分管副总
总经理
经办人
归还日期及时间
归还人
接收人
备注
盖章时间
文件名称及发文号
盖章次数
盖章人
盖章部门领导
是否留存复印件/原件
监印人
停用或销毁理由
处理意见及结果
年月日
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