建设项目文件材料归档与管理Word文件下载.docx
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国家重大建设项目文件归档要求和档案管理规范
DA/T28—2002
本规范共包括8部分44大条79小条。
一、有关术语和职责
(一)专业术语
建设项目——指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工,独立组成的,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
单项工程——指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工,建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
单位工程——指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工,建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
项目文件——指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、竣工文件和竣工验收文件。
项目前期文件——指工程开工以前在立项、审批、勘察、设计、以及工程准备过程中形成的文件。
项目竣工文件——指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。
项目施工文件——指项目施工过程中形成的反映项目建设、安装情况的文件。
项目竣工图——指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
项目监理文件——指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
项目竣工验收文件——指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
项目档案——指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
项目文件归档——建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交整理的全部相应文件;
项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。
(二)职责范围
项目建设单位——负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、材料、构件及设备供应单位——完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件的整理归档
职责的约束:
(1)合同约束——在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确应提交的项目文件及其整理、归档责任。
(2)时间、质量约束——项目文件的收集、整理、归档应与项目建设同步进行;
项目档案应完整、准确、系统。
二、项目文件的收集
(一)收集范围
1.可行性研究、任务书:
项目建议书、选址意见书、可行性研究报告、设计任务书等报批文件,以及项目评估论证文件等。
2.设计基础文件:
工程地质、水文、气象、地震等设计基础材料。
3.设计文件:
总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、工程设计计算书,以及设计评价、鉴定及审批文件。
4.项目管理文件:
征地、移民文件及施工执照,计划、投资、统计、管理文件,招标投标、承发包合同协议,专项申请、批复文件——环境保护、劳动安全、工业卫生、消防灭火以及水、暖、煤气、通信、排水等配套协议文件。
5.施工文件:
建筑施工文件——开工报告、材料试验报告、设计变更通知、施工日记、隐蔽工程验收记录、竣工验收报告、竣工图等;
设备及管线安装施工文件——开工报告、技术交底、图纸会审纪要、隐蔽工程验收记录、设备调试记录、交工验收记录、工程质量评定、竣工报告、施工预决算、竣工图等;
电气、仪表安装施工施工文件——开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要、材料试验报告、设计变更通知单、系统调试记录、竣工图等。
6.监理文件:
施工监理文件、设备采购或监造监理文件及声像材料等。
7.工艺设备文件:
工艺规程、产品检验、质量合格证,设备图纸、使用说明书、调试记录、索赔文件以及装、开箱单等。
8.科研项目:
开题报告、任务书、批准文件、研究方案、实验数据、技术鉴定、成果申报、考察报告、课题研究报告等。
9.涉外文件:
询价报价文件、谈判记录、协议合同、出国考察材料、来往函电、设计文件、设备图纸及使用说明书等。
10.生产技术准备、试生产文件:
技术准备计划、开停车方案、试运行记录、事故分析报告、产品技术参数、技术培训材料等。
11.财务、器材管理文件:
财务计划及执行,工程概算、预算、决算、审计及说明,主要材料消耗、器材管理,固定资产、流动资产、无形资产清册等。
12.竣工验收文件:
项目竣工验收报告,工程设计、施工、监理总结,项目质量评审文件,环境保护、劳动安全卫生、消防、档案等专业验收审批文件,竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字文件,项目评优报奖申报材料、批准文件及证书等。
(二)收集时间
文件形成、项目完成后要及时收集;
设备文件应先登记、归档,再复制、分发使用。
(三)质量要求
1.字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字认可手续完备。
2.不用易褪色的书写材料——红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
3.复印、打印的文件应符合设备标定质量的要求。
4.录音、录像文件应保证载体的有效性。
5.电子文件应使用不可擦除型光盘。
(四)收集责任
建设单位——负责收集、积累、整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件;
勘察、设计单位——负责收集、积累勘察设计文件,并向建设单位档案部门提交有关设计基础资料文件。
施工承包单位——负责其承包项目全部文件的收集、积累和整理。
监理单位——负责收集、积累项目监理文件。
(五)责任约束
项目文件的形成、积累和管理要列入项目建设计划及有关部门和人员职责范围、工作标准和岗位责任制;
要有有效的检查、控制及考核措施。
三、项目竣工文件的编制
目的是控制项目文件的内在质量,保证工程档案的准确。
——竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。
——竣工文件的主要内容有:
施工管理文件、原始记录、测试检查记录、重量事故报告、工程说明、竣工图等。
——竣工图
编制要求:
竣工图要真实反映项目验收时的实际情况,即图物相符;
要有编制单位和监理单位审核和签字,即责任签署。
更改规定:
设计或材料变更时,竣工图要进行相应的更改;
文字、数字更改用杠改,线条更改用划改,更改处要进行签署;
变更单可与竣工图编在一起,也可单独组卷,单独组卷时要与竣工图标注互见号。
竣工图章:
竣工图要逐张加盖竣工图章并签署,使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。
竣工图章内容和尺寸如下。
竣工图章
编制单位
7
10
竣工图
编制人
技术负责人
60
编制日期
监理单位名称
监理人
252525
80
套数和费用:
竣工图一般为两套,在大中城市规划区范围内的建设项目,根据规定还需编制一份交城建管理部门,需要再增加份数时,可与编制单位协商解决。
编制竣工图所需费用列入项目投资计划,由施工单位负责。
——合同要求:
施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。
四、项目文件的整理
(一)整理组卷
1.文件整理
建设单位——负责项目前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件的整理,按年度、项目的单项或单位工程进行整理;
勘察、设计单位——负责项目设计基础材料和项目设计文件的整理,按项目或专业进行;
施工单位——负责施工技术文件和竣工文件的整理,按专业、阶段进行;
监理单位——负责检查验收记录、质量评定等监理文件的整理,按单位工程进行;
其他文件的整理——设备、技术、工艺、专利及商品索赔文件由承办单位整理。
2.文件组卷
——遵循项目文件的形成规律及成套性特点,保持卷内文件的有机联系;
——分类科学,组卷合理;
——法律性文件手续完备;
——案卷及卷内文件不重份;
——同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。
(二)文件排列
管理文件——按问题、时间或重要程度排列;
施工文件——按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定验收排列;
设备文件——按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等序列排列;
竣工图——按专业、图号排列。
卷内文件一般文字在前,图样在后;
译文在前,原文在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定(草)稿在后。
(三)案卷编目
1.卷内文件页号编写
编写原则:
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号;
各卷之间不连续编写页号;
成套图样或印刷成册文件不重新编写页号。
编写位置:
单面书写文件在右下角;
双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角;
图样的页号编写在右下角,或标题栏外右上方。
2.卷内目录的编制
序号——用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号;
文件编号——填写文件文号或图样的图号,或设备、项目代号;
责任者——填写文件形成部门或主要责任者;
文件题名——填写文件标题全称;
日期——填写文件形成日期;
页号——填写每份文件首尾页上标的页号;
备注——填写需要说明的内容。
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
3.案卷封面和脊背的编制
220
档号
档案馆号
305
案卷题名
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
案卷封面:
案卷题名——应简明、准确提示卷内文件的内容;
外文资料题名
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 建设项目 文件 材料 归档 管理
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