秘书的沟通与协调工作PPT文档格式.ppt
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既有为收集信息的沟通,又有为听取反馈沟通;
既有为收集信息的沟通,又有为听取反馈意见乃至批评的沟通;
既有与新闻媒介的沟通,意见乃至批评的沟通;
既有与新闻媒介的沟通,又有与广大群众的沟通等等。
又有与广大群众的沟通等等。
(22)选择性。
)选择性。
与社会性相矛盾的是沟通又有选择性,或说目的与社会性相矛盾的是沟通又有选择性,或说目的性。
无限制的社会沟通,主观上条件不许可,客性。
无限制的社会沟通,主观上条件不许可,客观上也无此必要。
观上也无此必要。
(33)互助性。
沟通的对象和内容必须以互助性)互助性。
沟通的对象和内容必须以互助性为目的,以有助于双方的经济利益和社会效益为为目的,以有助于双方的经济利益和社会效益为目的,而不能只是一厢情愿,有去无还的。
目的,而不能只是一厢情愿,有去无还的。
(44)创造性。
沟通的对象应不断扩大,既有老)创造性。
沟通的对象应不断扩大,既有老相识,又有新相识。
沟通的内容和形式也要有所相识,又有新相识。
沟通的内容和形式也要有所创造。
创造。
(二)沟通的类型和方法1、沟通的主要类型
(1)单向沟通。
一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通,只要求对象接受、了解,而不要求对方回复的沟通。
比如向上级呈送无批复的书面报告,礼仪性地发送贺电、贺信、感谢信等。
(2)双向沟通。
即要求对方反应、回复,以求互相了解,进一步磋商的沟通。
比如发文中的请示和批复,工作上、外交上的互访、通电话和收发电子邮件等。
(3)多向沟通。
一方同时向两个以上的对象所作的呈辐射型的沟通。
既包括单向沟通也包括双向沟通。
譬如普发性文件,如指示、通知、通报、公开发布的公告、通告,以及各种形式的会议,宣传品、广播、电视、广告等等。
2、沟通的主要方法
(1)语言沟通书面语言形式:
报告、电子邮件、传真、信函等。
口语形式:
电话、谈话、采访、会议、讨论会等。
(2)非语言沟通声音语气;
肢体语言;
衣着沟通;
空间沟通等。
(三)沟通的障碍和克服方法(三)沟通的障碍和克服方法11、沟通的障碍、沟通的障碍(11)技术性障碍,因沟通者技术能力或技术条)技术性障碍,因沟通者技术能力或技术条件不足而造成的沟通障碍。
如通话时语音不准、件不足而造成的沟通障碍。
如通话时语音不准、口齿不清、说话啰嗦;
拟写文稿时句子不通,词口齿不清、说话啰嗦;
拟写文稿时句子不通,词不达意;
文件复印不清晰;
电脑、电话机发生故不达意;
电脑、电话机发生故障等等。
这些障碍如不注意,会经常发生,有些障等等。
这些障碍如不注意,会经常发生,有些可能对组织的信息系统造成极大的损害,比如电可能对组织的信息系统造成极大的损害,比如电子邮件在传播中一旦携带病毒就会使文件数据丢子邮件在传播中一旦携带病毒就会使文件数据丢失,甚至造成整个系统的瘫痪。
失,甚至造成整个系统的瘫痪。
(2)知识性障碍,因沟通者对沟通对象的专业、现状、政治、历史、地理、社会背景等缺乏认识或知识而造成的沟通障碍。
(3)体制性障碍。
组织、系统内因纵向层次划分过多,横向部门划分过细;
或机构重叠;
或职能不清、政出多门等,会使沟通者感到无所适从,不知所措。
(4)信息障碍。
由于沟通者所获取的信息渠道不一,内容不同,常常互相矛盾及真假难辨,给沟通者造成沟通困难。
(5)心理障碍。
由于沟通者与沟通对象之间存在着职位、地位等差距,或年龄、学历、性别等差异,沟通者又缺乏正确认识,或囿于传统观念、世俗偏见而造成沟通者的心理障碍。
这会使沟通者产生畏怯、自卑或相反的盲目自大心理,从而在沟通时不能掌握应有的礼貌、尊重和恰如其分的态度、语气。
2、克服沟通障碍、提高沟通效率的方法
(1)提高技术能力,改善技术条件。
(2)加强学习,扩充并更新知识。
(3)加快体制改革。
(4)大力提高信息工作的质量。
加快办公自动化的进程,加快政府网络办公和企业电子商务的建设。
(5)提高心理素质。
秘书的说话艺术秘书的说话艺术秘书的说话艺术秘书的说话艺术1.1.急事慢慢说。
急事慢慢说。
2.2.小事,幽默地说。
小事,幽默地说。
3.3.没有把握的事,谨慎地说。
没有把握的事,谨慎地说。
4.4.没有发生的事,不要胡说。
没有发生的事,不要胡说。
5.5.做不到的事,别乱说。
做不到的事,别乱说。
6.6.伤害人的事,不能说。
伤害人的事,不能说。
7.7.伤心的事,不要见人就说。
伤心的事,不要见人就说。
8.8.别人的事,小心地说。
别人的事,小心地说。
9.9.自己的事,听别人说。
自己的事,听别人说。
10.10.领导的事,多听少说。
领导的事,多听少说。
二、协调二、协调
(一)协调的含义协调是指秘书人员在职责范围内,或根据领导授权,调整和改善部门之间、工作之间、人际之间的关系。
(二)协调的内容1、政策协调对一个政府机关来说,最重要的莫过于制定正确的政策并认真地加以宣传和贯彻执行。
但在现实中可能政出多门,互相矛盾,使执行部门无所适从。
在机关办公室中,秘书接触文件较多,时常可能发现文件中政策的矛盾,有上下之间的矛盾,有前后之间的矛盾等,秘书应及时向领导或上级机关、部门提出,争取及早得到协调、纠正。
案例案例搞活经济,搞活农副产业、扩大流通,该政策的搞活经济,搞活农副产业、扩大流通,该政策的精神始自国务院精神始自国务院19831983年第一号文件。
其实,这年第一号文件。
其实,这个文件在个文件在19821982年上半年就准备好了,当时的国年上半年就准备好了,当时的国务院领导同志考虑到这个文件在政策上放宽幅度务院领导同志考虑到这个文件在政策上放宽幅度较大,不急于出台,而是先让办公厅先向各省市、较大,不急于出台,而是先让办公厅先向各省市、各部位各部位“吹吹风吹吹风”,以听取反映,比较一下和原,以听取反映,比较一下和原有的政策有否矛盾。
结果发现,商业部曾经下达有的政策有否矛盾。
结果发现,商业部曾经下达过文件,农副产品都要通过供销部门收购,统一过文件,农副产品都要通过供销部门收购,统一进入国营商业渠道。
交通部门也有文件规定:
手进入国营商业渠道。
手扶拖拉机职能在田地耕作,不能上公路搞运输;
扶拖拉机职能在田地耕作,不能上公路搞运输;
大拖拉机只准在郊县公路上行驶,不准进入城市。
以上几个政策不改变,搞活农村经济只是一句空以上几个政策不改变,搞活农村经济只是一句空话,因为农民即使有了农副产品也无法运到城市话,因为农民即使有了农副产品也无法运到城市去卖,或只能以很低的价格卖给国营供销部门,去卖,或只能以很低的价格卖给国营供销部门,不可能提高农民的生产积极性。
经过国务院办公不可能提高农民的生产积极性。
经过国务院办公厅和这两个部协调之后,大家从宏观着眼,明白厅和这两个部协调之后,大家从宏观着眼,明白了小局服从大局的道理。
商业部在了小局服从大局的道理。
商业部在19821982年下半年下半年下达了关于开放城市集市贸易的若干规定,放年下达了关于开放城市集市贸易的若干规定,放宽了政策。
交通部也下达了文件,允许手扶拖拉宽了政策。
交通部也下达了文件,允许手扶拖拉机上路,允许大拖拉机在规定时间内进入城市。
机上路,允许大拖拉机在规定时间内进入城市。
提前给了农民运输、销售农副产品的解决方法,提前给了农民运输、销售农副产品的解决方法,为国务院1983年一号文件的出台让了路,使文件真正起到了鼓励农民发展农副业生产,搞活农村经济的作用。
由此可见,高层次的秘书部门在沟通信息、协调政策方面所起的重要作用。
2、地区关系协调地区之间由于利益不同、计划不同、认识不同、意见分歧,对新情况估计不足,甚至小团体主义、地方保护主义等原因所造成的工作、生产或其他方面的矛盾、脱节等,或使矛盾不断激化,升级,上级机关一时难以判定谁是谁非,此时最好是抓住根本矛盾,通过协调来解决或转化矛盾。
案例案例安徽南部有两个县,一江之隔,以江为界,安徽南部有两个县,一江之隔,以江为界,江中淤积大量黄沙。
过去多年,两县相安无事。
江中淤积大量黄沙。
2020世纪世纪9090年代初,忽然发现大批船只前来挖沙,年代初,忽然发现大批船只前来挖沙,据说运到上海可以卖大价钱。
于是,江南的这个据说运到上海可以卖大价钱。
于是,江南的这个县沿江的农民在江边设立卡子收县沿江的农民在江边设立卡子收“买路钱买路钱”,江,江北的那个县的农民也在下游北的那个县的农民也在下游100100米处设了卡子,米处设了卡子,而且涨了价。
双方由于竞争收费而争吵,进而发而且涨了价。
双方由于竞争收费而争吵,进而发展到数百人的殴斗。
告到县里,县里派来的人又展到数百人的殴斗。
告到县里,县里派来的人又都为各自的农民讲话。
于是矛盾升级,告到了市都为各自的农民讲话。
于是矛盾升级,告到了市政府信访办公室。
政府信访办公室。
市信访办主任带了两名助手去处理此事。
第一天,市信访办主任带了两名助手去处理此事。
第一天,听双方申诉,两方都说自己的道理,相互争得面听双方申诉,两方都说自己的道理,相互争得面红耳赤,主任听得头昏脑胀,也很难判定谁是谁红耳赤,主任听得头昏脑胀,也很难判定谁是谁非。
他心想,要解决争端必须抓住根本矛盾,即非。
他心想,要解决争端必须抓住根本矛盾,即搞清这条江的归属问题。
第二天,他派人把两个搞清这条江的归属问题。
第二天,他派人把两个县的地方志借来查阅。
谁知越查越糊涂:
咸丰年县的地方志借来查阅。
咸丰年间,说江是这家的;
同治年间,又说江是那家的;
间,说江是这家的;
光绪年间,两县又都说江是自家的,又没划过中光绪年间,两县又都说江是自家的,又没划过中心航道线,无法解决江的归属问题。
此时,一位心航道线,无法解决江的归属问题。
此时,一位秘书出了主意:
江是两县共有,主要矛盾不再两秘书出了主意:
江是两县共有,主要矛盾不再两县之间而在江苏和安徽两省之间,事情是由县之间而在江苏和安徽两省之间,事情是由=江江苏的船来挖沙引起的,应该从这个根本矛盾上去苏的船来挖沙引起的,应该从这个根本矛盾上去解决。
这个建议使信访办主任豁然开朗。
解决。
第三天,主任把两县代表找来,先问甲县收费多第三天,主任把两县代表找来,先问甲县收费多少?
答:
小船少?
小船22元,大船元,大船55元。
再问乙县,答:
元。
小船小船55元,大船元,大船1010元。
又问每船能装多少黄沙?
运到上海又能卖多少钱一吨?
双方同时回答:
小运到上海又能卖多少钱一吨?
小船船2020吨,大船
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