编制三合一制度与划分档案保管期限的方法jPPT文件格式下载.ppt
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格式:
体例:
按机构体例:
按机构条款;
问题条款;
问题条款编写条款编写名称、格式、体例的规范化为科名称、格式、体例的规范化为科学地编制学地编制“三合一三合一”制度奠定基制度奠定基础础
(一)
(一)“三合一三合一”制度的名称、格式、体例制度的名称、格式、体例CompanyLogo
(二)
(二)“三合一三合一”制度的分类制度的分类按按机机构构分分类类分类分类按按问问题题分分类类CompanyLogo1、按机构分类机构机构类名类名排序排序其他其他CompanyLogo2、按问题分类、按问题分类按按机机构构分分类类分类分类按按问问题题分分类类CompanyLogo按问题分类按问题分类问题类目问题类目231类名类名排序排序其他其他类目设置应考虑内设机构的职能一般可设”党群”、”业务”、“行政”三个类注意:
类名后应加“类”字CompanyLogo(三)条款的编制方法(三)条款的编制方法条款编写的要求(后有说明)全全分准准编号CompanyLogo1条款应列全,即归档范围应列全。
一是本机关文件材料归档范围要有全面性。
二是上级机关及同级机关文件材料归档范围要有针对性。
三是下级机关文件材料归档范围要有重要性。
CompanyLogo2条款应列准。
一是归档范围要准。
二是条款文字要准。
三是保管期限要准。
CompanyLogo3条款的分类、分层、分条及注释。
一是分类(分门类及机构、问题)编写。
二是分层(一般先列上级文件,再列本级本类综合性文件,最后列本级本类专业性文件)编写。
三是分条(每条一个序号)编写。
四是注释(不明确的条款可加注释)。
CompanyLogo4条款列举应符合分类原则、符合实际工作、符合历年档案的实际。
CompanyLogo5条款的编号。
湖北省内一般用同一类目下的顺序编号法。
如:
党群类下“1、2、3”,业务类下“1、2、3”。
这样便于条款的增、删、改。
机关的条款编号一般不作为分类号,但企事业单位的条款编号可作为分类号。
CompanyLogo第一讲第一讲“三合一三合一”制度的编制制度的编制四、常见错误四、常见错误一、编制和审批的程序一、编制和审批的程序二、编制的一般方法二、编制的一般方法三、如何突出本单位特色三、如何突出本单位特色2CompanyLogo三、如何突出本单位特色三、如何突出本单位特色对本部分感兴趣的人可参考中国档案2007年第4期相关文章。
职能活动历史面貌经济利益个人利益CompanyLogo第一讲第一讲“三合一三合一”制度的编制制度的编制四、常见错误四、常见错误一、编制和审批的程序一、编制和审批的程序二、编制的一般方法二、编制的一般方法三、如何突出本单位特色三、如何突出本单位特色2CompanyLogo四、编制三合一制度时常见的错误(11种)v一、在认识上的错误一、在认识上的错误v二、在适用范围和施行时间上的错误二、在适用范围和施行时间上的错误v三、机关编制三、机关编制“三合一三合一”制度的程序制度的程序及方法错及方法错v四、档案行政管理部门的审批程序及四、档案行政管理部门的审批程序及方法错方法错v五、五、“三合一三合一”制度名称与格式的错制度名称与格式的错误误CompanyLogo错例之一:
“三合一三合一”制度的名称为制度的名称为“某机关档案归档某机关档案归档范围、保管期限表范围、保管期限表”,问题在于,问题在于“档案档案”二字,档案是已归档的文件材料,既然已二字,档案是已归档的文件材料,既然已归档就不用再列入归档范围,应将归档就不用再列入归档范围,应将“档案档案”改为改为“文件材料文件材料”。
CompanyLogo错例之二:
“三合一三合一”制度的名称为制度的名称为“某机关文件材料某机关文件材料归档范围、案卷类目、保管期限表归档范围、案卷类目、保管期限表”,问,问题在于题在于“案卷类目案卷类目”,案卷是过去立卷时,案卷是过去立卷时的产物,案卷类目是立卷时的分类类目,的产物,案卷类目是立卷时的分类类目,不是以件为单位整理的分类类目。
应删去不是以件为单位整理的分类类目。
应删去“案卷类目案卷类目”或将其改为或将其改为“分类方案分类方案”或或“分类类目分类类目”。
有的机关的。
有的机关的“三合一三合一”制制度用文字叙述方式,既不用表格,又不分度用文字叙述方式,既不用表格,又不分段列举,类目不清晰,归档范围不醒目,段列举,类目不清晰,归档范围不醒目,不能称其为表。
不能称其为表。
CompanyLogo六、“三合一”制度体例结构上的错误v一是没有分类,二是问题类目下按机构分一是没有分类,二是问题类目下按机构分类编制的体例。
类编制的体例。
CompanyLogo七、“三合一”制度类目设置的错误v(11)按)按机构机构设置类目的错误。
设置类目的错误。
v一是机构不全。
如将一是机构不全。
如将党组党组和独立性不强的和独立性不强的二级单二级单位位(如某工商局的注册局,税务局的稽查局)漏(如某工商局的注册局,税务局的稽查局)漏列,造成文件材料归档不全。
列,造成文件材料归档不全。
v二是层次不清。
如将内设二级机构(如国家局某二是层次不清。
如将内设二级机构(如国家局某某司的某某处)与一级机构(如国家局的某某司)某司的某某处)与一级机构(如国家局的某某司)平列,致使级别混乱,平列,致使级别混乱,“三合一三合一”制度篇幅增大。
制度篇幅增大。
v三是范围不明。
如在三是范围不明。
如在“档案馆室处档案馆室处”下注明:
下注明:
“文件材料归档范围和文书档案保管期限表审委办文件材料归档范围和文书档案保管期限表审委办的归档文件入此。
的归档文件入此。
”CompanyLogo
(2)按问题设置类目的错误。
v一是类目不均。
表现为:
有的问题类目下一是类目不均。
有的问题类目下的条款太多,有的太少。
应将太少条款的的条款太多,有的太少。
应将太少条款的类目与邻近类目合并。
类目与邻近类目合并。
v二是类名不准。
如在档案局用二是类名不准。
如在档案局用“档案工作档案工作”作为问题类目,这个类目过于笼统,等作为问题类目,这个类目过于笼统,等于没有设置类目。
于没有设置类目。
v三是职能不符。
如有的单位将信访文件列三是职能不符。
如有的单位将信访文件列到办公室,有的列到纪检部门。
到办公室,有的列到纪检部门。
v四是表述不一。
四是表述不一。
如有的问题类后带如有的问题类后带“类类”字,有的没有带。
一般来说,问题后都应字,有的没有带。
一般来说,问题后都应用用“类类”字。
字。
CompanyLogo(3)按机构设类与按问题设类时共同的错误。
v一是类别不清。
如将会计部门、科研部门一是类别不清。
如将会计部门、科研部门的公务文书全部放到专业档案中去。
的公务文书全部放到专业档案中去。
v二是标准不一。
二是标准不一。
v三是层次不简。
三是层次不简。
v四是排序不当。
四是排序不当。
CompanyLogo八、“三合一”制度归档范围条款归类的错误v一是归类不准。
一是归类不准。
v二是归类交叉。
二是归类交叉。
v三是文件多归。
三是文件多归。
v四是文件少归。
四是文件少归。
v五是文件错归。
五是文件错归。
v六是不分主次。
六是不分主次。
CompanyLogo九、“三合一”制度条款编写的错误v一是条款列举不全。
一是条款列举不全。
v二是条款不准。
二是条款不准。
v三是该分条时未分条。
三是该分条时未分条。
v四是类名不清时没用注释。
四是类名不清时没用注释。
v五是条款列举不符合分类原则、实际工作五是条款列举不符合分类原则、实际工作和历年档案的实际。
和历年档案的实际。
v六是条款最后用句号。
六是条款最后用句号。
CompanyLogo十、“三合一”制度条款编号的错误v主要是编大流水号。
如不分机构或问主要是编大流水号。
如不分机构或问题类目,将全部条款按顺序编跨类目题类目,将全部条款按顺序编跨类目的累计流水号。
致使修改的累计流水号。
致使修改“三合一三合一”制度时不便于插入新增条款。
制度时不便于插入新增条款。
CompanyLogo十一、“三合一”制度的保管期限列错v一是保管期限划长了。
一是保管期限划长了。
v二是保管期限划短了。
二是保管期限划短了。
v三是没有分重要的与一般的划分保管期限。
三是没有分重要的与一般的划分保管期限。
v关于三合一制度的示例见有关部分。
链接关于三合一制度的示例见有关部分。
链接v对本部分感兴趣的人可参考中国档案对本部分感兴趣的人可参考中国档案20072007年第年第88期、期、20082008年第年第22期相关文章。
期相关文章。
CompanyLogo第二讲第二讲划分档案的保管期限划分档案的保管期限CompanyLogo划分档案保管期限划分档案保管期限v在制订在制订“三合一三合一”制度时对制度时对条款设置保管期限条款设置保管期限v在归档文件整理时给归档文在归档文件整理时给归档文件划分保管期限件划分保管期限CompanyLogo划分档案保管期限的主要分析方法划分档案保管期限的主要分析方法分析责任者分析责任者分析内容分析内容分析形式分析形式确定档案确定档案保管期限保管期限CompanyLogo
(一)分析归档文件的责任者
(一)分析归档文件的责任者v文件材料保管期限的划分应“以我为主”,即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。
这里的“我”,一是指本机关;
二是指本系统,指本机关同一系统或同一战线的上级机关,三是指本级密切相关的机关。
CompanyLogo
(二)分析归档文件的内容
(二)分析归档文件的内容v分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。
归档文件保管期限的划分应以“重要的”为主。
一是反映本机关的主要职能,其中以反映本机关职能的典型性问题
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