采购产品入库操作流程.doc
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采购产品入库操作流程.doc
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采购入库操作流程
一·采购订单界面录入内容(申购单):
包括合同号、供应商、材料编码、材料名称规格、价格、数量、到货日期、运输及付款条款等,然后将合同正本交财务部。
二·申购合同正本交业务部(与业务部):
业务部收到合同正本后对采购订单进行复核,并将合同存档。
复核后的采购订单不能修改。
系统中的采购订单是用于向供应商订货的单据,其格式和内容是可以编辑的。
在材料到达前,业务部在系统中根据采购订单自动生成入库单,交采购员、仓库各一份,并打印出来。
一个采购订单可以分数次入库,即可以多次生成入库单。
采购员在入库单上签字后将入库单交仓库验收。
三·入库验收(与仓库):
(一)物资的验收入库
1.物资到公司后库管员依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点,经
使用部门或请购人员及检验人员对质量检验合格后,方可入库。
2.对入库物资核对、清点后,库管员及时填写入库单,经使用人、货管科
主管签字后,库管员、财务科各持一联做帐,采购人员持一联做请款报销凭证。
3.库管要严格把关,有以下情况时可拒绝验收或入库。
a)未经总经理或部门主管批准的采购。
b)与业务计划或请购单不相符的采购物资。
c)与要求不符合的采购物资。
4.因生产急需或其他原因不能形成入库的物资,库管员要到现场核对验收,
并及时补填"入库单"。
(二)、物资保管
1.物资入库后,需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放,做到"二
齐、三清、四号定位"。
a)二齐:
物资摆放整齐、库容干净整齐。
b)三清:
材料清、数量清、规格标识清。
c)四号定位:
按区、按排、按架、按位定位。
2.库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点,若发现误差须及时找出
原因并更正
3.库存信息及时呈报。
须对数量、文字、表格仔细核对,确保报表数据的
准确性和可靠性。
(三)、物资的领发
1.库管员凭领料人的领料单如实领发,若领料单上主管或总经理未签字、
字据不清或被涂改的,库管员有权拒绝发放物资。
2.库管员根据进货时间必须遵守"先进先出"的原则。
3.领料人员所需物资无库存,库管员应及时通知使用者,使用者按要求填
写请购单,经总经理批准后交采购人员及时采购。
4.任何人不办理领料手续不得以任何名义从库内拿走物资,不得在货架或
货位中乱翻乱动,库管员有权制止和纠正其行为。
5.以旧换新的物资一律交旧领新;领用的各种工具均要上工具卡,并由领
用人和总经理签字。
(四)、物资退库
1.由于生产计划更改引起领用的物资剩余时,应及时退库并办理退库手续。
2.废品物资退库,库管员根据"废品损失报告单"进行查验后,入库并做
好记录和标识。
四·采购员与财务对接(财务结算):
仓库验收入库后在入库单上签字,将财务联和采购联交采购员,公司就可以查询到这笔材料的入库及库存情况。
发票到达后,采购员将发票单据、入库单、申购单等单据整理并粘贴好交财务部入帐。
财务部将这些单据核对准确无误后,在系统中生成入库凭证。
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