第二章第一节公文及其格式PPT文档格式.ppt
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写作和办理。
国家行政公文有十三种国家行政公文有十三种,即命令(令)、议即命令(令)、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
2.公文的分类公文的分类按公文的按公文的来源来源:
发文、收文:
发文、收文按按行文方向行文方向:
上行文、平行文、下行文:
上行文、平行文、下行文按按性质、作用性质、作用:
指挥性公文、报请性公:
指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等文、知照性公文、记录性公文等按按时限时限要求:
特急公文、紧急公文、常要求:
特急公文、紧急公文、常规公文规公文按保密要求:
按保密要求:
绝密件、机密件、秘密绝密件、机密件、秘密件、内部使用、限国内公开、对外公件、内部使用、限国内公开、对外公开开按按公务活动领域公务活动领域:
通用公文、专用公:
通用公文、专用公文文行政公文根据行政公文根据主体内容和行文目的,主体内容和行文目的,可以分为告知性公文、报请性公文和可以分为告知性公文、报请性公文和沟通性公文三大类。
沟通性公文三大类。
3.公文的作者公文的作者公文由法定作者制发。
公文由法定作者制发。
行政公文的行政公文的撰稿人撰稿人只是机关里具体承担写只是机关里具体承担写作任务的工作人员,其撰写完成的只是公作任务的工作人员,其撰写完成的只是公文的草稿。
文的草稿。
这个草稿只有经过机关领导人审核、批准、这个草稿只有经过机关领导人审核、批准、签发后,才成为定稿。
签发后,才成为定稿。
机关领导人代表机关审核、签发文稿,但机关领导人代表机关审核、签发文稿,但也不是公文的作者。
也不是公文的作者。
公文的作者是机关领导人所代表的机关。
4.公文生效的标志公文生效的标志行政公文具有法定效力,其生效标志:
行政公文具有法定效力,其生效标志:
一是一是必须有法定作者必须有法定作者,见于公文的,见于公文的眉首、眉首、标题或落款标题或落款;
二是二是必须有机关公章必须有机关公章或或经领导人签署经领导人签署,机,机关关公章上的机关名称必须与法定作者名称公章上的机关名称必须与法定作者名称一致一致;
三是三是必须有成文日期必须有成文日期。
行政公文功能上的。
行政公文功能上的权威性由制发机关的职权大小以及职权范权威性由制发机关的职权大小以及职权范围决定,还受公文生效时间、执行时间的围决定,还受公文生效时间、执行时间的制约以及公文内容的制约。
制约以及公文内容的制约。
公文内容必须是正确的,公文内容必须是正确的,即必须符合即必须符合党和政府的现行政策、法令、法规,党和政府的现行政策、法令、法规,必须符合上级机关的现行决策意图和必须符合上级机关的现行决策意图和有关规定,必须符合进行公务活动的有关规定,必须符合进行公务活动的客观规律和实际情况。
内容上有差错客观规律和实际情况。
内容上有差错的公文根本不能被贯彻执行,一旦被的公文根本不能被贯彻执行,一旦被执行将造成大错。
执行将造成大错。
(二)、行政公文的格式规范
(二)、行政公文的格式规范具有法定的具有法定的规范体式规范体式是行政公文区别于其他是行政公文区别于其他文字材料的显著标志。
文字材料的显著标志。
公文的各要素分为公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页置于公文首页红色反线以上的各要素红色反线以上的各要素统称统称眉眉首首;
置于置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素之间的各要素统称统称主体主体;
置于置于主题词以下的各要素主题词以下的各要素统称统称版记版记。
1.眉首部分眉首部分置于公文首页红色反线以上的各要素置于公文首页红色反线以上的各要素统称统称眉首。
眉首。
眉首部分主要眉首部分主要标识标识公文份数序号公文份数序号、秘密等级秘密等级和和保密期限保密期限、紧急程度紧急程度、发文机关标识发文机关标识、发文字号发文字号、签发人签发人等要素。
等要素。
(1)公文份数序号。
)公文份数序号。
公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
时每份公文的顺序编号。
标识时,标识时,一般用七位阿拉伯数字顶格标一般用七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第识在版心左上角第1行。
行。
在行政公文中,在行政公文中,份号只适用于密级较高份号只适用于密级较高的或需要如数收回的公文的或需要如数收回的公文。
(2)秘密等级和和保密期限。
)秘密等级和和保密期限。
秘密等级秘密等级是指涉密公文的保密程度,是指涉密公文的保密程度,分分“秘密秘密”、“机密机密”、“绝密绝密”三级三级。
涉及国家秘密的公文涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密应当标明密级和保密期限,期限,“绝密绝密”、“机密机密”级公文还应级公文还应当标明份数序号,当标明份数序号,“秘密秘密”、“机密机密”、“绝密绝密”公文均应标注保密期限。
公文均应标注保密期限。
标识秘密等级时,顶格标识在标识秘密等级时,顶格标识在版心右上角版心右上角第第1行,两字之间空行,两字之间空1字字;
如需同时标识秘密等级和保密期限,如需同时标识秘密等级和保密期限,顶格顶格标识在版心右上角第标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密行,秘密等级和保密期限之间用期限之间用“”隔开。
隔开。
保密法修订草案保密法修订草案修订草案:
修订草案:
“国家秘密的保密期限,除另国家秘密的保密期限,除另有规定外,绝密级不超过三十年,机密级有规定外,绝密级不超过三十年,机密级不超过二十年,秘密级不超过十年。
不超过二十年,秘密级不超过十年。
”(2010年年2月月24日,日,十一届全国人大常委会第十十一届全国人大常委会第十三次会议昨日第二次审议保密法修订草案,此次修订在三次会议昨日第二次审议保密法修订草案,此次修订在诸多方面作出重大修改,涉及到区分国家秘密和商业秘诸多方面作出重大修改,涉及到区分国家秘密和商业秘密、上收定密权、设定保密期限以及取消一审草案中保密、上收定密权、设定保密期限以及取消一审草案中保密部门的行政许可权、调查权和罚款权等。
密部门的行政许可权、调查权和罚款权等。
)(3)紧急程度。
)紧急程度。
急件公文分为急件公文分为“特急特急”、“急件急件”两种两种。
其中,电报应当分别标识其中,电报应当分别标识“特提特提”、“特急特急”、“加急加急”、“平急平急”。
特提文件,表示接到单位必须在特提文件,表示接到单位必须在55小时以内处理。
小时以内处理。
标识时,标识时,顶格标识在版心右上角第顶格标识在版心右上角第1行,两字之行,两字之间空间空1字;
字;
如需如需同时标识秘密等级与紧急程度同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶,秘密等级顶格标识在版心右上角第格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识行,紧急程度顶格标识在版心右上角第在版心右上角第2行。
(4)发文机关标志。
)发文机关标志。
发文机关标志发文机关标志由由发文机关名称和发文机关名称和“文件文件”二字二字组成,如组成,如“省人民政府文件省人民政府文件”等。
对一些特定公文可只标志发文机关名称。
发文对一些特定公文可只标志发文机关名称。
发文机关标志机关标志应当使用发文机关全称或规范化简称。
应当使用发文机关全称或规范化简称。
标志位置标志位置是发文机关标志上边缘到版心上是发文机关标志上边缘到版心上边缘边缘25mm处,处,上报上报的公文发文机关标志上的公文发文机关标志上边缘到版心上边缘边缘到版心上边缘80mm处。
处。
联合行文时联合行文时,主办机关名称排列在前,主办机关名称排列在前,“文件文件”二字置于发文机关名称右侧二字置于发文机关名称右侧,上下上下居中排布。
居中排布。
联合行文机关过多时,必须保联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文。
证公文首页显示正文。
(55)发文字号。
)发文字号。
发文字号由发文机关代字、年份、序号组成发文字号由发文机关代字、年份、序号组成,如如“字字200620068282号号”,“字字”指发文指发文机关代字,机关代字,“20062006”指年份,指年份,“8282号号”指发文序号。
意思就是指发文序号。
意思就是机关在机关在20062006年所发年所发的第的第8282号文件。
号文件。
标志位置在标志位置在发文机关标志下空发文机关标志下空22行处,居中排行处,居中排布布;
年份、序号用阿拉伯数码标志年份、序号用阿拉伯数码标志;
年份应用全称年份应用全称,用,用六角括号六角括号“”括入括入;
序号不编虚位序号不编虚位,即不编为,即不编为001001,不加,不加“第第”字字。
(66)签发人。
)签发人。
-书书P41P41上报的公文上报的公文需标志签发人姓名,平行排列于需标志签发人姓名,平行排列于发文字号右侧发文字号右侧。
发文字号居左空发文字号居左空1字字,签发人姓名居右空签发人姓名居右空1字字;
“签发人签发人”人字样人字样后标全角冒号后标全角冒号,冒号后标冒号后标志签发人姓名。
志签发人姓名。
如有如有多个签发人多个签发人,主办单位签发人姓名置于主办单位签发人姓名置于第第1行,其他签发人从第行,其他签发人从第2行起在与主办单位行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排,签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排,同时,同时,使发文字号与最后一个签发人姓名同使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行处一行,并下移红色反线,并下移红色反线,使红色反线与发使红色反线与发文字号继续保持为文字号继续保持为4mm。
2.主体部分主体部分置于置于红色反线(不含)以下至主题词红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素(不含)之间的各要素统称统称主体主体。
主体部分主体部分主要标志主要标志公文标题、主送机关、公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注附注等要素。
在眉首与主体之间,用一条红色反线。
(1)公文标题。
)公文标题。
公文标题一般由公文标题一般由发文机关名称、事项(概括发文机关名称、事项(概括而成的公文主要内容)和公文种类而成的公文主要内容)和公文种类组成组成。
公文标题是文件内容的高度概括,文字要求公文标题是文件内容的高度概括,文字要求准确、简要、概括,准确、简要、概括,书写时要居中书写,红书写时要居中书写,红色反线下空色反线下空2行行。
回行时要注意做到词意完整,排列居中对称,回行时要注意做到词意完整,排列居中对称,间距恰当,做到既有美感,又要避免产生歧间距恰当,做到既有美感,又要避免产生歧义。
义。
除法规、规章名称加书名号外,公文标题一除法规、规章名称加书名号外,公文标题一般不用标点符号。
般不用标点符号。
(2)主送机关。
)主送机关。
主送机关主送机关指公文的主要受理机关,书写时应指公文的主要受理机关,书写时应当使用全称或规范化简称、统称。
当使
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- 第二 第一节 公文 及其 格式