纪检监察机关公文写作材料.doc
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纪检监察机关公文写作材料
一、公文分类
公文有广义与狭义之分,广义的公文即是公务文书,指的是党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在处理公务时形成和使用的各类文书,包括法定公文和非法定公文。
狭义的公文亦称法定公文,主要指《条例》和《办法》颁布的18种党政公文。
公文具有5个方面的作用,即指挥和指导作用、规范行为作用、联系协调作用、宣传教育作用、凭据记载作用。
公文具有法定性、工具性、规范性、时效性等4个特点。
根据公文的作用、公文的特点,按不同的标准可对公文进行不同的分类。
1.按使用范围分为通用公文和专用公文。
通用公文即《办法》和《条例》所颁定的18种公文。
专用公文指专门机关、专业部门等使用的特殊公文,如司法、外交、军事等公文。
2.按发文机关所属组织系统分为党的机关公文和行政机关公文。
3.按行文方向分上行文、下行文、平行文。
请示、报告是典型的上行文,决定、指示、通知、决议、批复等是典型的下行文。
函是典型的平行文。
4.按涉密程度分普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文。
国家秘密的保密期限,除另有规定外,绝密级不超过三十年,机密级不超过二十年,秘密级不超过十年。
标有密级的文件要严格控制知晓范围,一般不得复制,确需复制的须经本单位负责人批准,并由文件保管人员作好登记。
严禁在无保密措施的设备和因特网终端计算机传输、存储、编辑、打印涉密文档。
5.按处理时限分平急、急件、特急件三类。
如以电报方式传送,则分为平急件、加急件、特急件、特提件四类。
需即刻办理的使用“特提”、2日内办理的使用“特急”、4日内办理的用“加急”、6日内办理的用“平急”。
公文还可按来源、处理方式、性质和作用等分类,这里不再叙述。
重点讲一下党的机关公文和行政机关公文分类:
《条例》规定党的机关公文有14种:
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
《办法》规定行政机关公文有13种:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
从以上分类可以看出,两大公文法规共列举了27个文种,其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要9个文种是两大公文法规中共有的,党的机关公文没有命令(令)、公告、通告、议案这4个文种,而行政机关公文则没有决议、指示、公报、条例、规定这5个文种,所以党政公文的法定文种(亦叫“正式文种”或“主要文种”)合计为18个。
各种组织行文,原则上不能超出这些文种而自制新的文种。
在实际工作中,我们经常用到的正式文种有以下几种:
决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
《办法》和《条例》还规定了公文的格式:
《办法》规定有16种格式,《条例》规定有17种格式,《格式》分别确定了它们在文面上的区域和大小。
这些特定格式,是公文规范化的重要标志。
公文写作采用规范的格式,旨在维护公文的严肃性,保证公文的准确、完整、统一,从而行之有序、行之有效。
《条例》和《办法》中没有明确规定的文种,属非法定公文,它们中大至有总结、计划、调查报告、简报、信息、述职报告、会议记录、会议讲话稿等,小到专用书信、便函等,这些文书也称常用事务文书。
非法定公文中我们还会用到规章文书(如章程、办法、规则、制度)和专用文书(如意向书、合同、策划书等)。
非法定公文在整个公文体系中处于次要、从属地位,既没有法定的格式,也不具备独立的行文资格。
尽管如此,作为辅助性公文,非法定公文在国家机关、企事业单位、社会团体等机关中使用范围广泛,使用频率较高,起着不可替代的作用。
二、公文规范
(一)公文文种规范
1.按组织系统的职能范围选用文种。
党的机关与行政机关各有其职能、分工范围,如通告,就只能由行政机关制发,党的组织系统不能选用。
(通告与通知的区别:
通告的行文无特定对象,通知则有特定对象)。
2.按组织的级别权限选用文种。
如命令、公告,制发者只能是县级以上的行政机关,条例只能是党的中央组织才能制发的法规规章性公文。
3.按组织之间的工作关系选用文种。
隶属关系(上下级之间)选用上行文和下行文,不相隶属关系选用平行文。
4.按公文的适用范围选用文种。
向上级汇报工作、反映情况选用报告行文,提出建议则用意见行文。
在公文实践中,文种选用的混乱现象不同程度存在,主要表现在:
一是混用文种,如公告与通告、决议与决定、请示与报告、条例与规定、请示与函等几组相近文种混用。
二是误用文种,将事务文书误作为正式公文文种使用。
主要表现在本应使用规定、决定、意见、报告、通知、通报等公文,却使用计划类、总结类、简报类事务文书,以要点、打算、安排、小结等形式行文(误用文种的情况在我县不同程度存在,在县纪委监察局机关也有这种情况)。
(二)公文行文规范
行文规范,有利于公文传递方向正确、线路短捷有效,避免公文旅行,阻止部分公文进入不必要的流程。
行文规范包括8个方面内容:
1.行文精简的规则。
行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
2.按隶属关系和职权范围行文的规则。
各级党政机关的行文,都应根据本机关的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。
党的领导机关根据工作需要,可向同级政府及部门或下级政府机关行文;而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
3.职能部门行文的规则。
党政各职能部门,在自己的权限内,可以相互行文,可以向下级机关相关业务部门行文;也可以根据本级党委或政府的授权和有关规定,对下级党委或政府直接行文。
如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合,按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时,这就可以通过授权行文来解决。
具体说,这个部门可向本级政府请示,经本级政府同意并授权后,向下级政府行文。
在操作中,应将文稿拟好,由本部门领导签署,请本级政府分管领导审批。
经政府领导审批后的文稿,在行文时,才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。
各级政府和有关领导机关办公厅(室)的行文都具有授权行文的性质,与本级政府和本部门的公文具有同等效力,可不在文首或文中标注“经**同意”的字样。
部门内设机构除办公厅(室)外,不得向外正式行文。
4.联合行文的规则。
同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文;党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
5.文件抄送的规则。
向下级机关或者本系统的重要行文,应同时抄送直接上级机关;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关;受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关;上级机关向受双重领导的下级机关行文时,必要时应当抄送其另一上级机关,如临沧市纪委下发到我县的一些重要文件,有的主送机关直接就是县委(县政府)、县纪委,有的则注明了抄送县委。
还有就是领导与指导的关系,《党章》第八章第四十三条明确规定,党的中央纪律检查委员会在党的中央委员会领导下进行工作。
党的地方各级纪律检查委员会和基层纪律检查委员会在同级党的委员会和上级纪律检查委员会双重领导下进行工作。
我们有的同志在公文表述和口头汇报工作中,用“在同级党委的领导下,在上级纪委的指导下开展好工作”,这种表述是不正确的。
我们是双重领导,这是《党章》的规定,不是我们自创。
6.协商一致的规则。
凡部门之间未对有关问题协商一致时,一律不得各自向下行文。
请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报。
7.向上请示的规则。
下级向上级报请示公文要注意以下五个问题:
一是按级请示。
二是请示一般应一文一事。
三是请示除领导直接交办的外,一般不要直接送领导者个人,应归秘书部门统一处理。
四是上报的请示不要同时抄发给下级机关。
五是不要多头请示。
8.文件退回的规则。
对不符合行文规则的公文,秘书部门可径直退回。
(三)公文语言规范
公文语言使用正确与否,语言表达完整与否,都直接关系到工作开展的质量和公务活动的成效。
文件应与内容相呼应,文章的语言和口气应适合文章的论旨。
不同体裁的文章,由于其反映现实、表达思想的方式不同,语言风格也不同。
即使是文学类作品,散文、小说、诗歌、戏剧,之间的语言也有很大差异性。
千百年来,在公文的形成和发展中,在人们办理实际公务的过程中,逐步形成了公文语言运用的特殊语体,这种公文语体与非应用文类各体文章的语体相比,风格迥异,个性特点十分鲜明,其特点和要求概括起来主要有八个字:
准确、简明、朴实、庄重。
1.准确。
即要观点明确,表述准确。
句与句之间逻辑联系紧密,能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。
2.简明。
要简洁、明快,可读性强、浅显易懂。
缩略语强调规范化,一是约定俗成,如“三个代表”是约定俗成的缩略语,可在公文中直接使用。
二是先全后简,文字较多且需要在公文中反复出现的未经约定俗成的名称,应当在公文中第一次出现时采用全称,然后用括号注明以下简称“**”,便可将缩略语在本篇公文中重复使用。
三是句式的选择,公文中使用最多的是陈述句
和祈使句,而很少使用描写句、疑问句和感叹句。
如公文的开头,常用“党的十七大以来……”、“近段时期以来……,由于……”等陈述句式。
而在下行文中常出现“要、要求……”的祈使句,上行文中常出现“请、恳请……”的祈使句。
3.朴实。
语言要平易、朴素、实在。
要慎用形容词,公文通常是开门见山,直叙事实,直陈意见,直提要求,力戒说假话、说大话、说空话。
4.庄重。
语言要端庄、郑重、严肃、认真。
要求不用戏谑语,不追求诙谐与幽默。
不能带有个人的情绪和感情色彩。
要使用书面语,使用规范化、模式化词语。
(四)公文处理规范
公文处理工作,是机关办理公务的一种重要形式,贯穿于机关各项工作之中,为机关公务活动正常运转提供保证。
党政机关公文处理的基本要求是及时、准确、安全和规范化、制度化、科学化。
1.收文程序。
收到公文后,首先要由办公室进行登记、审阅、提出办理意见,送有关领导阅批,再进入办理程序。
领导及各室参加上级会议所发的文件材料,应及时交办公室进行登记。
对有密级的文件注意保密。
文件在传阅和承办过程中,不得将其擅自留存,若确因为工作需要须留存使用的,要与收发员做好衔接,处理结束后立即归还。
应该说收文程序我们执行得比较好,今年我们还建立了承办公文登记制度,涉及办理的重要公文,办公室制作了表格进行专门登记、跟踪落实、及时反馈办理情况。
2.发文程序。
步骤:
明确拟发公文内容→确定拟稿人拟稿(起草文件须依据相关的政策法规和工作要求,遵循行文的有关结构、格式规范。
)→办公室审核把关→送请领导审核、签发→办公室登记、编制发文字号→校对印制文件→按发文范围发文(重要公文要有签收痕迹材料)→涉及到具体办理的工作还要跟踪落实等。
需要强调的是,办公室审核把关文稿一定要在送领导审核签发之前,这既是发文的必要程序,也是对领导的尊重。
3.立卷归档。
公文的立卷归档是公文办结后的善后处理工作,这既是处理公务的痕迹,更具有档案利用的现实意义和有历史意义。
其主要程序有:
分类、整理、立卷、销毁、保存或移交等五个环节。
已归档的文件借阅必须做好借阅登记手续。
(五)公文其它规范
1.公文文字排列规范。
公文文字从左至右横写、横排。
2.公文用纸规范。
党的机关公文用纸采用16K型(长270mm、宽195mm),行政(政府)机关采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm),左侧装订。
3.公文数字使用规范。
行政公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
党的公文中的数字使用与此要求基本相同,但其成文时间用阿拉伯数字。
4.公文引用规范。
公文中人名、地名、数字、引文应准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写具体的年、月、日。
5.公文层次序数规范。
公文中的结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1
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