秘书职能实现的途径PPT资料.ppt
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笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、一般办公用品一般办公用品长尾夹、记号笔、电池、白板笔等长尾夹、记号笔、电池、白板笔等耐用消耗品:
笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、耐用消耗品:
笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、黑直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、黑板擦、板擦、U盘等盘等办公用品分类与采购计划办公用品分类与采购计划二、办公用品的采购二、办公用品的采购
(一)办公家具、办公设备的采购计划
(一)办公家具、办公设备的采购计划办公设备、办公家具的采购由部门负责人向办公室办公设备、办公家具的采购由部门负责人向办公室提出提出采采购计划购计划,办公室统一报行政办公会,办公室统一报行政办公会审批审批,通过后由办公室负,通过后由办公室负责责统一采购统一采购。
各部门自用的特殊办公设备、办公家具报行政。
各部门自用的特殊办公设备、办公家具报行政办公会审批后可自行采购。
办公会审批后可自行采购。
(二)一般办公用品的采购计划
(二)一般办公用品的采购计划1、各部门根据本部门办公用品使用情况,、各部门根据本部门办公用品使用情况,填写填写办公用品办公用品申购单申购单,经部门负责人,经部门负责人审批审批签字后报办公室。
办公室将各签字后报办公室。
办公室将各部门申购计划汇总后,办公室主任提出办公室部门申购计划汇总后,办公室主任提出办公室审核审核意见,经意见,经分管领导审核同意后方进行分管领导审核同意后方进行申购申购。
2、办公室核对办公用品申购单与办公用品台账库、办公室核对办公用品申购单与办公用品台账库存后,存后,编制编制办公用品申购计划表办公用品申购计划表,由办公室主任,由办公室主任确认确认,分管领导审批签字分管领导审批签字同意同意后,由办公室专人进行后,由办公室专人进行采购采购。
3、急需的办公用品由部门负责人提出、急需的办公用品由部门负责人提出申请申请,填好填好急需办公用品申请单急需办公用品申请单经办公室主任经办公室主任确认确认,分管领导签字,分管领导签字同意同意后购置。
后购置。
.一般办公用品的发放一般办公用品的发放一、办公用品的发放一、办公用品的发放(一一)员工入职按标准配备笔、笔记本、文件夹等。
员工入职按标准配备笔、笔记本、文件夹等。
(二)
(二)由各部门办公用品管理员,填好由各部门办公用品管理员,填好各部门办公用品各部门办公用品领用登记表后领用。
领用登记表后领用。
各部门领用办公用品登记表各部门领用办公用品登记表部门部门领用物品领用物品数量数量单位单位领用时间领用时间领用人签领用人签字字(部部门门名名称称)会议主题会议主题会议时间会议时间部部门门项项目目规规格格数量数量单位单位领取人领取人归还数量归还数量备备注注领取人确认签字领取人确认签字归还人确认签字归还人确认签字会议期间物品领取登记表会议期间物品领取登记表办公用品移交登记表办公用品移交登记表(三)会议期间办公用品的领用,由各部门填写(三)会议期间办公用品的领用,由各部门填写会议期会议期间物品领取登记表间物品领取登记表,会议结束后,将领用物品交办公室,会议结束后,将领用物品交办公室清点入库、办理移交手续。
清点入库、办理移交手续。
.办公用品使用办公用品使用一、办公用品使用一、办公用品使用
(一)使用办公用品应以牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在
(一)使用办公用品应以牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一分钱,努力降低办公成本。
每一分钱,努力降低办公成本。
(二)办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;
不得用
(二)办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;
不得用办公设备干私活,谋私利;
不许将办公用品随意丢弃废置。
办公设备干私活,谋私利;
(三)精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。
定(三)精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。
定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
(四)办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用(四)办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用贵材贱用。
复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;
大贵材贱用。
大头针、曲别针等要反复使用;
纸张可双面利用,修改校对稿头针、曲别针等要反复使用;
纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
效率。
(五)印制文件材料要有科学性和计划性。
要根据文件材料印(五)印制文件材料要有科学性和计划性。
要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式,既要方便快捷,又要使制要求及数量选择合适的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低,避免不必要的浪费。
成本最低,避免不必要的浪费。
二、其他事项二、其他事项
(一)办公用品的交接与回收
(一)办公用品的交接与回收员工因离职或工作岗位变动时,需进行办公用员工因离职或工作岗位变动时,需进行办公用品及办公设备的交接或回收。
移交人需逐项列出物品品及办公设备的交接或回收。
移交人需逐项列出物品清单,填写清单,填写办公用品移交登记表办公用品移交登记表,办公室派专人,办公室派专人清点核对台账,确定办公用品损耗程度,移交接收人清点核对台账,确定办公用品损耗程度,移交接收人或回收办公室。
或回收办公室。
(二)办公用品的报废
(二)办公用品的报废办公设备、办公家具在使用过程中,失去使用功能,并办公设备、办公家具在使用过程中,失去使用功能,并经专业维修人员鉴定签字后,报总经理批准后,可报废。
对于经专业维修人员鉴定签字后,报总经理批准后,可报废。
对于要报废的办公用品、要做好登记,在报废清册上写清用品名称、要报废的办公用品、要做好登记,在报废清册上写清用品名称、价格、数量、报废处理方式及其他事项。
对办公设备、办公家价格、数量、报废处理方式及其他事项。
对办公设备、办公家具被确认为公司固定资产的,还需履行相应的财务处理制度。
具被确认为公司固定资产的,还需履行相应的财务处理制度。
案例分析案例分析销售部的小李来到秘书王萌的办公室,要求领几本复印纸。
王萌给了他一张物品销售部的小李来到秘书王萌的办公室,要求领几本复印纸。
王萌给了他一张物品领用申请表,要求他填好后再来领。
领用申请表,要求他填好后再来领。
“不就点儿纸吗!
不就点儿纸吗!
”小李没能领到复印纸,小李没能领到复印纸,嘟囔着离开了。
下午,小李又过来,将物品领用申请表交给了王萌,王萌仔细审嘟囔着离开了。
下午,小李又过来,将物品领用申请表交给了王萌,王萌仔细审核了销售部主管的签字,让小李在核了销售部主管的签字,让小李在“领用人领用人”处签了字,自己在处签了字,自己在“发放人发放人”处签处签了字,才把复印纸交给小李。
然后将物品领用申请表归档了。
了字,才把复印纸交给小李。
思考:
秘书王萌的做法是否正确?
点评:
秘书王萌的做法是完全正秘书王萌的做法是完全正确的。
发放办公用品必须要遵循一定确的。
发放办公用品必须要遵循一定的程序,既保证物品供应又要防止浪的程序,既保证物品供应又要防止浪费。
费。
(二)接待工作
(二)接待工作一、接待的类型与方式一、接待的类型与方式二、接待工作的基本程序二、接待工作的基本程序三、接待工作中的技巧三、接待工作中的技巧一/1、接待的类型分上级检查、工作联系、业务往来、分上级检查、工作联系、业务往来、经验交流、召开会议、讲课、参加、经验交流、召开会议、讲课、参加、访问等访问等。
有本地接待、外省市接待、境外及有本地接待、外省市接待、境外及国外来客(外宾)接待。
国外来客(外宾)接待。
有个别接待、团体接待。
有随机性接待(有随机性接待(未预约来访者接待未预约来访者接待)、预定性接待或计划接待(、预定性接待或计划接待(预约来预约来访者接待访者接待)要求主管人员亲自出面并负责,要求主管人员亲自出面并负责,秘书应配合做好各项具体工作。
秘书应配合做好各项具体工作。
要求庄重、周全、细致,如预先要要求庄重、周全、细致,如预先要准备好汇报材料,现场的情况如实反映准备好汇报材料,现场的情况如实反映等等。
餐饮、住宿、用车等生活服务要等等。
餐饮、住宿、用车等生活服务要细致、体贴、周到,但不能超标准,不细致、体贴、周到,但不能超标准,不搞不必要的宴请、游览、赠礼等,不得搞不必要的宴请、游览、赠礼等,不得奢侈、铺张,但应特别注意安全和保密。
奢侈、铺张,但应特别注意安全和保密。
上级检查上级检查属于团体接待和预定性接待,重点在于属于团体接待和预定性接待,重点在于事先要有周密计划,要作经费预算。
接、送、事先要有周密计划,要作经费预算。
接、送、吃、住、参观、用车等都应在规定标准之内,吃、住、参观、用车等都应在规定标准之内,尽可能提高服务质量,注意对不同性别、年尽可能提高服务质量,注意对不同性别、年龄、身份、民族的与会人员给予必要的照顾,龄、身份、民族的与会人员给予必要的照顾,要保证会议目标任务的圆满实现。
要保证会议目标任务的圆满实现。
尤其要注重礼仪和礼节,事先应有计尤其要注重礼仪和礼节,事先应有计划并报上级主管批准,内容和标准应比内划并报上级主管批准,内容和标准应比内宾放宽一些。
主要内容如会谈、演讲等应宾放宽一些。
主要内容如会谈、演讲等应安排得隆重、得体,讲求实效。
可增加些安排得隆重、得体,讲求实效。
可增加些次要内容,如参观、游览,既要弘扬民族次要内容,如参观、游览,既要弘扬民族精神、民族文化,又要显示祖国大好河山精神、民族文化,又要显示祖国大好河山和建设风貌。
生活安排一定要顾及来宾的和建设风貌。
生活安排一定要顾及来宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。
民族或地区的风俗和饮食习惯。
会议接待会议接待外宾接待外宾接待指事先未经预约而突然来访的客人,指事先未经预约而突然来访的客人,如联络、咨询、推销、求救等人员,采访如联络、咨询、推销、求救等人员,采访的记者以及其他各种不速之客。
这类接待的记者以及其他各种不速之客。
这类接待要求秘书随机应变,灵活处理,既要维护要求秘书随机应变,灵活处理,既要维护组织的利益与形象,又要以不得罪人,尽组织的利益与形象,又要以不得罪人,尽量广结良缘为原则。
秘书首先
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