档案保管与保护讲稿PPT资料.ppt
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复制和修补等各种专门技术处理的一项工作。
档案保护工作的内容,主要包括档案保护工作的内容,主要包括“防防”与与“治治”两方面两方面:
一是改善档案保管条件,即采取一定措施防止或一是改善档案保管条件,即采取一定措施防止或减缓自然环境中各种有害减缓自然环境中各种有害因素对档案的破坏。
因素对档案的破坏。
二是档案的修复,即对已经损坏或存在有不利于二是档案的修复,即对已经损坏或存在有不利于永久保存因素的档案进行处理,尽力恢复其历史永久保存因素的档案进行处理,尽力恢复其历史面貌,提高其耐久性。
面貌,提高其耐久性。
二、档案保管与保护工作的任务二、档案保管与保护工作的任务维护档案的完整与安全,是整个档案工作必须遵守的基本要求,更是档案保管工作的中心任务。
档案损毁的原因主要有两个方面,一个是人为因素,另一个是自然因素。
人为因素的损毁,主要表现在三方面人为因素的损毁,主要表现在三方面:
一是由于政抬斗争及其一是由于政抬斗争及其他各种原因,对某些档案他各种原因,对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏。
文件进行有计划、有意识的破坏。
二是由于档案工作人员或利用档案等接触档案的二是由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员疏忽大意,或玩忽职守,或不遵守规章,有关人员疏忽大意,或玩忽职守,或不遵守规章,以及缺乏科学知识等导致的管理或使用不善造成以及缺乏科学知识等导致的管理或使用不善造成的档案丢失、损毁。
的档案丢失、损毁。
三是在档案管理和利用过程中,难以避免发生的三是在档案管理和利用过程中,难以避免发生的档案老化。
档案老化。
自然因素的损毁,主要表现在两个方面自然因素的损毁,主要表现在两个方面:
一是内在的因素,即档案本身制成材料,如纸张、一是内在的因素,即档案本身制成材料,如纸张、字迹材料和胶片、磁带等载体材料及其他附着材字迹材料和胶片、磁带等载体材料及其他附着材料,这些因素的变化会直接影响档案的寿命。
料,这些因素的变化会直接影响档案的寿命。
二是外在的因素,即档案所处的环境和保管档案二是外在的因素,即档案所处的环境和保管档案的条件,如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、的条件,如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火及机械磨损等因素对档案的破坏。
鼠、水、火及机械磨损等因素对档案的破坏。
(一)档案保管工作的任务
(一)档案保管工作的任务档案的保管工作要做到四不:
不散(不使档案分散)、不乱(不使档案相互混乱)、不丢(档案不丢失不泄密)、不坏(不使档案受到损害)。
具体来讲有如下三个方面的任务:
1.建立和维护档案的存放秩序2.防止档案的损坏3.维护档案的完整与安全(二二)档案保护工作的任务档案保护工作的任务采取专门的技术措施,对已损坏的档案进行修复、复制,最大限度地减少档案的损失,延长档案的寿命。
三、档案保管与保护工作的要求三、档案保管与保护工作的要求(一一)档案保管工作的要求档案保管工作的要求1.账物相符。
2.突出重点,兼顾一般。
3.处理好档案保管工作与其他业务环节的关系,处理好“管”与“用”的关系。
(二二)档案保护工作的要求档案保护工作的要求1.满足不同载体档案材料的特殊保管要求,确保其安全,延长其寿命。
2.以防为主,防治结合。
采取有效措施,预防档案损毁,一旦档案受损,要及时进行妥善治理。
四、档案保管与保护的工作原则四、档案保管与保护的工作原则档案资源是不可再生资源,档案保管作为档案工作的一项重要内容,思想上要重视,措施上要落实。
因此,档案保管应遵循以下工作原则:
(一)档案保管的工作原则
(一)档案保管的工作原则1.以管为主,管用并举以管为主,管用并举2.加强重点,兼顾一般3.建立应急预案,有备无患(二二)档案保护的工作原则档案保护的工作原则1.以防为主,防治结合。
2.积极吸收相关学科的成果,理论与实践结合,研以致用,实现档案保护的良性循环。
3.重点加强对现有档案的保护第二节第二节档案的保管档案的保管一、档案保管工作的条件一、档案保管工作的条件做好档案保管工作,需要有一定的物质条件,如档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料等都是保管档案的基本物质条件。
(一一)档案库房档案库房档案库房作为不同于民用建筑、办公用房的一种特殊建筑,有以下要求:
1.1.要有足够的使用面积。
要有足够的使用面积。
2.2.屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸漏的屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸漏的性能。
在楼层安排上应避免性能。
在楼层安排上应避免“顶天立地顶天立地”,即尽,即尽可能不用底层和最高层做库房。
可能不用底层和最高层做库房。
3.3.库房门窗应密封、牢固耐火,具有防强光和防库房门窗应密封、牢固耐火,具有防强光和防风沙的功能。
风沙的功能。
4.4.档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源。
档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源。
5.5.在交通条件方面,既要方便利用,又要便于必在交通条件方面,既要方便利用,又要便于必要时档案的疏散搬迁。
要时档案的疏散搬迁。
(二二)库房设备库房设备1.温湿度监控调节装置2.库房防火防盗监控装置3.空调设备4.吸湿(加湿)设备5.库房空气净化装置(三三)档案装具档案装具档案装具是档案馆(室)必需的基本设备,档案装具种类很多,也各有所长,选择时要依据库房的条件和所存档案的规格、特点的不同,合理选用、灵活配置,常用的档案装具有档案箱、档案架、档案柜。
1.1.档案箱档案箱:
5:
5个档案箱为一组,叠放使用,多为金属制品个档案箱为一组,叠放使用,多为金属制品(也有也有木制品木制品)。
与档案架、档案柜比较,它便于娜动,可供平时与紧急情况时两用。
2.2.档案架档案架:
目前档案馆(室)普遍采用活动式密集架,是在复柱式固目前档案馆(室)普遍采用活动式密集架,是在复柱式固定架的底座上安装轴轮,使之变成架车,架子紧密排列,架下面有轨定架的底座上安装轴轮,使之变成架车,架子紧密排列,架下面有轨道,可手动或电动。
密集架提高了库房的使用面积,可使库房容量提道,可手动或电动。
密集架提高了库房的使用面积,可使库房容量提高高11一一22倍。
同时,密集架连接处装有气垫框,档案架可密封为一个整倍。
同时,密集架连接处装有气垫框,档案架可密封为一个整体,从而有利于减缓各种有害因素对档案的破坏。
体,从而有利于减缓各种有害因素对档案的破坏。
密集架造价高,对库房建筑的承重能力有一定的要求,其要求为档密集架造价高,对库房建筑的承重能力有一定的要求,其要求为档案库房楼面均布负荷载应在案库房楼面均布负荷载应在800800公斤一公斤一12001200公斤公斤/平方米为宜。
平方米为宜。
33、档案柜:
古代有石室金匮、龙柜等、现代档案柜主要有双开门、档案柜:
古代有石室金匮、龙柜等、现代档案柜主要有双开门、侧拉门的、抽屉式、单、双开门五节柜、两节式和双面档案柜等,目侧拉门的、抽屉式、单、双开门五节柜、两节式和双面档案柜等,目前多为金属材质的。
前多为金属材质的。
(四四四四)档案包装材料档案包装材料档案包装材料档案包装材料目前我国包装档案的基本材料和方法有三种目前我国包装档案的基本材料和方法有三种:
卷皮、卷皮、卷盒和包装纸。
卷盒和包装纸。
1.1.卷皮卷皮:
是包装档案的最基本的材料,它不仅是包装档案的最基本的材料,它不仅是为了保护文是为了保护文件,同时它本身也是案卷的封面,件,同时它本身也是案卷的封面,对查找利用很方便。
对查找利用很方便。
2.2.卷盒卷盒:
采取卷盒来保管案卷在目前是一种比采取卷盒来保管案卷在目前是一种比较好的方法,较好的方法,它能够防光、防尘、减少机械磨损,它能够防光、防尘、减少机械磨损,同时也便于管理。
同时也便于管理。
国家对档案卷皮、卷盒的格式、制成材料、规格都有统一的要求和标准。
文书档案案卷格式GB9705一88,科学技术档案案卷构成的一般要求GB/Tll822一2000。
3.包装纸:
有些不被经常使用的档案文件既不适于装订,也不便于盒装,可以用比较结实的纸张包装起来。
这是保存特殊档案的应急措施。
二、库房的管理二、库房的管理二、库房的管理二、库房的管理库房管理工作是档案保管工作的重要内容和库房管理工作是档案保管工作的重要内容和经常性任务,是档案保管的基础工作。
经常性任务,是档案保管的基础工作。
(一一一一)档案库房管理的任务档案库房管理的任务档案库房管理的任务档案库房管理的任务1.1.档案存放位置与排列顺序管理档案存放位置与排列顺序管理.2.2.库房温湿度的调节与卫生保洁。
库房温湿度的调节与卫生保洁。
3.3.档案进出库房的控制。
档案进出库房的控制。
4.4.库房的安全保卫。
库房的安全保卫。
(二二二二)档案库房与装具的编号和排架档案库房与装具的编号和排架档案库房与装具的编号和排架档案库房与装具的编号和排架1.1.档案库房的编号。
为了科学地管理库房,应将各个档案库房的编号。
为了科学地管理库房,应将各个库房统一编号。
库房统一编号。
库房的编号有两种方法库房的编号有两种方法:
一种是为所有的库房编一个总的顺序号,这种方法适用一种是为所有的库房编一个总的顺序号,这种方法适用于库房较少的档案馆于库房较少的档案馆(室室);
);
一种是根据库房所在的方位及库房建筑的特征进行分区编一种是根据库房所在的方位及库房建筑的特征进行分区编号,号,每幢房子的内部,应根据建筑及房间的划分情况进行编每幢房子的内部,应根据建筑及房间的划分情况进行编号,楼层应自下而上编号,每层应从入口开始,从左向右号,楼层应自下而上编号,每层应从入口开始,从左向右编号。
编号。
2.2.档案架档案架(柜柜)的排列和编号。
库房中的档案架的排列和编号。
库房中的档案架(柜柜)的应符合下列要求的应符合下列要求:
(1)
(1)整齐。
不同规格,不同式样的装具应类排列,整齐。
不同规格,不同式样的装具应类排列,横竖成行。
横竖成行。
空间适度。
档案架(柜)排列应注意最大限度空间适度。
档案架(柜)排列应注意最大限度地利用库房的空间,同时要便于档案的搬运和取地利用库房的空间,同时要便于档案的搬运和取放。
架(柜)子之间的过道宽度应便利档案小型放。
架(柜)子之间的过道宽度应便利档案小型搬运工具(小推车)的通行,一般在搬运工具(小推车)的通行,一般在11.211.2米之米之间。
注意所有的架(柜)子均不应紧靠墙壁。
间。
避光通风。
有窗库房的库房的档案架(柜)排避光通风。
有窗库房的库房的档案架(柜)排列,应与窗户垂直,以免强光线直射,无窗库房列,应与窗户垂直,以免强光线直射,无窗库房架(柜)的排列,纵横均可。
但无论有无窗户库架(柜)的排列
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