《秘书学概论》(2010年)PPT课件下载推荐.ppt
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水平了解各种作业的程序,有一定的理论结合实际的能力;
工作内容接待来宾、处理书信、管理办公室、日程安排,为上司做不太重要的决定等。
v高级秘书:
水平十分了解公司的组织、政策和业务状况;
工作职责在上司授权下,作若干行政上的决定,可代表上司与其他公司业务代表洽谈。
秘书学概论20092010学年(下)3、日本秘书层次情况(企业界)v见习秘书:
期限不足1年;
职责公文收发、电话应付、泡茶等,接受资深秘书的指导。
v初级秘书:
期限2至3年;
职责兼容见习秘书业务,整理文件、回复信函、排定日程安排。
期限4到5年工作经验;
职责安排上司时间表,对外预约,指导新秘书等。
名副其实的上司协助者,在上司的授权下可独挡一面。
秘书学概论20092010学年(下)4、英国秘书层次情况(政界)v行政级。
是政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问,相当于秘书长或办公厅主任。
其职责为参与政要,草拟政策方案,协调内部事务,组织掌管财务及人员考核等。
多出身于名牌大学并受过专业培训,被规定不得参与政党活动。
v执行级。
直接指导、处理日程行政、文书、事务工作,相当于办公室主任、秘书处长或科长。
一般毕业于文官学院或行政学院。
v文书级。
处理日常行政及事务工作。
一般为大专毕业生。
v助理文书级。
工作内容为打字、速记、接待等。
一般为高中毕业生经过短期的职业培训。
秘书学概论20092010学年(下)四、秘书的职业特征1、服务的直接性2、服务的稳定性3、知识化4、年轻化5、女性化秘书学概论20092010学年(下)第二讲秘书工作及秘书制度一、秘书工作内容1、文书的撰写2、文书制作3、文书的处理4、档案管理5、会议组织6、调查研究7、信息资料工作8、信访工作9、接待工作10、协调工作11、督察工作12、日程安排13、日程事务14、办公室管理15、其他临时交办事务秘书学概论20092010学年(下)二、秘书工作的“四个转变”1、由单纯的办文办事转变为既办文办事又出谋划策。
2、由单纯的传递信息转变为综合处理信息。
3、由被动服务转变为主动服务。
4、由凭经验办事转变为科学化管理。
秘书学概论20092010学年(下)三、秘书工作的本质属性关于秘书工作的本质属性有代表性的观点有:
-“四性说”:
政治性、从属性、服务性、被动性(李欣,秘书学导论,高等教育出版社1993年)-辅助性:
(董继超,普通秘书学)-近身、辅助说:
-对立统一矛盾说:
被动与主动的统一、事务性与思想性的统一、机要性与群众性的统一、突击性与经常性的统一、综合性与专业性的统一。
-补偿说:
-综合辅助性:
秘书学概论20092010学年(下)四、秘书工作的作用1、助手作用2、参谋作用3、协调作用4、信息枢纽作用5、公共关系作用秘书学概论20092010学年(下)五、秘书工作的基本思路1994年12月,全国秘书长座谈会把秘书工作的基本思路概括为:
1、一项基本任务:
坚持以邓小平理论和党的基本路线为指针,紧紧围绕党的中心工作,当好领导的参谋助手。
2、两个结合:
一般与个别结合,领导与群众相结合。
3、三项重点工作:
信息调研、督促检查、保证日常工作的正常进行。
4、四项建设:
抓好秘书队伍的思想建设、组织建设、业务建设和作风建设。
秘书学概论20092010学年(下)六、秘书工作的发展趋势1、秘书办公手段的现代化2、秘书工作内容的多样化3、秘书群体结构的合理化4、秘书人才培养的专门化5、对秘书要求的高标准化秘书学概论20092010学年(下)七、秘书制度建设1、秘书准入制度-秘书教育制度-资格认证制度-选拔任用制度2、秘书工作制度-保密制度-档案工作制度-信访工作制度-信息公开制度秘书学概论20092010学年(下)第三讲秘书工作机构秘书学概论20092010学年(下)一、秘书工作机构的设置原则1、精简原则2、纵向层次尽量少3、横向幅度可适量加大秘书学概论20092010学年(下)二、秘书工作机构的名称1、中央的秘书工作机构称“办公厅”2、省、部的秘书工作机构称“办公厅”3、省辖市、厅、局、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构称“办公室”4、社会团体的秘书工作机构称“秘书处”5、临时性的秘书工作机构也称“秘书处”秘书学概论20092010学年(下)三、秘书工作机构的性质1、机密性2、辅助性3、综合性4、服务性秘书学概论20092010学年(下)四、秘书工作机构的职能1、助手职能2、参谋职能3、枢纽职能4、协调职能5、保密职能6、公关职能秘书学概论20092010学年(下)五、秘书工作机构的工作原则与要求1、明确职责、权限2、制定秘书工作的各项制度与标准3、分清主次4、科学的安排工作程序5、准确细致6、迅速果断7、忠于职守秘书学概论20092010学年(下)第四讲秘书的素质秘书学概论20092010学年(下)v秘书应该具备哪些素质?
秘书学概论20092010学年(下)一、秘书的才干素质秘书类型:
办事型、秀才型、技术型
(一)秘书的知识结构1、基本功底(政治理论、逻辑思维、政策法规、管理理论)2、专业知识(信息处理公文处理会务处理档案管理调查研究、协调、沟通等)3、相关知识秘书学概论20092010学年(下)
(二)秘书的能力要求材料1:
小马是北京海湾广告公司的总裁秘书。
这天总裁在上海出差总裁办主任安排她在前台值班,顶替外出参加培训的前台小娜。
这天上午,小马正在接待两位外国客人,一位打扮有些土气的客人进来了。
来客说:
“我找马菲。
”“我就是马菲,”小马一边帮外国客人登记,一边头也不抬地回来客,“您找我有什么事吗?
”客人二话不说就离开了。
小马觉得有点奇快,但当时也没有多想。
几天后,总裁回来了,责怪小马怠慢了自己的客人。
原来那天那位声称要找马菲的客人是总裁的中学同学,来北京办事,想请总裁帮忙。
总裁因为在外地出差,所以让他找自己的秘书,却忘了跟马菲打招呼。
总裁的同学见马菲对自己的态度,以为是总裁在敷衍自己,所以头也不回就走了。
误会澄清了,但总裁仍然耿耿于怀,没多久就把小马调到行政部当普通员工。
小马觉得老板心胸狭窄爱记仇,不久便辞职了。
提问:
1、马菲的行为是否恰当,为什么?
2、如何看待总裁的行为?
秘书学概论20092010学年(下)v材料2:
v一香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜。
公司上下对此都非常重视,早早做出了各种安排。
公司总经理特意安排出专门时间,静候客人。
在专门安排的会客室里,精心准备了烟、茶、水果,还派自己的秘书提前到公司门口等候。
v香港客商进入公司大门后,迎候在门厅的公司总经理秘书马上上去热情与客商握手。
可能是知道事情的重要性,反倒有些紧张,竟然对客商说:
“我们总经理在那边,他叫你过去。
”客商一听,当即非常生气,转身就走,且一边走一边说:
“贵公司如真有诚意,叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧。
”v提问:
如果你是秘书,你如何善后?
秘书学概论20092010学年(下)v材料3:
v简是某公司总经理秘书。
有一天,公司客户因为沟通上的误会,情绪失控,叫来几个黑道上的兄弟,拿着刀具打上门来。
正好总经理没有在办公室,办公室里人也不多,仅有的几位员工被吓呆了,那些人自然就找简的麻烦,凶神恶煞地逼她说出总经理的下落。
v提问:
如果你是简,你当如何应对?
秘书学概论20092010学年(下)1、表达能力2、听知能力3、学习能力4、社交能力5、调查能力6、协调沟通能力7、观察能力8、应变能力9、操作能力秘书学概论20092010学年(下)二、二、秘书的品德素养秘书的品德素养v材料:
公司招聘总经理助理。
多次筛选淘汰,剩下5位参加最后一轮考试。
总经理和主考人员在5楼。
5位竞聘者由工作人员带进考场,当他们沿着阶梯逐级而上,最后进入5楼时,理助理。
总经理和主考人员已经在那里等候。
当5位竞聘者坐下,总经理宣布,考试已经结束,优胜者已经出来,就是走在最后面的先生。
解释:
进入办公室的过程就是考试:
第二层楼的楼梯途中,地上有一枚一毛的硬币,捡起,进办公室后上交;
进入第三层楼的出入口时,有位员工捧着一打摞资料出来,不小心滑了一下,资料散了一地,帮助捡起来。
这两件事虽小,但是却反映了一个人的修养,这也是一种竞争优势。
有了好的修养和品质,才能为行为把好舵,才能把知识和能力、智慧正确的发挥到极致。
秘书学概论20092010学年(下)
(一)秘书的优秀品质
(一)秘书的优秀品质1、分寸:
“工作分寸(包括工作权力和工作内容)”与“感情分寸”2、礼貌:
要树立全面服务意识3、谦逊:
谦逊是一切美德的皇冠4、自制:
软糖实验5、得体:
说话、办事以及着装6、用心:
耐心、专心、细心7、合作:
“在与他人的合作中发展自己”;
“一枝独秀不是春,万紫千红方是春满园”秘书学概论20092010学年(下)v材料1:
v张明在一家美国公司工作,公司工作气氛活跃,同事之间相处随便。
有一天,公司修理工遇到困难,刚好张明路过,修理工请求张明帮忙,遭到张明拒绝,其理由是那不是他的职责范围。
结果张明被解雇。
之后张明到一家德国人开的公司,公司工作气氛严肃有余,活泼不足,老板板着面孔,员工埋头做事。
有一天,生产线上的电脑坏了,领班急着找修理工,张明主动要求去修理,结果遭到指责。
v小韩是北京海天文化发展公司的总裁秘书。
这次总裁要出差一个星期,总裁办公室门窗紧闭,难染灰尘。
尽管如此,小韩仍然每天一上班就去总裁办公室打扫卫生,特别是要擦拭总裁的办公桌。
总裁办的一些同事对此很不理解,便对小韩说,“总裁出差了,下周才能回来,你下星期一早晨再打扫不就行了,为什么要那么死心眼,还不如利用这段时间去做点别的事呢。
”面对同事们的不理解,小韩没做解释,她只是觉得这是自己的责任,笑笑之后继续干自己的活。
v李强应聘秘书。
第一次,一路过关斩将,进入最后的面试环节。
在面试过程中,李强看见一张纸条从总经理的办公桌上滑落下来,刚好飘在李强的脚边,李强很自然的蹲下身,捡起纸条,向纸条上瞟了一眼,见上面是几组被抹调的电话号码,于是便把纸条揉成一团扔进废纸篓里,见此,总经理的脸色马上变了,接着对李强说,你可以出去了,你不符合我们的条件。
第二次在另一家公司,李强进入复试环节,总经理问了一些做秘书应该具备的素质,李强对答如流,总经理很满意,正在这时李强看见一张纸条飘落下来,又落到自己的脚边,心想,又要考验我,于是就装着没看见,总经理见此就自己过去将纸条捡起,然后摇摇头说,“你之前给我的好印象被这张纸条破坏了,你不符合我们的要求,你走吧。
秘书学概论20092010学年(下)
(二)秘书的职业道德1、责任感:
2、敬业爱业3、保密4、信用秘书学概论20092010学年
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