电子文件归档与整理课件(电子档案整理)PPT推荐.ppt
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本次讲座的内容大纲本次讲座的内容大纲nn一、电子文件与电子文件管理概述
(一)电子文件的概念
(二)电子文件的种类(三)电子文件的管理目标(四)电子文件的管理标准nn二、电子文件的归档与整理
(一)电子文件的归档范围
(二)电子文件的归档方式11/4/一、电子文件与电子文件管理概述一、电子文件与电子文件管理概述
(一)电子文件的概念
(一)电子文件的概念nn电子文件是在数字设备及环境中生成电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、依赖计算机等数字设备阅读、处理处理,并可在通信网络上传送的文件。
并可在通信网络上传送的文件。
11/4/nn两个基本特征两个基本特征:
nn11、电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理。
通常、电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理。
通常又叫又叫“数字文件数字文件”。
nn22、电子文件是文件的一种类型。
、电子文件是文件的一种类型。
11/4/nn电子文件构成的三要素是内容、背景、结构。
(国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的电子文件管理指南文件的概念)1.内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息;
11/4/11/4/2.背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及和文件之间相互关系的信息;
3.结构是指文件内容信息的组织表达方式,如文字的段落安排,电子文件所使用的代码、格式,以及载体等方面的信息;
11/4/
(二)电子文件的种类
(二)电子文件的种类
(二)电子文件的种类
(二)电子文件的种类nn根据电子文件的特点,有以下两种划分方法。
根据电子文件的特点,有以下两种划分方法。
nn1.1.按电子文件的信息存在形式划分按电子文件的信息存在形式划分:
(11)文本文件)文本文件(TextText,代码为,代码为TT)(22)数据文件)数据文件(DatabaseDatabase,代码为,代码为DD)11/4/(33)图形文件)图形文件(GraphicGraphic,代码为,代码为GG)(44)图像文件)图像文件(ImageImage,代码为,代码为II)(55)影像文件)影像文件(VideoVideo,代码为,代码为VV)(66)声音文件)声音文件(AudioAudio,代码为,代码为AA)(77)程序文件)程序文件(Program(Program,代码为,代码为P)P)(88)“超媒体链结文件超媒体链结文件”(HypermediaHypermedia,代码为,代码为OO)11/4/nn2.2.按电子文件的功能划分可分为主文件和支持性、按电子文件的功能划分可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件辅助性、工具性文件(11)主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。
对于)主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。
对于纸质文件而言,任何一份文件都是主文件,可以独立地发纸质文件而言,任何一份文件都是主文件,可以独立地发挥作用。
而电子文件生成、运行和存在于一定的软硬件环挥作用。
而电子文件生成、运行和存在于一定的软硬件环境中,需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读境中,需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。
取和处理条件。
(22)支持性文件主要是生成和运行主文件的软件,如文)支持性文件主要是生成和运行主文件的软件,如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。
字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。
(33)辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件)辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。
过程中起辅助、工具作用的文件。
11/4/(三)(三)(三)(三)电子文件的管理目标电子文件的管理目标电子文件的管理目标电子文件的管理目标nn1.1.保证电子文件的真实性保证电子文件的真实性是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,与形成时的原始状态一致。
持不变,与形成时的原始状态一致。
nn2.2.保证电子文件的完整性保证电子文件的完整性三个方面的含义一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺三个方面的含义一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损;
二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其损;
二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形式的相关文件数量齐全,文件之间的有机联系得以揭示和维护;
它形式的相关文件数量齐全,文件之间的有机联系得以揭示和维护;
三是与主文件有关的支持性、辅助性、工具性文件及相关参数齐全。
nn3.3.保证电子文件的长期可读性保证电子文件的长期可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理是指文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读,可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。
后能够以人可以识读,可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。
11/4/(四)(四)(四)(四)电子文件的管理标准电子文件的管理标准电子文件的管理标准电子文件的管理标准电子文件管理特有的标准。
近年来,我国先后制定了以下电子文件电子文件管理特有的标准。
近年来,我国先后制定了以下电子文件管理标准:
管理标准:
nn1.1.磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15-1995DA/T15-1995)nn2.CAD2.CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求(第一部分:
电子电子文件光盘存储、归档与档案管理要求(第一部分:
电子文件归档与档案管理;
第二部分:
光盘信息组织结构)文件归档与档案管理;
光盘信息组织结构)(GB/T17678.1-1999)(GB/T17678.1-1999)nn3.3.电子公文归档管理暂行办法电子公文归档管理暂行办法(国家档案档案局令第(国家档案档案局令第66号)号)nn4.4.电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002GB/T18894-2002)nn55、公务电子邮件与管理规则(、公务电子邮件与管理规则(DA/T32-2005DA/T32-2005)nn66、电子文件归档光盘技术要求和应用规范(、电子文件归档光盘技术要求和应用规范(DA/T38-2008DA/T38-2008)nn7.7.以下以下33项标准业经全国档案工作标准化技术委员会审查通过,并项标准业经全国档案工作标准化技术委员会审查通过,并经国家档案局批准为推荐性行业标准,现予以发布,自经国家档案局批准为推荐性行业标准,现予以发布,自20102010年年66月月11日起实施。
日起实施。
(11)DA/T46-2009DA/T46-2009文书类电子文件文书类电子文件元数据元数据方案方案(22)DA/T47-2009DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求版式电子文件长期保存格式需求(33)DA/T48-2009DA/T48-2009基于基于XMLXML的电子文件封装规范的电子文件封装规范11/4/二、电子文件的归档与整理二、电子文件的归档与整理nn
(一)电子文件的归档范围
(一)电子文件的归档范围确定电子文件归档范围的原则确定电子文件归档范围的原则1.1.基于电子文件的特性,确定归档范围。
基于电子文件的特性,确定归档范围。
2.2.基于电子文件的管理特点,确定归档范围。
基于电子文件的管理特点,确定归档范围。
3.3.基于基于“双套制双套制”归档要求,确定归档范围。
归档要求,确定归档范围。
11/4/nn
(二)电子文件的归档方式nn分为逻辑归档和物理归档分为逻辑归档和物理归档1.1.逻辑归档逻辑归档逻辑归档是指在计算机网络上进行逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
部门移交的过程。
11/4/2.2.物理归档物理归档物理归档是指把计算机及其网络上的电子文件以物理归档是指把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程。
网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程。
以网络传输方式进行的归档亦称在线归档,以介以网络传输方式进行的归档亦称在线归档,以介质传递方式进行的归档亦称离线归档。
质传递方式进行的归档亦称离线归档。
(11)在线归档)在线归档(22)离线归档)离线归档11/4/nn(11)在线归档)在线归档举例:
举例:
OAOA系统电子文件的归档系统电子文件的归档需两个平台:
办公自动化系统平台和档案管理信需两个平台:
办公自动化系统平台和档案管理信息系统平台;
息系统平台;
利用两个平台的无缝链接,将办公自动化系统中利用两个平台的无缝链接,将办公自动化系统中流转的具有查考利用价值的电子文件进行网上立流转的具有查考利用价值的电子文件进行网上立卷归档;
卷归档;
11/4/nn网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下:
网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下:
11/4/第一阶段:
第一阶段:
OAOA系统环境下系统环境下OAOA系统流转完毕的电子公文,将进入系统内的档案系统流转完毕的电子公文,将进入系统内的档案管理模块,由兼职档案员作归档处理。
管理模块,由兼职档案员作归档处理。
(图(图11)11/4/(图(图22)11/4/(图(图33)11/4/第二阶段:
档案管理系统环境下第二阶段:
档案管理系统环境下当专职档案员对导入档案管理系统的归档当专职档案员对导入档案管理系统的归档当专职档案员对导入档案管理系统的归档当专职档案员对导入档案管理系统的归档信息完成预处理后,就可以登录档案管理系统信息完成预处理后,就可以登录档案管理系统信息完成预处理后,就可以登录档案管理系统信息完成预处理后,就可以登录档案管理系统(如图(如图(如图(如图44),进入对应的档案表内(如图),进入对应的档案表内(如图),进入对应的档案表内(如图),进入对应的档案表内(如图55),),),),对
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