机关办公室5S标准(1).doc
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机关办公室5S标准(1).doc
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实业总厂办公室5S标准
为了全面提升综合管理水平,树立企业良好形象,创建一个美好的工作环境,根据“5S”活动实施办法,结合实际,特制定机关办公室5S标准:
一、桌面
1、普通办公桌:
桌面上放电话机、一个文件夹(座)、水杯、台历。
2、屏风桌:
桌面上放计算机、电话机、一个文件夹(座)、台历、水杯。
二、抽屉
1、普通办公桌抽屉:
(1)第一个抽屉放:
订书机、计算器、墨水瓶、印章、印泥一盒、笔记本、文具盒(文具盒内每种类型的笔最多各1支、直尺1把、胶带1卷、橡皮1块,订书针、曲别针、直别针等均放于文具盒中)。
(2)第二个抽屉:
存放正在处理的文件、资料、凭证、单据、工作日志、。
(3)第三个抽屉:
存放手写稿纸(最多不超过1本)及电话簿、自编通讯录1-2页、名片夹,最多放1本(册)以及其它特殊用品(相机、数据线、移动盘等)。
2、下层放置个人用品:
换下的便装、工作服、安全帽、不超过两副手套。
3、其它办公桌抽屉比照屏风桌抽屉进行定置。
4、各抽屉内的物品应摆放整齐。
三、文件柜
文件柜必须定置摆放,文件柜内的物品也必须分类并定置摆放。
1、上节柜:
(1)顶层放置图书、样本。
(2)第二层放文件盒。
并以最中间的两个文件盒为中心,贴行迹管理圆点。
(采用其它目视管理也行)
2、下节柜:
(1)上层放置涉秘、重要的技术、业务资料及物品,
(2)下层放饭盒及个人洗澡用具、毛巾、香皂(或肥皂)、洗发液盛于提篮内。
3、文件柜的标识:
文件柜表面贴标签,标签一律贴在门的左上角。
4、文件柜内资料必须编号,分类摆放,在资料夹上必须采用目视管理。
5、文件必须装在文件盒内。
6、文件柜表面及柜内保持干净,无油污、无脏物、无垃圾等。
7、文件夹的要求
①.选购一些容易存放、拿取、保管的文件夹;
②.大小:
根据文件大小选择A4、A3或B5等类型;
③.颜色:
可活用色别管理,有规律选择使用,但切忌五花八门;
④.厚度:
根据文件量考虑5厘米或8厘米、10厘米等规格。
⑤在文件夹的封面、侧面上注明类别名称、管理责任人、保管期限等。
⑥在首页建立目录表,必要时每一类设一张位页,便于迅速寻找。
⑦定期整理,做好防潮、防虫、防火等工作。
四、其他:
1、抹布叠好,尽量放在不被直接观看到之处。
2、微机(电线、电缆等应绑扎,工作台清洁无杂物)电脑桌抽屉存放计算机软盘、光盘、USB接口线、相关电源线、打印纸。
3、墙面只允许挂钟表,不准在墙面上钉挂、张贴物品。
4、废纸篓(定位摆放,每日清理)
5、盆栽(周围干净、美观、枝叶无枯死)
五、除上述可以放置的物品以外,不能放置其它物品。
文件/资料标识
注:
如采用斜线作目视管理则统一用蓝线,宽0.05厘米。
办公室——五分钟/十分钟5S活动内容
区分
活动内容
五分钟5S活动
1
检查你的着装状况和清洁度
2
检查是否有物品掉在地上,将掉在地上的物品都捡起来,如橡皮擦、回型针、文件及其它
3
整理和彻底清洁桌面
4
检查存放文件的位置,将文件放回它们应该放置的位置
5
扔掉不需要的物品,包括抽屉内的私人物品
6
检查文件柜和桌面等,将放得不恰当的物品改正过来
十分钟5S活动
1
实施上述五分钟5S活动的所有内容
2
用抹布擦干净电脑、电话(传真)机及其它办公设备
3
固定可能脱落的标签
4
清洁地面
5
扔掉垃圾篓内的垃圾
6
检查电源开关、门窗、电器设备等电源和运行状态
办公室5S检查要点:
1、是否已将不要的东西丢弃(如无用文件、图表、文具用品、墙上随意张贴);
2、地面、桌子是否显得零乱;
3、垃圾筒是否及时清倒;
4、办公设备有无灰尘;
5、桌子、文件架是否摆放整齐;
6、有无文件归档规则及按规则分类、归档;
7、文件等有无实施行迹管理;
8、需要文件是否容易取出、归位,文件柜是否明确管理责任者;
9、插头是否标识明确(按照指导要求);
10、办公室墙角有没有蜘蛛网;
11、桌子、柜子有没有灰尘;
12、公示栏是否及时填写或及时擦拭;
13、饮水机是否干净;
14、管路配线是否杂乱,电话线、电源线是否固定得当;
15、办公设备随时保持正常状态,有无故障;
16、抽屉内是否杂乱,是否按照“5S”管理摆放标准进行摆放;
17、是否遵照规定着装;
18、钟表、计算机等计时器是否走时准确,误差不超过允许范围(误差±≤1分钟);
19、私人用品是否按照处摆放标准进行摆放;
20、报纸是否整齐摆放,是否超量;
21、会议室物品是否摆放整齐和标识;
22、工作态度是否良好(有无谈天、说笑、看小说、打磕睡、吃零食现象);
23、有没有注意接待宾客的礼仪;
24、下班后桌面是否整洁;
25、中午及下班后,设备电源是否关好;
26、计算机长时间不使用时,是否将计算机待机或关机;
27、办公室白天的光线充足时,或者夜间办公室无人时,是否关闭照明;
28、离开或下班后,椅子是否被推至桌下,并应紧挨办公桌平行放置;
29、是否在禁烟区域吸烟;
30、离开办公室时,是否随手关(锁)门。
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