某集团公司公文行文管理制度.doc
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某集团公司公文行文管理制度.doc
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第一章总则
第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性,提高办事效率并为公文处理工作提供方便,经参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及结合本公司的实际需要,特制定本规定。
第二条公司各部门应配备专职人员负责公文处理工作。
文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,具备有关专业知识。
第三条公司中、高层管理干部要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,改善办公手段,规范办公程序,努力提高公文处理工作的效率和质量。
行文要少而精,注重效用。
第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。
公司对外的公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第二章公文格式
第一条外形格式
一、用纸:
公文要求使用统一的纸形,以便于管理。
(一)公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)公文用纸;
(二)公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽,要折叠整齐。
特殊情况下,可根据需要放大或缩小。
二、页边与图文区
(一)公文文面的天地页边要空留恰当,文字不得打印过满,以清晰悦目,便于阅读(详见《公文格式模板》);
(二)根据实际情况,版面尺寸可作调整,力求美观、整洁;
(三)图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排,正文文字的每行长度与图文区宽度相等;
(四)字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。
可根据文种要求掌握选用,尽力作到匀称、整齐;
(五)公文应采用页码编序,页码为阿拉伯数字,位于文件下端,居中排列。
二、装订
(一)装订要求:
1.公文版面是横书横排的,按照一般规律和阅读习惯,在左边装订;
2.装订时不要太靠边,也不要太靠里压字,给阅读带来不便;
3.装订通常都应订两个书钉。
两个书订的位置,以距两端各四分之一处装订为宜,平面平订装订线距左边12mm左右,书钉应与纸边平行,不要歪斜;
4.装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序;
5.凡有附件的公文,文件和附件要装订在一起,并在正文末尾注明各附件的标题;如不能装订在一起的,应在附件的首页上注明主件的文号,与主件同时报送。
(二)装订方法:
一般采用二孔文件夹、活页文件夹、抽杆式文件夹、钉装、活动夹、半开口塑料文件套的办法:
序号
装订方法
标准
要求
用途
1
二孔文件夹
1.文件夹封面有文件主题
2.文件夹背脊有文件主题
1.40页以上
2.使用分页纸
1.对外可行性报告
2.内部重要会议文件
2
活页文件夹
1.活页齿圈直径与文件厚度适中
2.使用卡纸做封面、封底
3.使用透明塑料胶纸做外壳
1.40页以上
2.庄重、美观、
大方
1.可行性报告
2.会议总结
3.活动方案
3
抽杆式文件夹
(厚度0.5cm)
1.有文件封面
1.公司内部;
10~30页
2.对外资料:
至少5页以上
1.请示、报告
2.重要对外活动日程及备忘录
4
抽杆式文件夹
(厚度1cm)
1.有文件封面
30~80页
内部使用
5
钉装
1.公司发文
2~10页
内部使用
序号
装订方法
标准
要求
用途
6
活动夹(大中小)
1.暂不宜装钉的文件
根据文件厚度灵活选用
1.内部使用
2.个别外送文件可根据具体情况采用
7
半开口文件套
1.公司内上行文
3~10页,钉装或用曲形针
内部使用
第二条文头格式
一、份号:
(一)文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号,用6位数字码标识(000001~999999);
(二)份号印制在版头纸图文区第二行左起1~6字位置;
(三)一般文件的份号可以省略,但机密、绝密公文应该标识文件份号,且在发文时予以登记。
二、秘密等级:
(一)秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件,不带密级的公文称之为平件(或普通件);
(二)秘密的标识为“★”,★前标密级,★后标保密年限,位于文件版头纸左上角、份号下方位置,顶格书写,用三号黑体字;
(三)如果不标注保密年限,则绝密件保密期限为三十年,机密件保密期限为二十年,秘密件保密期限为十年。
普通文件,无密级限制,则此位置空缺;
三、紧急程度:
(一)紧急程度是对公文印制、送达和办理的时限要求;
(二)公文按紧急程度一般分特急件、急件和普通件;
(三)紧急程度标记印制在密级下方,用三号黑体字;
四、版头:
(一)版头包括两部分:
1.由发文机关名称(全称或规范化简称)和“文件”二字组成的文件名称;
2.间隔线。
文件名称用大号字体位于间隔线上方正中央;
(二)版头套红印刷;
1.几个机关联合行文,可用主办机关一家版头,也可并用几家版头,将几个机关名称都套红印在版头上,主办单位排在第一位。
2.平行单位之间、同级机关可联合行文。
上下级机关之间、本机关和机关内有关职能部门不能联合发文。
五、发文字号:
(一)发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号;
(二)发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成;
(三)发文号字体大小与正文字体大小相同,居于文件名称与间隔横线之间的正中处,适当靠近间隔横线;
(四)发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。
年度应写全称,年度外使用方括号;
(五)公司发文字号规定为“集团发[××××]××号”。
六、签发:
(一)上报的公文,应标注签发人。
联合行文应标注各联合单位的签发人;
(二)标注格式为:
在发文字号后(空两个字),打印“签发人:
××ד,字体与正文相同,发文字号相应适当左移。
第三条主文格式
一、标题:
(一)标题应当准确,能正确地表达正文的主要内容,简短、扼要,一般不宜超过30个字;
(二)标题可以根据具体情况适当简化,力求明确、简要、醒目。
在某些公文的标题中,发文机关、事由可以省略,但在任何情况下文种不能省略;
(三)允许省略发文机关或事由的情况有:
1.版头中已有发文机关名称,下行文的通知、批复等标题中可以省略发文机关;
2.报告、请示等上行文和给上级、平级机关的函件一般不在标题上标明发行文机关名称,而只在正文之后署名;
(四)除发布法规性文件外,标题中一般不加书名号或其它标点符号;
(五)为了使标题突出鲜明,大标题一般用小二号或三号黑体字,小标题一般用三号或小三号黑体字。
标题与间隔线和正文(或主送单位)之间应隔一行的距离;
(六)标题的排列:
1.标题居中排列,字数较多的标题可分成两行或三行;
两行标题一般有三种排法:
齐行,上短下长,上长下短;
三行标题一般有两种排法:
短长短,倒梯形;
2.标题分行时要注意不能把词或词组分割开,应遵循阅读习惯及版面美观的原则。
二、主送机关:
(一)确定主送机关必须遵循两个原则,一是文件的内容和工作需要,另一是隶属关系,不能乱送;
(二)主送机关位于标题正文之间的左侧,顶格书写,加冒号;
(三)通告、公告、布告等公文一般采用张贴或用新闻媒介公布,不写主送机关。
通报、决议、决定等文种一般将主送机关放置文尾,主题词之下;
(四)下行文主送单位六个以上,主送机关一般使用泛称(例:
各部门);
(五)请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他有关上级机关,应用“抄报”形式;
(六)请示件的主送单位必须是正式批复的机关;
(七)平行单位之间发文(平行文),如有多个主送单位,不采用泛称的写法。
在打印文件时将主送单位空下,待文件打印完以后再逐一填写(或分别打印主送单位名称);
三、正文:
(一)正文指主送机关以下至落款前的部分。
正文起段空两个字,回行时要顶格书写。
最后一页如果只有一行字,则字一般不应少于五个;
(二)正文一般用宋体四号或小四号字;
1.公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用;
2.文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体,一般公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等,采用四号或小四号宋体字。
(三)正文中用数字表示多层次结构时,其方法如下:
第一级用:
一、二、三……,序次语后面用顿号;
第二级用:
(一)、
(二)、(三)……,序次语后面不加标点符号;
第三级用:
1.、2.、3.……,序次语后面用圆点(.);
第四级用:
⑴、⑵、⑶……,序次语后面不加标点符号;
第五级用:
①、②、③……,序次语后面不加标点符号。
(四)用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条……的书写格式,序次语顶格书写,序次语后空一个字符的位置,采取正文字符提行时上下行左对齐的格式;或空二个字的位置书写序次语,正文提行顶格书写的格式。
(五)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外,一般用汉字标识。
在同一公文中,数字的使用应保持前后一致。
(六)公文中正确书写标点符号,其方法如下:
1.不能把括号写成单书名号。
如不能把“
(一)”写成“<一>”;
2.横线分半字线(-)占半个字,一字线(—)占一个字,双连线(——)占两个字;
半字线用于产品等编号,如“α-1b基因工程干扰素”等;
一字线用于地点的起止,表示相关人物或事物的联系,标准号之间的连接等,如“深圳—广州准高速大巴”等;
双连线用作破折号,不能把一字线连线使用。
3.由低限到高限的范围号应用“~”,如“5~10年”;
4.七种点号:
句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号,一律不能用在一行的开头。
三种标号前半边不能放在一行的末尾,后半边不能放在一行的开头,包括:
引号(单引号、双引号)、括号(圆括号、方括号、六角括号)、书名号(单书名号、双书名号)。
省略号、破折号占两格,行首或行末都可放置,但不能分成两半而将一半置于一行的末尾,另一半置于下行开头;
5.间隔号(·)不能写在行首第一格。
间隔号在一格的正中央,不能写成数学上的小数点(.);
6.用阿拉伯字表示的“年、月、日”数码在其下方用一个圆点,一位数的月、日前加“0”,如:
1999.05.04。
7.属于下列情况者,不能拆排两行:
整个数据,如:
5000;
数据前后有附加符号,如:
95%、-35℃等;
用缩写字母表示的名称,如:
DNA、FAA等;
遇到首、尾不能放的标点符号,用重新排版来调整,做到文面左边整齐,防止文面右边参差不齐;
8.夹杂在文中的分数或分式,尽量不要用叠式,改用斜式,以免多占一行位置。
如写成1/2,同时,也不可写成2分之一。
四、附件:
附件是附在正文之后的文件、材料。
(一)附件名称写在正文之后(不留空行)、发文机关和生效日期之前,另起一行,空两格书写;
(二)必须把附件的具体名称和件数写明,如附件种类较多,应设序码分别依次标明,附件名称不加书名
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