第三章公文格式与稿本PPT格式课件下载.ppt

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其一，不了解文种使用规范。

最常见的问题是，久禁不绝的“请示”与“报告”的混用，从某种角度说症结在于有的领导对“请示”与“报告”长期混用，在向有关主管部门请求批准时要求文秘人员一律“打报告”；

有的领导授意将内部使用的文种“汇报”、“措施”、“方案”等直接用于对外行文；

有的领导对于乱用法规文种置若罔闻，甚至出现县政府和县人大常委会联合制发“条例”等所谓地方性法规的咄咄怪事。

文书处理与档案管理其二，不了解公文格式规范。

一些机关单位领导对于现行公文格式规范一知半解，又耻于向下级文秘部门（人员）请教，以致在工作中造成失误。

如某中央企业的领导指示，本企业所有正式发文文头上全部要加印“签发人”标志，但后来在行文中出现了问题，企业领导又匆匆作出决定，在所有发文上一律取消“签发人”标志；

至于违反规定在公文文面包括装订线外随处批字，签发公文像在私人物件上随意划个符号标个姓，漏签日期让文印人员随意添加以及对格式不规范不完整的文稿也签发放行等等做法并不鲜见。

其三，不了解行文规则。

当前行文中最常见的“犯规”动作，如一文多事，多头主送，越级行文，滥抄滥发，公文直接送给领导人个人，不相隶属的机关单位之间滥行“请示”与“报告”，对涉及其他部门、机关职权范围的公文未经协商一致径自上报下发，难以执行实施，多是经各级领导审批签发过关的，甚至有的还是个别单位的领导出于某种目的授意做的，比如办文中有的领导交代经办人：

“这个事情重要，多印几份多送几个部门（送某某领导）”等等。

资料来源：

杨戎主编：

公文处理案例精选【案例5-9】，四川人民出版社，2010年版，有删改。

互动问题：

1.公文格式有没有规范呢？

怎样才能做到公文格式规范？

2.案例中某些机关单位领导在公文格式规范方面有哪些不妥之处？

应该怎样改进？

文书处理与档案管理第一节第一节公文格式公文格式一、公文格式及其标准化一、公文格式及其标准化1.公文格式公文格式，简言之，就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现样式和形式。

党政机关正式使用的公文，专门由党政机关以法规的形式确定其规范的样式，以保证其规范性、权威性、普遍通行性和有效性。

文书处理与档案管理知识拓展“格式格式”的来历的来历“格”和“式”本来属于古代公文的两种文体，后逐步演化为规格、式样。

格，最初的含义是长木条，后来有限制、阻止、尺度、法式、标准、制度等含义。

式，即法式。

说文：

“式，法也，从工，弋声。

”后有规格、样式等意。

新唐书刑法志序：

“唐之刑书有四，曰律、令、格、式。

令者，尊卑贵贱之等数，国家之制度也。

格者，百官有司所常行之事也。

式者，其所常守之法也。

”唐六典：

“律以正刑定罪”，“令以设范立制”，“格以禁违正邪”，“式以轨物程事”。

由此可知，格和式原都是需要遵守的一些行政规范制度，而这些规范制度相对比较具体，人们的行为不能出“格”，不能犯“式”，后来用于文章写作的规范就称为格式，而这种格式主要是指文章应遵循的规格样式。

赵映诚主编：

文书工作与档案管理，高等教育出版社，2007年版，第79页。

22.公文格式标准化公文格式标准化公文格式标准化具有广义和狭义两个方面的含义：

广义是指按照一定的公文格式规范标准，制作和印发公文。

狭义是指党政机关的公文采取法定性的规范格式标准并严格贯彻执行。

文书处理与档案管理资讯浏览资讯浏览党政机关公文格式党政机关公文格式国家标准发布实施国家标准发布实施为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，近日国家质检总局和国家标准委发布了GB/T97042012党政机关公文格式国家标准，于2012年7月1日起正式实施。

党政机关公文格式国家标准按照党政机关公文处理工作条例的有关规定，结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。

特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则,使党政机关公文的表现形式更加规范。

该标准的实施,有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。

中国标准导报，2012年第07期文书处理与档案管理二、公文格式各要素编排规则党政机关公文格式国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，以使公文页面美观、醒目。

在公文中，首页红色分隔线以上的部分称为版头；

公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

（一）版头（见图31）公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人与分隔线等部分。

文书处理与档案管理文书处理与档案管理1.份号份号是指公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

公文如需标注份号时，一般用6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

公文编制份号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围与分发对象。

当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份号掌握其是否有遗漏或丢失。

文书处理与档案管理2.密级和保密期限密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密的期限。

秘密等级是公文保密程度的标志，按照保密法规定划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

公文如需标注密级和保密期限时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

密级和保密期限之间应用“”隔开，形式为“绝密3个月”，表示该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。

但如不标注保密期限，则只标注密级且密级两字之间应空1字距离。

文书处理与档案管理3.紧急程度紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

公文如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

文书处理与档案管理提醒您确定公文紧急程度的注意事项确定公文紧急程度的注意事项确定与标明文件的紧急程度是一项严肃的工作，是为了特别引起文书处理部门和承办人的注意，以保证文件的时效，确保一些紧急问题能得到紧急处理。

确定公文紧急程度时应注意：

一是不要随意将公文的紧急程度升格，防止滥标急件。

二是紧急程度标明何种等级，应由公文签发人确定。

文书处理与档案管理4.发文机关标志发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。

规范化简称应由该机关向上级机关申报，由本机关自定的，一定要明示其他行政机关，不能只是自己使用而别的机关不予认同。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，国家标准推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。

如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；

如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

文书处理与档案管理5.发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号应用阿拉伯数字标注；

年份应标全称，即“2013”不能标成“13”，且应用六角括号“”括入（不是用“”括入）；

发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

如“国发20131号”。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

文件编排发文字号的作用主要有：

一是统计发文数量，便于文件的管理；

二是在查找和引用文件时可以作为文件的代号使用。

文书处理与档案管理知识拓展发文机关代字常见编法发文机关代字常见编法第一，在发文机关代字中包括文类的代字，如国办函字200032号，意为国务院办公厅2000年以函的形式制发的第32号公文。

还有“参”代表参阅性公文，“批”代表某一类反复出现的批文、“任”代表任免性公文、“重纪要”代表重大会议纪要等，不要繁琐，简便实用而已。

第二，在发文机关代字中包括承办单位的代字，如财农字200015号，意为财政部农业司2000年承办的第15号公文。

这种编法体现出承办部门，便于上下级机关业务部门对口处理公文及公文分类处理和管理。

但是公文数量较少的中小机关和基层单位不宜将代字复杂化，机关对外正式发文的发文字号用地域代字（体现隶属关系）加上机关代字即可。

第三，如果属于机关单位的对内行文，其发文字号应该与包括承办部门代字的机关发文字号有所区别，如“财农字”已经作为财政部发文字号的机关代字，该部农业司的对内行文就不能再使用“财农字”作为发文字号的发文机关代字，使得以机关名义和内设机构名义两种不同性质的发文有所区别。

第四，一般情况下，发文机关代字应该经发文机关正式行文时予以确认。

一经确认不要随便更改，以免造成使用混乱。

资料来源资料来源：

公文处理案例精选，四川人民出版社，2010年版，第111112页。

公文处理案例精选，杨戎主编，四川人民出版社2010年版，第111112页。

文书处理与档案管理签发人在文件上标注签发人姓名，是表示文件生效并对文件内容郑重负责。

上行文应当标注签发人姓名。

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线版头中的分隔线是位于发文字号之下4mm处居中的一条与版心等宽的红色分隔线。

文书处理与档案管理

（二）主体（见图32a、图32b）主体是反映公文主要内容的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等部分。

文书处理与档案管理1.标题标题由发文机关名称、事由和文种三个要素组成。

发文机关名称应是发文机关全称或者规范化简称。

有固定发文机关标志的公文可以省去标题中的发文机关名称。

事由是对公文内容的高度