2015年最新行政公文书写作技巧办公室人员必看(受用终身)PPT文件格式下载.ppt
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适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
撤销下级机关不适当的决定事项。
2、命令。
适用于公布行政法规和规章、宣、命令。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制措施、批准授予和晋升衔布施行重大强制措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
级、嘉奖有关单位和人员。
3、意见。
适用于对重要问题提出见解和处、意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
理办法。
4、通知。
适用于发布、传达要求下级机关、通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项,批转、执行和有关单位周知或执行的事项,批转、转发公文。
转发公文。
5、通报。
适用于表彰先进、批评错误、传、通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
达重要精神和告知重要情况。
6、报告。
适用于向上级机关汇报工作、反、报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
映情况,回复上级机关的询问。
7、请示。
适用于向上级机关请求指示、批、请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
准。
8、批复。
适用于答复下级机关请示事项。
、批复。
9、函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
项。
10、纪要。
适用于记载会议主要情况和议、纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
定事项。
公安局周知有关部门召开公安局周知有关部门召开20142014年招考公务年招考公务员工作会议,应使用员工作会议,应使用人社部申请开展全国就业创业工作先进集体和人社部申请开展全国就业创业工作先进集体和先进个人表彰活动,应使用先进个人表彰活动,应使用分公局向上级行文汇报开展分公局向上级行文汇报开展“安全月安全月”活活动的有关情况,应使用动的有关情况,应使用你会选择文种吗?
一、缺少文种二、使用非法定文种三、文种重叠四、生造文种五、文种作为公文标题六、文种混用七、错用文种文种选用常见问题a.请示、报告混用如关于请市领导出席XXXX活动的报告关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的请示关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的报告b.请示、报告并用如关于召开第XX届党代会的请示报告三、公文的体式与稿本
(一)公文格式的构成要素(18要素)1、眉首部分6个要素,包括:
(1)公文份数序号:
涉密公文应当标注份号。
一般用6位红色3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
如如“000015”
(2)秘密等级和保密期限:
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;
保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
(3)紧急程度:
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
(4)发文机关标识:
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
(5)发文字号:
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;
年份应标全称,用六角括号“”括入;
发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与签发人姓名处在同一行。
(6)签发人:
上行文应当标注签发人姓名。
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
份号:
顶格标注在版心左上角第一行。
密级:
用3号黑体,顶格标注在版心左上角第二行(份号下方),两字之间空1个字。
紧急程度:
用3号黑体,标注于公文首页左上角,密级下方。
发文字号:
用3号仿宋_GB2312。
签发人:
只有上行文才需注明签发人,“签发人”用3号仿宋。
发文字号居左空一字。
签发人姓名使用3号楷体。
中共中共委委No000001秘密10年特急x委2012x号签发人:
xxx签发人:
张三李四王五赵六签发人:
张三李四王五2、主体部分9个要素,包括:
(7)公文标题:
由发文机关名称、事由和文种组成。
一般用2号小标宋体字,居中排布(8)主送机关:
公文的主要受理机关,编排于标题下空一行位置,居左顶格(9)公文正文:
公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行。
(10)附件说明:
如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”:
+附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如:
附件:
1.”);
附件名称后不加标点符号。
主体部分正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“
(一)”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“
(1)”,不得逆向使用。
层次序数:
第一层层次序数:
第一层“一、一、”(黑体)(作为小标题时句尾无标点);
(黑体)(作为小标题时句尾无标点);
第二层第二层“
(一)
(一)”(楷体)(作为小标题时句尾标点可有可无)(楷体)(作为小标题时句尾标点可有可无);
第三层第三层“1.”(仿宋)(无论是否作为小标题,要有标点);
(仿宋)(无论是否作为小标题,要有标点);
第四层第四层“
(1)”(仿宋)(必须有标点)。
(仿宋)(必须有标点)。
主体部分(11)发文机关署名:
全称或规范化简称,位于正文右下方,后空2字。
(12)成文时间:
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
首字比发文机关首字右首字比发文机关首字右移移2个字,如长于发文机关,居右排时后空个字,如长于发文机关,居右排时后空2个个字字。
(13)公文生效标识:
加盖公章,一般在成文日期之上。
(14)附注:
公文印发传达范围等需要说明的事项。
如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
(15)附件附件正文部分,用3号黑体在左上角顶格注明“附件”,有序号时应加序号,序号后不再加标点符号。
附件应排在版记之前。
附件序号和附件标题应与附件说明表述一致,附件标题与“附件”之间空两行。
被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文,不属于公文的附件,应在批转、转发“通知”之后另页排印。
3、版记:
版记:
首条分隔线以下、末条分隔线以首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
上的部分。
包括:
(16)抄送机关抄送机关,字体字号用字体字号用4号仿宋号仿宋_GB2312。
(17)印发机关和印发日期印发机关和印发日期,一般在公文末页一般在公文末页下部印两条横线,印发机关居左排,前空下部印两条横线,印发机关居左排,前空一字,印发日期居右排,后空一字,字体一字,印发日期居右排,后空一字,字体字号用字号用4号仿宋号仿宋_GB2312(18)页码页码,一般用一般用4号半角宋体阿拉伯数字。
号半角宋体阿拉伯数字。
单页码居右空一字,双页码居左空一字。
增加了份号、发文机关署名、页码,减少了主题词附件:
11222012年年X月月X日日(联系人:
(联系人:
联系电话:
)抄送:
抄送:
,。
办公室办公室20122012年年XX月月XX日印发日印发。
(二)公文的不同稿本一份公文从开始起草都最终制成的整个过程中,会产生不同的文稿和文本,它们的性质与功能各不相同。
公文起草人员必须了解公文稿本知识,才能更加科学规范地完成公文起草任务,为制发和保管公文稿本奠定基础。
1、草稿:
是公文撰拟过程中形成的最初文稿,主要供讨论、修改、审批之用,不属于正式公文,不具备现实执行效用。
2、定稿:
是经领导人签发或会议讨论批准的最后文稿,是印制正本的依据。
一经定稿,不得再做修改。
3、正本:
是根据定稿印制的供向外发出的正式文本。
具有标准公文格式和生效标识,具有法定现行效用。
4、副本:
过去叫“抄本”,是根据正本抄写或复制的文本。
供抄送、传阅、存档备查之用。
5、不同文字稿本公安工作中常用公文一、报告是下级向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问的公文。
是一种上行文,其主要特点是汇报工作或陈述有关情况,主要用于下情上报、传达信息。
报告以具体的事实、情况和确切的数据作为汇报的主要内容,一般不要求上级作出答复。
(一)报告的种类1、工作报告,分为综合性报告,即汇报某一时期或阶段全面工作情况;
专题性报告,即汇报某一特定情况。
2、情况报告,即反映本单位或本地区的重大问题和主要情况的报告。
3、答复报告,用来回答上级询问的,问什么答什么,专题专报。
(二)报告的特点1、语言概括性强,采用记叙和说明为主的表达方式,叙述时以概述为主,点到而止,不用详细叙述,不必描写和抒情。
2、内容纪实性强,报告内容是做过的工作,或是已经发生的事情,具有很强的纪实性,要据实报告,不能无中生有、弄虚作假,报喜不报忧。
3、材料灵活性强,在保证中心工作和重点工作的前提下,选最有新意有价值的题材来写。
(三)报告的结构主要由标题、主送机关、正文、发文机关署名、日期五部分组成。
1、标题:
一般采用发文机关名称事由文种的形式,如包头市公安局关于12.6贩毒案件侦破情况的报告2、主送机关:
报告只能向直接上级机关行文,因此主送机关只有一个。
顶格写在正文前第一行。
3、正文写法:
分为缘由、主要内容和结尾三部分
(1)说明报告的缘由:
说明报告发文的原因、目的和依据等。
(2)陈述报告的主要内容:
一般包括基本情况、成绩与经验、存在的问题、今后的打算(3)采用结束语结束全文:
一般使用“特此报告”或“以上报告,请审阅”等。
4、发文机关署名
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