常见公文写作PPT推荐.ppt
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二、常用公文文种二、常用公文文种
(一)我国现行党政机关使用的文种
(一)我国现行党政机关使用的文种我国现行党和各级领导机关使用的文件有我国现行党和各级领导机关使用的文件有1414个:
个:
u决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
批复、条例、规定、函、会议纪要。
国家行政机关使用的公文种类有国家行政机关使用的公文种类有13个个:
u命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
请示、批复、意见、函、会议纪要。
上述文件共上述文件共27个,其中个,其中9个是相同的,即:
个是相同的,即:
决定、意见、决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要;
通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要;
不同的有不同的有9个,其中属党的机关的有个,其中属党的机关的有5个,即:
个,即:
公报、指公报、指示、决议、条例、规定;
示、决议、条例、规定;
属国家行政机关有属国家行政机关有4个,即:
命命令(令)、议案、通告、公告令(令)、议案、通告、公告。
由于这。
由于这18个文件是党和个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的,一般称为法定文种。
国家在公文管理法规中明确规定的,一般称为法定文种。
(二)学校常用的主要公文种类
(二)学校常用的主要公文种类11、决定决定(11)功能)功能适适用用于于重重要要事事项项或或者者重重大大行行动动作作出出安安排排,奖奖惩惩有有关关单单位位及及人人员员,变变更更或或者者撤撤销销下下级级机机关关不不适适当当的的决决定定事项。
事项。
关关于于在在全全院院师师生生中中开开展展向向余余立立峰峰同同学学学学习习的的决定决定07.3.23.doc07.3.23.doc
(2)分)分类A.法规政策性决定法规政策性决定。
如如关关于于惩惩治治虚虚开开、伪伪造造和和非非法法出出售售增增值值税税专专用用发发票票犯犯罪的决定罪的决定B.B.重要事项的决定重要事项的决定。
如如中共中央关于加强同人民群众联系的决定中共中央关于加强同人民群众联系的决定C.C.奖惩决定奖惩决定。
如如国务院关于处理国务院关于处理“渤海二号渤海二号”事故的决定事故的决定(3)决定的写作
(1)标题决定的标题,一般应写明发文机关、事由、文种,而且要规范、准确,特别是事由要准确地概括出来。
(2)正文决定的正文主要包括两方面内容:
一是决定原由,二是决定事项。
篇幅随内容而定。
知照性的决定得短小单一,简单明了。
指挥性的决定也应简明扼要,篇幅不宜过长。
语言表达上,决定的语气坚决、鲜明、准确,决不能模棱两可,含糊不清。
在决定的详略处理上,有三种写法:
一是略写原由,详写事项。
这是决定的一般写法。
原由部分不宜写得过长,把有关情况、依据、道理简单交代清楚就可以了。
二是详写原由,略写事项。
这种写法要求把情况写清楚,尽可能详细些,因为它是决定事项的依据、前提。
三是不写原由,只写事项。
这种写法,一些重大决定经常运用。
这种写法往往基于原由是法定的,或是周知的,不写出也不影响决定事项的权威和效用。
(3)时间决定的时间标注要注意两个问题:
一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准,不能以起草或打印的时间为成文时间。
二是决定的时间一般要标注在标题下方,可用括号括起来。
决定的时间不能标在文尾,因为决定一般不写抬头和落款。
22通告通告
(1)功能)功能适适用用于于公公布布社社会会有有关关方方面面应应当当遵遵守守或或者者周周知知的事项的事项(22)分)分类a.a.法规性通告法规性通告b.b.知照性通告知照性通告通告不写抬头,无主送单位。
通告不写抬头,无主送单位。
通告与公告的区别通告与公告的区别a.内容重要性不同内容重要性不同b.对发文机关限制性有较大不同对发文机关限制性有较大不同c.发布范围有所不同发布范围有所不同(3)通告的写作
(1)通告的结构和写法通告包括标题、正文、落款署时3部分。
标题。
通告的标题通常有三种写法,一是写明发文机关、事由、文种;
二是省略了事由,只写明发文机关和文种;
三是省了发文机关、事由两项,只写通告。
一般来说,高级机关发布了比较重要事项的通告,标题都使用前两种,而企业事业单位、基层单位发的通告,事项比较具体,不那么重要,一般可用第三种。
正文。
通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。
原由是发布通告的原因、根据、目的,回答为什么发此通告。
事项,即通告的具体内容。
内容比较简单、单一的,可不分条来写;
如果内容比较多,则应分列一条一条来写。
结尾,也叫结语。
一般写“特此通告”之类的话,以示强调,提起注意。
有些通告干脆不用结语,干净利落。
通告是对公众的,一般不用写抬头,标题已有发文机关,并在标题下方署上了日期,则可不用落款。
如果标题没有发文机关,又没有日期,落款必须签署清楚发文机关名称和日期。
(2)写通告须注意的问题不要把“通告”写成“通知”“通告”与“通知”是两种不同的公文,其特点、作用和受文对象范围都不相同。
有的单位往往以为让人们知晓的事项都可用通告各行文,结果把一些该用通知的,用了通告,该用通告的则用了通知。
例回迁通知原住XX区XX街的动迁户,于明年6月底前回迁。
请所有回迁户持动迁证、动迁协议书及交款单据,于明年5月底前,到我公司办回迁手续。
具体办理时间:
上午8时至12时,下午2时30分至5时30分。
特此通知XXXX房地产开发公司XXXX年XX月XX日这份公文用错了文种,告知回迁户办理回迁手续,属一定范围公布遵守和周知的事项,应用通告却用了通知行文。
发文目的要明确发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚,让人们一看就知道为什么要发此通告。
通告的事项,应该符合法律、法令和有关政策规定,不能违反法令政策。
例如一家房地产公司发出通告,告知回迁户在期限内来办手续,“限期于XXXX年XX月XX日前到我公司办理进住手续,否则,视为已有住房,不予安置。
”这是不符合有关政策规定的。
语言要通俗简洁通告是一种周知性公文,一般用张贴和登报的方式发布,使全社会都知道通告的内容。
因此,写通告要注意语言通俗和简洁,简单明了,一看就懂,篇幅不宜过长,便于张贴和阅读。
33通知通知(11)功能功能适适用用于于批批转转下下级级机机关关公公文文,转转发发上上级级机机关关和和不不相相隶隶属属机机关关的的公公文文,传传达达要要求求下下级级机机关关办办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
理和需要有关单位周知或者执行的事项。
(22)分类分类a.a.发布指示的通知发布指示的通知b.b.颁发规章的通知颁发规章的通知因在行政公文文种中没有条例、因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种,所以在发布这类规规定、办法、细则、方案等文种,所以在发布这类规章性文件时,都要用通知,也就是加一个文件头。
章性文件时,都要用通知,也就是加一个文件头。
如如人事部关于印发人事部关于印发人事争议处理办案规则人事争议处理办案规则和和人事争议仲裁员管理办法人事争议仲裁员管理办法的通知的通知被发布规章全文附在通知后,但不作附件处理。
被发布规章全文附在通知后,但不作附件处理。
c.c.批转、转发文件的通知批转、转发文件的通知d.d.晓谕性通知晓谕性通知e.e.任免通知(人事任免用决定和通知的区别)任免通知(人事任免用决定和通知的区别)关关于于在在全全校校各各级级团团组组织织和和广广大大团团员员中中开开展展争争先先创创优优的的通通知知.doc.doc(3)通知的写作
(1)标题通知的标题有完全式和省略式两种。
完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题;
省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。
省略发文单位。
标题太长,则可省略发文机关。
这种省略发文机关的通知标题很常见。
如果是两个以上单位联合发文的,一般不能省略。
省略文种。
公文的标题一般是不能省略文种的。
转发性通知的标题由“发文机关+批转(转发)+被批转(转发)标题+通知”构成,有时由于被批转、转发公文标题中已有“通知”二字,或者被批转、转发的公文标题比较长,这时,通知的标题一般要省略文种,省去“通知”,否则会出现“的通知的通知”的现象。
如广东省人民政府转发国务院。
如因层层转发而出现长标题的情况,如XX县人民政府关于转发XX地区关于转发省人民政府关于转发的通知的通知的通知,则按照国家机关公文处理办法规定,“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”,把这个标题改为XX县政府转发人事部关于XXX同志恢复名誉后享受XX级待遇的通知。
至于被省、地区等转发过的内容,则在批转、转发意见中予以交代。
省略发文机关和事由。
如果通知发文范围很小,内容简单,甚至张贴都可以,这样的通知标题可以省略发文机关和事由,只有文种“通知”二字。
(2)正文通知的正文包括原由、事项、要求三部分。
主体在事项部分。
转发性通知。
可以把批转通知称为“批语”,把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容,批语表明发文机关的态度,提出贯彻执行的要求,一般起提示、按语的作用。
事项性通知。
这类通知多数用于布置工作。
事项性通知正文的写作,要使受文单位了解通知的内容,即事项,做什么、怎样做,有什么要求。
正文一般分三部分。
开头部分,一般是通知的原由和目的,说明为什么要发此通知。
正文的主体部分,即事项部分,把通知的具体内容一项一项列出来,把布置的工作需周知的事项,阐述清楚,讲清目的、要求、措施、办法等。
第三部分是结尾,提出贯彻执行要求,如“请遵照执行”,“请认真贯彻执行”,“请研究贯彻”,等等,也有的通知结尾没有习惯用语。
会议通知。
一般包括:
会议名称,会议时间,地点,内容,参加人员,报到时间、地点,需带材料、文件等。
会议通知的格式比较固定,只要把上述内容写清楚就行。
任免通知。
一般有固定的格式。
XXXX关于XXX等同志的任免通知XXX:
根据XXXX年XX月XX日XXX会议研究决定,任命:
XXX同志为学生会主席。
44通报通报(11)功能)功能适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(2)通报的写作
(1)通报的结构和写法通报包括标题和正文两大部分。
标题通报的标题可省略发文机关,比较重要的通报则不省略。
在拟通报标题时,特别要注意准确、简明地概括出事由。
如关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报,就省略了发文单位;
而国务院关于一份国务院文件周转情况的通报则写明发文机关、事由和文种。
通报的署时可以在标题下方,这时,通报不需要写抬头和落款;
通报也可以有抬头、落款,时间在发文机关下面。
正文通报根据使用情况,一般分为三种:
表彰性通报,批评性通报和情况通报。
一是表彰性通报。
表彰性通报的内容一般包括介绍事迹,分析评价事迹意义,概括主要经验,做出表彰决定,
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