浅谈秘书的语言艺术在沟通中的作用Word文件下载.doc
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关古至今,秘书发展的历史来看,秘书人员录音记事,占卜问卦,净谏劝言,运筹策划,没有不以口语作为工具的,春秋百家争鸣,各家学派舞墨春秋,历史上有名的雄辩家如:
晏子、苏秦、张仪无不是靠自己的口才游说各国、规劝君侯,在历史舞台上发挥重大作用,所以,有人以“三寸不烂之舌”称赞口才。
2.秘书口头语言技巧
(1)吐词清晰,声音洪亮悦耳
有笑话一则,紫薇:
“皇……上……您……还……记……得……大……明。
。
”乾隆:
“来人呐把这个前朝余孽拖出去宰了!
”从这段轻松的笑话中我们得出结论,说话不能大喘气。
作为办公秘书,应该吐字清晰,避免重复话语,减少不必要的误会和麻烦。
如果你在向老板汇报情况,含糊说不清楚,老板一定会反感觉得不舒服。
因此,不管在人多的大场合还是人少的办公室,都应把话说清楚,尽量使声音让人听清楚。
(2)咬字清楚,避免使用方言
我国人口较多,方言比较复杂,一般可分为七大方言区:
北方方言(官方方言)、吴方言、湘方言、客家方言、闽方言、粤方言、赣方言。
同一个公司中,有来自各个地区的同事,方言也有很多种,如果大家只讲自己的方言,那么就只能是很少的一部分人理解意思,听不懂的同事就会感觉不自在。
所以,这个时候讲话要使用标准语言,尽量不要使用方言,使大家听得懂自己所要表达的意思。
(3)事先准备沟通内容
往往在做一件事前,需要做好充分的准备,因为如果对未知的挑战一无所知,在面对问题时就会处于被动。
比如面对客户投诉时,应该提前了解该客户的问题,就可以采取相应的措施,快速解决问题;
在和领导汇报工作时,也应该想好领导最想了解的是什么,在有限的时间内该重点汇报什么,这样才能更好的辅助领导的工作。
(二)秘书体态语言艺术
1体态语言的意义
生活中我们常常用挥手表示再见;
点头表示肯定,摇头表示否定意思;
皱眉头表示不高兴;
把耳朵靠近讲话人的嘴巴,可以理解为大声讲或者是我在仔细听;
把一个手指放到嘴唇前,可以表示为小声讲或者是别说话。
作为秘书,得体的体态语言传递着自信、友好、热情的信息,同时也能显示出秘书稳重的良好形象
2.秘书体态语言的技巧
(1)真诚的笑容,拉近距离
微笑是基本礼仪,也是处理工作时的润滑剂。
我们知道,通过微笑可以拉近人与人之间的距离。
但是微笑必须是真诚的,发自内心的。
嘴角上扬,露出八颗牙齿并不代表你在真诚的微笑。
因此,秘书在工作中,必须从心里让自己笑起来,我们的笑容看上去才是亲切、真诚的。
比如说,交谈的过程中,秘书人员总是面无表情,或者只是简单地扯动嘴角,难免会与他人产生隔阂,使得他人越来越疏离自己。
(2)克制小动作,减少紧张动作
在生活或者工作当中,我们在面对一些特殊情况时,都不可避免的出现一些小动作。
比如用手指敲击,来回走动、抖腿、不停眨眼等,这些动作会让人觉得有失庄重。
秘书作为一个公司和组织的形象代表,姿势动作常常可以反映出情绪的高低,姿态的变化体现了一种态度,所以更应该规范和克制自己的一些小动作,给人以沉着稳重的形象。
如果你在和老板汇报工作的时候由于紧张嘴角不停抽搐,老板或许会建议你汇报完工作就去看神经科医生。
(三)秘书书面语言艺术
1.秘书书面语言的意义
秘书的英文名“secretary”有两种含义,一是大臣,其二为书记,原指从事记录文字的人员,后泛指文书和事务工作人员。
所以,秘书的记录是其发展过程中重要的一环节。
而文字秘书也是当前秘书从业人员中最多的一类,所以,书面语言尤其重要。
2.加强书面表达能力
(1)确保书面表达的准确性、简洁性、庄重性
作为老板的文秘,起草文书是日常工作不可缺少的部分,所以,加强书面表达能力尤为重要。
首先,确保书面表达的准确性,用词要准确,公文中涉及的人名、地名、时间、简缩要正确,包括使用的标点符号也必须正确。
其次,书面语言的简洁历来受人们重视和赞扬,那些与主题无关的空话废话不要写,尽量使用概括性强,简洁明快的词语。
最后,要确保文书的庄重性,这也是区别于文学写作,与相应的规章制度相结合。
如果,你把公司的项目策划当做文学作品来写,那么,员工就不会觉得这是一个严肃的策划案,从而影响项目进行效果。
(2)积极参与实践,增加文学素养
秘书写作素质的培养,应注重深入社会生活、积极参加社会实践,此外还应注重学习,努力扩大自己的阅读面,不断积累和更新自己的知识,现代办公秘书不仅需要严谨、规范的优良风格,还要学会与时俱进,大胆创新。
这需要在大量阅读的基础上,结合实际,在实际工作中获得启发。
历史伟人毛泽东选用秘书时,重视秘书的实践以及文学。
秘书乔木之前在延安中共中央宣传部工作,所发之文精辟有力引起毛泽东注意,毛泽东觉得乔木是个人才,并且能够积极参与实践,事实证明,乔木后来成为“中共中央一支笔”。
(四)秘书网络语言艺术
网络成为当今时代不可或缺的工具,掌握网络语言也成为秘书办公中必备的条件。
文秘职位的应聘,基本都要求有一定的办公室软件操作能力,打字速度等。
(1)熟悉网络简缩语言。
一般公司有自己的企业邮箱,同事之间相互发送邮件时会有一些简缩形式,作为文秘,这类缩写一定清楚知道其意义。
比如邮件中的F.Y.I,foryourreference,供您参考的意思,一般是在邮件转发的时候使用。
如果作为秘书,不能够了解一些常用简缩语言,势必会影响日常工作。
(2)尽量不要使用不规范的网络语言
随着网络科技发展,网络语言也不断创新,一些网络流行语例如:
有本事叫有料,倒霉叫衰,好看叫养眼,高手叫大虾,低手叫菜鸟,这些语言在平时的严肃的工作环境中尽量避免使用,因为这样子的语言用在正式的公文文书中会影响语言的庄重性。
二.秘书办公中不同对象的语言艺术
办公室中,面对不同的谈话对象会有不同的表现,一般说来,人们在与自己同等级、同层次的人讲话时,表现比较正常,行为举止都会比较自然、大方。
但是,在与比自己地位高的人交往时,就可能感到紧张;
表现比较拘谨,并且自卑感强;
相反,在与社会地位低于自己的人讲话时,就会表现得比较自如、自信。
(一)与领导沟通语言艺术
(1)与领导的关系
秘书的办公对象主要是领导,秘书是领导机关及领导人员的参谋和助手,主要职责是协助决策,承办业务,做好助理工作。
做好和领导的沟通工作是秘书职业的本职要求。
(2)与领导沟通时的技巧
1.合适时机沟通
领导是公司的决策者,一天到晚要考虑的问题很多,所以,秘书处理事务时,需要选择合适的时机。
应该根据自己的所需反应问题的轻重程度,去选择适当时机反映。
像个人琐碎小事,就不要在领导埋头处理大事时去打扰他。
而一些关系到公司发展的突发情况,应该及时向上级反应,配合领导工作。
2.谈话大胆自信
在和领导汇报工作情况的时候,应该大胆自信,连贯的说出自己想要内容,不要把领导当做洪水猛兽,避免过分胆小、拘谨、谦恭、服从,甚至唯唯诺诺的态度,改变诚惶诚恐的心理状态,因为这种态度下的沟通可能达不到预期的效果,甚至很糟糕的。
换位思考,如果有下级在你面前拘谨唯唯诺诺,那么作为领导的你也会感到不舒服甚至反感。
3情况真实讲道理
通常情况下,秘书工作中是和领导最近的人,秘书所反应的情况对领导的决策有着举足轻重的影响。
如实向领导反应情况,不能道听途说,更不可以欺上瞒下,弄虚作假。
跟上级说话,要尊重,要慎重,但不能一味附和。
在必要的场合,表示自己的不同观点,从工作出发,摆事实,讲道理,给领导作参考。
唐朝政治家,曾任谏议大夫、左光禄大夫,封郑国公,以直谏敢言著称的魏征,曾经多次向唐太宗直言,协助太宗开辟清明盛世。
4.适当的赞美原则
赞美是一种有效的交往技巧,能有效地缩短人与人之间的人际心理距离。
在和领导沟通的过程中,适当的赞美会让事情事半功倍。
但是,赞美需要有原则,即要有真实的情感体验,符合场景,用词得当,凭自己的感觉”是一个好方法,每个人都有灵敏的感觉,也能同时感受到对方的感觉。
要相信自己的感觉,恰当的把它运用在赞美中,那么与领导的沟通也会很顺利。
(二)与同事沟通的语言艺术
(1)与同事之间的关系
一般,办公秘书与同事之间是平等的职位关系,但是在日常工作中,秘书是领导与员工之间的纽带和桥梁,负责上传下达的工作,做好同事之间的沟通也是秘书工作的本职需要。
(2)与同事沟通的语言技巧
1.语气平和
在于同事的沟通过程中,一定要做到态度平和,不能盛气凌人。
平和的态度,除说话本身的内容外,还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。
所以,在讲话的时候不要以为是小节,纯属个人的习惯,不会影响同事的谈话。
比如,说话时,不能用手指着对方,这样会让人觉得没有礼貌,让人有受到侮辱的感觉。
虽然有时候,大家的意见不能够统一,但是有意见可以保留,对于那些原则性并不很强的问题,有没有必要争得你死我活。
如果一味好辩逞强,会让同事们敬而远之,久而久之,你不知不觉就成了不受欢迎的人。
2.寻找共同话题
如果在沟通时,双方能有共同的话题,共同的语言和体验,这样更能产生共鸣并且吸引对方。
所以,与同事之间的沟通,不妨加一些家常话,这样子会拉近彼此间的感情,可以解除彼此间的约束感,有时候了解对方的兴趣爱好,从对方感兴趣的话题入手会容易拉近双方的距离。
3.说话留有余地
与同事沟通时,都会有发表个人看法的时候。
这个环节,应该掌握分寸,直接的点头或是摇头有时候会被人看做是指示性动作,所以,轻易的表态或过于绝对的评价都是沟通过程中容易失误。
例如,有一些原则性并不很强的问题,你和同事之间的观点不一样,这个时候没有必要争得你死我活,如果一味好辩逞强,说话不留余地,会让同事们敬而远之,影响沟通的效果。
4倾诉有度
办公环境也是一个小型的社会,会有各种各样的流言,烦劳。
秘书也会有个人的压力烦恼,有时
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