提高工作效率的途径PPT文件格式下载.ppt
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审阅文件事项二:
准备工作总结事项三:
与财务经理讨论费用预算问题事项四:
与人事经理淡奖金问题事项五:
例会事项六:
准备招聘计划事项七:
会见客户事项八:
接听电话第二步,工作价值分类第二步,工作价值分类时间管理时间管理要事第一要事第一价值80%的工作价值20%的工作事项一:
审阅文件(例会后8:
10-8:
30事项二:
准备工作总结(8:
30-9:
30)事项三:
与财务经理讨论费用预算问题(30分钟)事项四:
1个小时临时紧急事件处理事项五:
招聘计划与奖金问题让人力资源部先提供资料事项七:
把会见客户的任务授权给业务经理事项八:
让秘书过滤电话,只处理重要电话事项九:
其他事件处理第三步,时间和精力分配第三步,时间和精力分配时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具2:
用“80/20法则法则”分配时间(应用范例)分配时间(应用范例)工具工具3:
用“ABC控制法控制法”使用时间使用时间ABC控制法是根据事务在工作中的重要和紧迫程序,按照最重要、重要和不重要三种情况,分成A、B、C三类,有区别地管理时间的一种分析方法。
一个工作日A最重要的B较重要的C次重要的时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具3:
用“ABC控制法控制法”使用时间使用时间成功人士对每天工作的划分:
类型简述具体描述A类规划与发展A类工作重要且紧迫每天13件占总工作量1520%;
所费时间占总工作时间6080%。
分类时,可根据时间分列为A-1、A-2等B类持续性项目B类较重要,每天5件,占总工作量3040%,所费时间占总工作时间2040%C类日常性事务C类为日常性一些事务占总工作量的4050%,所费时间占总工作时间的15%时间管理时间管理要事第一要事第一目目录录第一篇高效能的时间管理技巧第二篇第二篇科学的工作方法科学的工作方法“SMART”原则目标多杈树法“6W3H”法一、目标管理工具一、目标管理工具目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具4:
用用“SMART”法确定目标(哈佛关于目标的跟踪调查研究)法确定目标(哈佛关于目标的跟踪调查研究)3%10%60%27%有明确的长期目标有清楚但短期目标有较模糊目标无目标社会顶尖成功人士社会中上层社会中下层社会最底层工具工具4:
用用“SMART”法确定目标法确定目标“SMART”原则原则可确定的(Specific)可衡量的(Measurable)可接受的(Acceptable)现实可行的(Realistic)有时间限制的(TimeIndication)善于将时间和精力用在一个目标上的人,更可能也更容易成功。
目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具5:
用用“目标多杈树法目标多杈树法”分解目标(计划多杈树)分解目标(计划多杈树)目标多杈树法是专业的目标分解工具大目标子目标子目标子目标即时目标具体行动项目目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具5:
用用“目标多杈树法目标多杈树法”分解目标(分解步骤)分解目标(分解步骤)1.写出大目标2.写出大目标所有必要及充分条件(子目标)3.写出子目标所有必要及充分条件(即时目标)4.检查多杈树分解是否充分5.评估目标6.判断目标能否达成目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具6:
用用“6W3H”法分析细化目标法分析细化目标3HHowto(明确各项行动如何进行及进行的顺序步骤)Howmany(工作数量是多少)Howmuch(预算费用是多少)6WWhy(明确了解工作进行的目的及理由)What(确定要做哪些事项)Who(明确责任者及协助者,诠来做)When(什么时候完成)Where(在什么地方完成)Which(确定工作的优秀顺序,找出解决问题的重点对策)目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标“PDCA工作循环”标准化管理有效计划法二、计划管理工具二、计划管理工具计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具7:
用用“PDCA工作循环工作循环”实施计划(戴明环)实施计划(戴明环)PPlan(计划)DCADo(执行)Check(检查)Action(处理)PDCA循环的4个阶段检查执行总结经验提出新问题找问题找原因找要因订计划PDCA循环的8个步骤计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具7:
用用“PDCA工作循环工作循环”实施计划(戴明环)实施计划(戴明环)科学的工作循环周期目前水准PDCAPDCAPDCA改善后水准计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具7:
用用“PDCA工作循环工作循环”实施计划(戴明环)实施计划(戴明环)工具工具8:
标准化管理标准化管理重复频率高的经常性业务要标准化!
标准设定教育实施管理例外处理定期评估标准化管理步骤计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终麦当劳的标准化管理拉斯迪宾馆的服务标准计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具8:
标准化管理标准化管理工具工具9:
有效计划法有效计划法凡事都要统一和决断,因此成功不站在自信的一方,而站在有计划的一方。
拿破仑计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具9:
有效计划法有效计划法计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具9:
有效计划法有效计划法正确评估自己的压力水平压力管理曲线三、压力管理工具三、压力管理工具压力管理压力管理适度最好适度最好工具工具10:
正确评估自己的压力水平正确评估自己的压力水平我们总感觉压力来自于外部环境,但并不是每个人在同一环境下都会感到有压力,实际上压力源于我们自身,承认这点是很重要的。
测试工具:
霍尔姆斯和拉赫的社会再适应评定量表也称(应激评定量表)评分方法:
将各项目的分值相加如果:
300分近期患病率约为80%299分且150分近期患病率约为50%149分近期患病率约为30%压力管理压力管理适度最好适度最好工具工具10:
正确评估自己的压力水平正确评估自己的压力水平工具工具11:
压力管理曲线:
压力管理曲线应对压力常用的几种方法逃避对抗转移宣泄压力管理压力管理适度最好适度最好应对压力最有效方法计划阅读运动艺术交流深思压力管理压力管理适度最好适度最好工具工具11:
压力管理曲线压力管理曲线示意图乏力区舒适区发展区潜能区破坏区焦虑曲线压力压力行动力行动力工具工具11:
压力管理曲线压力管理压力管理适度最好适度最好减压的两个方法凯利魔术方程式:
1.问你自己可能发生的最坏状况是什么2.准备接受最坏的状况3.设法改善最坏的状况“3R”减压原则:
放松、退缩、重整压力管理压力管理适度最好适度最好工具工具11:
压力管理曲线SWOT分析法“六顶帽子”思维法因果图“五个为什么”橄榄球定律四、思维创新工具四、思维创新工具思维创新思维创新是可以训练出来的是可以训练出来的工具工具12:
鱼刺因果图:
鱼刺因果图主要原因问题主要原因主要原因主要原因运用鱼刺因果图分析问题时一般从6个方面考虑:
材料技术设备人力工作环境方法头脑风暴思维创新思维创新是可以训练出来的是可以训练出来的工具工具12:
鱼刺因果图工具工具13:
SWOT分析法分析法SWOT:
S自身强项、优势W自身弱项、劣势O外部环境存在的机会、机遇T外部环境存在的威胁、对手思维创新思维创新是可以训练出来的是可以训练出来的优势S劣势W威胁T机遇O内部外部思维创新思维创新是可以训练出来的是可以训练出来的工具工具13:
SWOT分析法分析法工具工具13:
SWOT分析法分析法(以下问题能帮助您找到存在于内外部的相关因素)(以下问题能帮助您找到存在于内外部的相关因素)关键优势S擅长什么?
拥有什么新技能?
能做什么别人不能做的事?
如何能够重复最近的一次成功?
什么使你与众不同?
你的顾客为什么要来你这里?
关键劣势W你不擅长什么?
缺乏什么新技能?
别人在什么事情上比你做得好?
你最近的一次失败是什么?
为什么?
你尚未完全满足哪一个顾客群体?
你最近失去了哪些顾客?
威胁T是否发生了不利于你的变化?
你的竞争对手正在做什么?
是否发生了任何会伤害你的变化?
是否存在威胁你所在组织的情况?
机遇O是否发生了你希望的变化?
你学会了什么技能?
你能够提供什么新产品或服务?
你能够接触到哪一个新的顾客群体?
你如何能够使你与众不同?
你的组织在未来510年中的情况怎样?
思维创新思维创新是可以训练出来的是可以训练出来的关键优势S关键劣势W关键机遇OSO对策:
利用WO对策:
改进关键威胁TST对策:
监视WT对策:
消除内部外部思维创新思维创新是可以训练出来的是可以训练出来的工具工具13:
SWOT分析法分析法工具工具14:
“五个为什么五个为什么”分析法分析法(也称(也称“什么什么为什么为什么”分析法)分析法)为什么?
五级为什么?
12345思维创新思维创新是可以训练出来的是可以训练出来的工具工具15:
橄榄球定律橄榄球定律20%60%20%具有关键影响力的内容占20%左右对事情有相当影响力的内容占60%左右对事情有一些影响力,但作用比较有限,甚至小到可以忽略不计思维创新思维创新是可以训练出来的是可以训练出来的工具工具16:
“六顶帽子六顶帽子”思维法(简单有效的平行思考程序)思维法(简单有效的平行思考程序)思考帽思维属性导入方式好处应用不当问题白色事实、图形、信息、目标、中性事实是什么样的?
逻辑性强,易于向他人解释可能抑制创造力,缺乏热情红色情绪化、直觉、凭兴趣、预感它像什么,就说什么。
你支持哪方面?
不需调动情绪,有动力热情有余,理智不足,不稳定黄色创造性、建设情、有梦想、有希望,追求利益让我们开始吧乐观,积极,有动力,团队精神遇阻时会持怀疑态度黑色考察错误它失败了,因为反思自己带否定性、批判性,呈悲观主义绿色创造力、推动力、有新观点、新方法一定有更好的办法找到更好的做事方式
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