应用文写作5(会议记录、会议纪要)PPT资料.ppt
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(二)会议记录的特点
(二)会议记录的特点(三)会议记录的使用范围(三)会议记录的使用范围书书面面材材料料(会议记录会议记录)会议现场会议现场会议的基本情况会议的基本情况和会上的报告、和会上的报告、讨论的问题、发讨论的问题、发言、决议等内容言、决议等内容记录(四)会议记录的作用(四)会议记录的作用(四)会议记录的作用(四)会议记录的作用1依依据据作作用用:
真实正确地反映会议情况,对会议整体情况所作的真实记载。
2整整理理会会议议文文件件、汇汇报报会会议议精精神神、研研究究工工作作等等存存查备考的一种资料。
查备考的一种资料。
3素材作用:
素材作用:
编写会议简报和撰写会议纪要的重要资料。
4备备忘忘作作用用:
作为原始资料编入档案长期保存,供必要时查阅。
(五)会议记录的基本格式和写法(五)会议记录的基本格式和写法(五)会议记录的基本格式和写法(五)会议记录的基本格式和写法会议记录,有“笔录”、“录音”、“录像”等几种操作手法,“录音”、“录像”只是一种手段,最终还是要将录下的内容还原成文字。
“笔录”和“录音”、“录像”相辅相成,能使记录更准确、更真实、更可靠。
录音录音会议记录会议记录录像录像笔录笔录用于一般会议。
只记录用于一般会议。
只记录要点、结论和会议上讨要点、结论和会议上讨论的问题,以及通过的论的问题,以及通过的决定、决议等主要内容。
决定、决议等主要内容。
用于重要会议。
要尽量记用于重要会议。
要尽量记录原话,这种记录一般采录原话,这种记录一般采用速记法,会后还要进行用速记法,会后还要进行整理整理。
1.1.1.1.会议记录的写作方法会议记录的写作方法会议记录的写作方法会议记录的写作方法(11)摘要记录)摘要记录这是一般会议常用的方法。
它不是有言必录,而是只记录要点、结论和会议上讨论的问题,以及通过的决定、决议等主要内容。
(22)详细记录)详细记录这种方法一般用于重要会议。
要求详细记录,尤其是对领导人讲话和重要的决议,要尽量记录原话,这种记录一般采用速记法,会后还要进行整理。
2.2.2.2.会议记录一般有四部分:
标题、会议组织概况、会议内容会议记录一般有四部分:
标题、会议组织概况、会议内容和签署。
和签署。
会议的内容会议的内容(会议议题、发会议议题、发言人及发言内容、会议决议言人及发言内容、会议决议)会议的组织情况会议的组织情况(包括标题、会议概况包括标题、会议概况)会议记录会议记录记录的结尾部分记录的结尾部分(散会时间散会时间及主持人、记录人签字及主持人、记录人签字)会议概况含开会会议概况含开会时间、地点、出时间、地点、出席人、列席人、席人、列席人、主持人、记录人主持人、记录人(11)第一部分)第一部分:
标题。
会议记录标题可以有两种写法:
(1)
(1)会议名称会议名称+文种,如文种,如“学院教学会议记录学院教学会议记录”。
(2)
(2)只用文种为标题,如只用文种为标题,如“会议记录会议记录”。
会议名称要记会议全称,一般不宜省略或简化。
(22)第二部分)第二部分:
会议组织概况。
包括:
开会时间、地点、会议支持人、会议出席人、列席开会时间、地点、会议支持人、会议出席人、列席人、缺席人、记录人等。
这些内容写在会议标题之人、缺席人、记录人等。
这些内容写在会议标题之后,要在会议主持人宣布开会之前写好。
后,要在会议主持人宣布开会之前写好。
会议主持人会议主持人:
写清其职务和姓名。
出出席席人:
人:
详记,则其姓名、单位、职务;
略记,则只详记,则其姓名、单位、职务;
略记,则只出席者范围和人数(列席人)。
出席者范围和人数(列席人)。
缺缺席席人:
重要人物缺席。
如不多,其姓名及原因;
如重要人物缺席。
如较多,原因不清,只写人数。
较多,原因不清,只写人数。
记记录录人:
其姓名和部门,以示对所记录内容负责。
(33)第三部分)第三部分:
会议内容。
会议记录的主体,没有具体固定模式。
一般包括会议主持人的发言,会议上的报告或传达了什么一般包括会议主持人的发言,会议上的报告或传达了什么事情,讨论了什么问题,以及通过的决定等,就是常说的会议事情,讨论了什么问题,以及通过的决定等,就是常说的会议议题、发言人及发言内容、会议决议。
议题、发言人及发言内容、会议决议。
该部分是了解会议意图的主要依据,是会议成果的综合反该部分是了解会议意图的主要依据,是会议成果的综合反映,也是日后备查的重要部分,需着重记录。
映,也是日后备查的重要部分,需着重记录。
记录会议内容是时应该注意:
如果有多个议题可以在议题前分别加上序号。
记记录录每每个个发发言言人人的的发发言言时时都都要要另另起起一一行行,写写明明发发言言人人的的姓姓名名,然然后加冒号,再记发言内容。
后加冒号,再记发言内容。
会议决议事项应该分条列出。
有表决程序的要记录表决的方式和会议决议事项应该分条列出。
有表决程序的要记录表决的方式和结果。
一般由主持人加以系统归纳。
归纳结果,应逐字逐句记录。
结果。
与会者无异议时,应随即写上与会者无异议时,应随即写上“一致同意一致同意”或或“一致通过一致通过”。
有持。
有持异议者,必须详细记录不同意见,有弃权者,也应如实记录上。
异议者,必须详细记录不同意见,有弃权者,也应如实记录上。
(44)第四部分)第四部分:
签署。
散会时,主持人和记录人应分别在会议记录全文的右下方写明:
“主持人:
主持人:
(签字签字)”、“记录人:
记录人:
(签字签字)”,以示负责。
,以示负责。
3.3.3.3.为了方便记录,提高效率,现已经有印刷好的会议记为了方便记录,提高效率,现已经有印刷好的会议记为了方便记录,提高效率,现已经有印刷好的会议记为了方便记录,提高效率,现已经有印刷好的会议记录表格,其格式见下表。
录表格,其格式见下表。
发言内容记录会议议题审阅签字记录人缺席出席人与列席人会议主持人会议地点年月日午时至时会议时间会议名称(会议记录表格样式会议记录表格样式)会议记录会议记录【范文【范文】兴业公司办公会议记录兴业公司办公会议记录时间:
一九九九年十月二日上午八时时间:
一九九九年十月二日上午八时地点:
公司办公楼五楼大会议室地点:
公司办公楼五楼大会议室出席人:
林东出席人:
林东王玉成王玉成张凤江张凤江赵成赵成缺席人:
朱玉(出差)缺席人:
朱玉(出差)主持人:
公司总经理王云山主持人:
公司总经理王云山记录人:
办公室主任刘庆东记录人:
办公室主任刘庆东主持人发言:
主持人发言:
与会者发言:
林东林东张凤江张凤江赵成赵成散会散会主持人:
王云山主持人:
王云山(审阅、签名审阅、签名)记录人:
刘庆东记录人:
刘庆东(签名签名)(本会议记录共本会议记录共44页页)(六)会议记录的要求(六)会议记录的要求(六)会议记录的要求(六)会议记录的要求1快快(只有快才能准、全、齐只有快才能准、全、齐)2真实可靠真实可靠(准确、清楚、重点突出准确、清楚、重点突出)做好准备做好准备事先要了解会议的议事先要了解会议的议程,以便于在记录过程,以便于在记录过程中注意各有关方面程中注意各有关方面的关系,将一些事宜的关系,将一些事宜有机地联系起来,加有机地联系起来,加快记录的速度;
记准、快记录的速度;
记准、记全。
会议记录是原记全。
会议记录是原始凭证,所以贵在准始凭证,所以贵在准确、齐全。
采用速记确、齐全。
采用速记和录音的办法,也是和录音的办法,也是保证保证“记录记录”准确、准确、齐全的有效方法。
齐全的有效方法。
注意整理注意整理通常情况下,现场通常情况下,现场记录是原始记录,记录是原始记录,一般需要整理。
整一般需要整理。
整理的要求是,在原理的要求是,在原始记录的基础上增始记录的基础上增补遗漏、纠正错误、补遗漏、纠正错误、核实决议,纠正语核实决议,纠正语法错误,合理划定法错误,合理划定段落。
段落。
记录方法记录方法11)摘要型会议记录)摘要型会议记录有重点地、扼要地记录与会者有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言,以及决议,不的讲话和发言,以及决议,不必必“有闻必录有闻必录”。
所谓重点、。
所谓重点、要点,是指发言人的基本观点要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。
对一般性和主要事实、结论。
对一般性的例行会议,只要概括地记录的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。
记录详细过程。
22)详细型会议记录)详细型会议记录对特别重要的会议或者特别重对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。
要要的发言,要作详细记录。
要求尽可能记下每个人发言的原求尽可能记下每个人发言的原话话。
如果有发言稿,可以把稿如果有发言稿,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。
需的插话、补充解释的部分。
需要详细记录的发言,可采取速要详细记录的发言,可采取速记的方法。
记的方法。
(七)会议记录的重点(七)会议记录的重点1.1.会议中心议题以及围会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关绕中心议题展开的有关活动活动6.6.对会议产生较大对会议产生较大影响的其他言论或影响的其他言论或活动活动2.2.会议讨论、争会议讨论、争论的焦点及其各方论的焦点及其各方的主要见解的主要见解3.3.权威人士或代表人物权威人士或代表人物的言论的言论5.5.会议已议决会议已议决的或议而未决的或议而未决的事项的事项4.4.会议开始时的定调会议开始时的定调性言论和结束前的总性言论和结束前的总结性言论结性言论会议记录会议记录的重点的重点(八)会议记录的整理(八)会议记录的整理(八)会议记录的整理(八)会议记录的整理会议记录整理是一个不可忽视的环节。
整理会议记录有四个关会议记录整理是一个不可忽视的环节。
整理会议记录有四个关键的技巧:
键的技巧:
删删改改补补分分1.1.口头禅或一些无实际意义的语气词。
口头禅或一些无实际意义的语气词。
“这个这个”、“啊啊”“那个那个”、“吗吗”2.2.无意义的重复性句子或短语。
无意义的重复性句子或短语。
“是不是?
是不是是不是?
是不是”、“这个嘛你说说这个嘛你说说”删删改改补补分分11.不太雅观的口语和俗语。
不太雅观的口语和俗语。
22.会引起误解的方言与口语。
会引起误解的方言与口语。
33.不容易听懂的口语、方言、俗语。
不容易听懂的口语、方言、俗语。
删除掉对表达的意思会影响的词语和句子删除掉对表
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