归档文件的整理_精品文档PPT推荐.ppt
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编目第三步:
确定分类法第三步:
确定分类法第四步:
划分保管期限第四步:
划分保管期限第五步:
归档文件的排列第五步:
归档文件的排列第七步:
装订第七步:
装订第九步:
装盒第九步:
装盒第十步:
档案排列上架第十步:
档案排列上架第一步:
确定归档和不归档范围档档案案档案具备以下特征:
1.以我(组织或个人)为中心;
2.原生的、独特的;
3.有我(组织或个人)开始到现在;
4.具有保存价值(凭证、依据、参考)的;
5.表现形式:
实体、虚拟体(电子文件等);
6.最终的信息或确定的阶段性信息。
文件与档案是不同的,文件转化为档案最主要的前提条件就是文件必须具有保存价值。
文文件件第一步:
确定归档和不归档范围
(一)机关档案鉴定应遵循的原则
(一)机关档案鉴定应遵循的原则1、坚持以科学发展观的指导预测判断档案价值。
2、坚持历史的观点。
3、坚持全面的观点。
4、坚持长远的观点。
(二)机关档案鉴定的标准
(二)机关档案鉴定的标准1、职能标准。
职能标准是指按立档单位所在社会系统的地位和重要程职能标准是指按立档单位所在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。
度来决定其档案的价值。
2、来源标准。
来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位,即来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位,即“以我为主以我为主”的标准的标准。
3、内容标准。
档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。
内容档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。
内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性。
标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性。
4、形式特征标准。
形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等。
第一步:
确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第一部分上级机关的文件材料第一部分上级机关的文件材料1.1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。
材料。
2.2.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件,以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻文件,以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的执行的法规性文件。
法规性文件。
3.3.上级领导视察、检查本单位时的重要指示、讲话、上级领导视察、检查本单位时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
4.4.上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。
载)。
确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第二部分:
本机关的文件材料第二部分:
本机关的文件材料1.1.本机关召开的工作会议、专题会议的全套会议文件以及本机关召开的工作会议、专题会议的全套会议文件以及各种声像材料。
各种声像材料。
2.2.本机关党委或党组、行政领导办公会议文件(会议记录、本机关党委或党组、行政领导办公会议文件(会议记录、纪要)。
纪要)。
3.3.本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的正稿、签发稿,重要文件的修改稿。
种正式文件的正稿、签发稿,重要文件的修改稿。
4.4.本机关的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示本机关的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本机关的批复文件。
与本机关的批复文件。
5.5.本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。
报告。
6.6.反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料。
反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料。
本机关的文件材料7.7.本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料。
料。
8.8.本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料。
本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料。
9.9.本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料(通常我们说的会计档案)(通常我们说的会计档案)10.10.本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。
中形成的重要文件材料。
11.11.内容重要的人民来信、来访材料及处理情况形成的材内容重要的人民来信、来访材料及处理情况形成的材料。
12.12.本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷。
征用土地以及基本建设工程施工、竣工、界、水利纠纷。
征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料,本机关直接管理的科研、生购置大中型设备的文件材料,本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。
(通常我们说的基建档案、产、建设项目的科技文件材料。
(通常我们说的基建档案、科技档案、项目档案)科技档案、项目档案)第一步:
本机关的文件材料13.13.本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件材料员编制等文件材料14.14.本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料15.15.本机关或行业的历史沿革、大事记、年鉴,反映本机本机关或行业的历史沿革、大事记、年鉴,反映本机关或行业重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书,关或行业重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料件材料16.16.本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任,党员、团员、干调配、培训、专业技术职务评定、聘任,党员、团员、干部、工人名册、报表,纪检、治安保卫以及职工的录用、部、工人名册、报表,纪检、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、离退休、复员、转业、评残、转正、定级、调资、退职、离退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料17.17.本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资,行政、本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资,行政、党、团、工会组织介绍信及存根党、团、工会组织介绍信及存根第一步:
本机关的文件材料18.18.本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
1919本机关编印的情况简报等刊物的定稿和印发,编辑出版本机关编印的情况简报等刊物的定稿和印发,编辑出版物的定稿、机本。
物的定稿、机本。
20.20.本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等21.21.本机关与外国签订的条约、议定书、协定。
合同、换本机关与外国签订的条约、议定书、协定。
合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。
有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。
22.22.各种普查工作中形成的文件材料各种普查工作中形成的文件材料23.23.按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
确定归档和不归档范围welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience第三部分第三部分同级和下级来文同级和下级来文1.1.同级机关颁布的非本机关主管业务但需要执行的同级机关颁布的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件法规性文件2.2.有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件3.3.同级机关与本机关联系、协商工作的重要来往文同级机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件件4.4.下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件5.5.直属单位报送的重要的科技文件材料直属单位报送的重要的科技文件材料6.6.下级机关报送的法规性备案文件。
下级机关报送的法规性备案文件。
第二步:
分年度严格按照归档文件形成时间即严格按照归档文件形成时间即落款时间落款时间分年度。
分年度。
文件不跨年、不跨月。
但有三种特殊情况:
一是跨年文件不跨年、不跨月。
一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年;
二是跨年度度召开的会议文件材料归入会议结束年;
二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度;
三是在整形成的案件文件材料归入案件办结的年度;
三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。
一道归入复文的年度。
第三步:
确定分类法可视机关的大小决定档案的分类方法。
机可视机关的大小决定档案的分类方法。
机关大,内设机构多的可采用保管期限关大,内设机构多的可采用保管期限年度年度机构(问题)分类法。
机关小,内设机构机构(问题)分类法。
机关小,内设机构少的可采用保管期限少的可采用保管期限年度分类法。
年度分类法。
第四步:
划分保管期限这是归档文件整理的核心,正确区这是归档文件整理的核心,正确区分文件价值,划定保管期限是归档文件分文件价值,划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。
我们应整理工作质量优劣的关键所在。
我们应该认真学习国家档案局该认真学习国家档案局20062006年发布的年发布的机关文件材料归档范围和文书档案保机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定管期限规定,准确划定本单位文书档,准确划定本单位文书档案的永久、定期(案的永久、定期(3030年、年、1010年)保管期年)保管期限。
限。
第五步:
归档文件的排列归档文件应按照归档文件应按照“事由原则事由原则”排列。
所谓排列。
所
- 配套讲稿:
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- 归档 文件 整理 精品 文档