固定资产管理系统用户手册.doc

固定资产管理系统用户手册.doc

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固定资产管理系统用户手册

一.系统管理 2

1.连接数据库 2

2.用户登录 3

3.增加用户 4

4.权限管理 5

5.口令设置 6

6.删除用户 6

7.退出系统 6

二.视图 7

1.设置不滚动列 7

2.自定义表格列 8

三.基础数据 8

1.计量单位 8

2.资产来源 9

3.使用情况 10

4.存放地点 10

5.类别设置 11

6.自定义字段 12

7.职务设置 14

8.部门员工 14

四.资产管理 17

1.资产增加 17

2.复制资产 20

3.分拆资产 20

4.资产查询 21

5.自定义字段查询 23

6.资产修改 23

7.资产删除 24

8.资产批量删除 24

9.资产清理 24

10.资产清理查询 25

11.资产借出 26

12.资产归还 26

14.资产借出归还查询 28

15.资产调拨 28

16.资产调拨查询 29

17.资产维修 30

18.资产维修查询 30

19.固定资产折旧计提 31

五.低值易耗品管理 31

1.低耗品分类 31

2.物品管理 32

3.入库 33

4.领用 35

5.盘盈 36

6.盘亏 37

7.单据查询 37

8.领用汇总 38

9.库存统计 39

10.进销存统计 39

六.数据管理 40

1.导出资产数据 40

2.导入外部数据 40

3.数据初始化 41

七.统计分析 43

1.资产构成分析 43

2.资产变动分析 44

3.资产盘点 45

4.下载资产数据到盘点机 47

八.报表设计 48

1.报表模板管理 48

九.辅助工具 49

1.万年历 49

2.计算器 50

十.软件注册 50

十一.其他常见问题 51

1.通用数据导出界面 51

2.固定资产数据导入模板格式 51

3.员工档案导入模板格式 51

4.低值易耗品档案导入模板格式 51

5.加密狗使用注意事项 52

6.软件支持的盘点机型号 52

7.软件支持的条码打印机 52

一.系统管理

1.连接数据库

注：

仅网络版需要，单机版无需设置

启动客户端软件时，软件会弹出连接数据库服务器对话框，请在本对话框中填列数据库服务器的连接参数：

服务器名称：

可以填列安装有SQLServer2000或者更高版本的电脑的IP地址或者SQLserver服务管理器中显示的名称：

如图：

用户名称：

SQLServer中登记的数据库用户名称，一般可以填“sa”

密码：

SQLServer中登记的数据库用户的访问密码，如果没有密码，请填空值。

保存以上信息：

选中后，客户会自动保存连接数据库服务器的参数，下次运行客户端软件时，软件会主动从保存的参数中读取服务器名称、用户名称、密码来连接到数据库服务器，如果连接成功，将不再显示连接数据库服务器对话框。

2.用户登录

连接数据库服务器成功，进入软件用户登录界面：

系统默认管理员用户密码为:

8888，正式使用软件后，为数据安全起见，可以将密码修改为一个强密码。

输入密码后，点确定，进入软件主界面：

上方区域是软件工具栏，集成了软件用的快捷命令。

右侧是资产档案列表，列示了当前条件下的资产档案列表。

左侧是软件快捷导航树，双周导航树中的项目，可以按指定项目在右侧列表中列示符合条件的资产档案。

3.增加用户

增加一个系统用户。

用户名称：

操作员的名称。

输入密码和密码确认：

两次输入必须相同。

管理部门：

新增的操作员可以管理的具体部门范围资产。

如：

组织机构中有以下部门：

销售部

销售部\华南大区

人事部

财务部

如果：

管理部门设置为“销售部”，则此操作员的管理范围可以包括：

“销售部”及其下属的“销售部\华南大区”。

新增操作员后，需要进行权限管理设置后，新增的操作员才有具体的权限。

4.权限管理

执行【系统管理】下【权限管理】后进入选择要设置操作员的界面：

选择要设置权限的用户名后，执行【确定】进入权限设置界面：

选中一个项目代表用户拥有此权限，否则为无此权限。

设置权限后点【保存】保存此用户的权限，修改后的权限在用户下次登录软件后生效。

5.口令设置

执行【系统管理】下【口令设置】后进入口令设置界面：

输入旧密码、新密码、新密码确认后，点【确定】完成修改。

如果原密码输入错误，则系统会提示错误。

6.删除用户

执行【系统管理】下【删除用户】后进入操作员删除界面：

选择要删除的操作员，点【确定】后系统将删除选中操作员。

7.退出系统

执行【系统管理】下【退出系统】后，弹出对话框：

点击【是】退出本软件。

点击【否】返回软件主界面。

二.视图

视图菜单主要是动态设置资产表格的固定列和列的显示隐藏用，更方便的让用户查看表格中的数据。

1.设置不滚动列

执行【视图】下【设置不滚动列】后，进入设置界面：

设置不滚动列可以在查询资产表数据时，指定左边指定列数不滚动（注：

类似于Excel电子表格中的冻结窗格），设置不滚动列后，资产档案表的固定部分会显示一条黑线，代表黑线左边的列不退数据滚动，如图：

选择、登记日期、登记人员三列都被锁定。

2.自定义表格列

执行【视图】下【自定义表格列】后，进入设置界面：

打钩的项目代表显示此列，不打钩的项目代表隐藏此列。

隐藏的列在打印“固定资产档案表”时，会自动隐藏。

设置完成后，点【保存】退出。

三.基础数据

1.计量单位

执行【基础数据】下【计量单位】后，进入设置界面：

本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【计量单位】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。

【新增】增加一个计量单位项目。

【删除】删除选中的计量单位项目。

【确定】保存输入的计量单位项目。

【取消】放弃输入的计量单位项目。

【关闭】离开本模块。

【当前项目】用于填列新增的计量单位项目的值。

2.资产来源

执行【基础数据】下【资产来源】后，进入设置界面：

本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【资产来源】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。

命令说明参照【计量单位】

3.使用情况

执行【基础数据】下【使用情况】后，进入设置界面：

本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【使用情况】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。

命令说明参照【计量单位】

4.存放地点

执行【基础数据】下【存放地点】后，进入设置界面：

本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【存放地点】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。

命令说明参照【计量单位】

5.类别设置

用于设置固定资产分类。

执行【基础数据】下【类别设置】后，进入设置界面：

本功能用于预登记在资产档案登记时选择填列的【资产类别】项目，在本模块中设置后，在资产档案登记时，可以直接选择填列。

【新增】增加一个类别。

增加类别以当前选中的类别做为上级资产分类。

如：

选中“固定资产”后，点新增，则增加一类别以“固定资产”做为上级资产分类。

如图：

【资产分类编码的定义要求】每级分类编码长度为3个字符，下级编码的前缀必须包括上级编码，资产分类编码不能重复。

如：

我们给001电脑套机增加一个下级分类联想电脑，则下级编码的前缀必须包括001，按则规则下级编码可以为：

001001。

（注：

与财务软件中会计科目编码的定义要求类似）

【删除】删除当前选中资产分类

【修改】修改当前选中资产分类

【退出】退出本模块

6.自定义字段

自定义字段是供用户自行增加固定资产登记卡中登记项目的功能模块，如果系统中现有的登记项目不能满足您的需要，可以在自定义字段中添加。

执行【基础数据】下【自定义字段】后，进入设置界面：

【新建】添加一个自定义字段。

如图：

我们添加一个名称为“系列号”的文本字段，输入完成后点【确定】保存。

然后我们执行【资产管理】下的【资产登记】命令，进入资产登记界面：

切换到【自定义项目】活页夹：

可以看到，我们定义的字段“自定义项目”已经出现在资产登记档案资料中。

【编辑】编辑自定义字段。

【删除】删除自定义字段

【离开】离开本模块

7.职务设置

本功能用于预登记在员工档案登记时选择填列的【职务】项目，在本模块中设置后，部门员工模块中登记员工档案时，可以直接选择填列。

命令说明参照【计量单位】

8.部门员工

本功能用于预登记在固定资产登记时选择填列的【使用人】和【使用部门】项目，在本模块中设置后，固定资产管理模块中登记资产档案时，可以直接选择填列。

执行【基础数据】下【部门员工】后，进入设置界面：

部门员工模块包括【部门管理】和【员工档案管理】两方面的内容。

【部门管理】包括：

【增加同级部门】添加当前选中部门节点的同级别部门。

如：

要给总裁室添加一个同级别的部门，可以先选中“总裁室”，然后执行部门管理下拉菜单，执行【添加同级部门】后弹出对话框：

输入要新建的部门名称后，点【确认输入】后保存新建的部门。

【增加下级部门】添加当前选中部门节点的下级部门。

如：

要给总裁室添加一个下级的部门，可以先选中“总裁室”，然后执行部门管理下拉菜单，执行【添加下级部门】后弹出对话框：

输入要新建的部门名称后，点【确认输入】后保存新建的部门。

【修改部门】修改不前选中部门节点。

【删除部门】删除当前选中部门节点。

【新建员工】新增一名员工。

【编辑员工】编辑选中员工。

【删除员工】删除选中员工。

【查找员工】按指定条件查询员工。

【打印】打印员工档案表。

【导入员工】从电子表格导入员工档案。

执行本命令后，系统弹出对话框：

选择预先准备好的导入表格后，点【执行导入】，将电子表格中的数据导入到软件中。

导入过程中，如果数据有误，导入失败，软件界面会给予友好的提示。

如果你在导入过程中有问题，请及时联系昆明灵豚科技有限公司的在线客服人员。

系统支持导入的员工电子表格必须符合以下格式：

编号：

员工编号必须是唯一的。

出生年月：

必须是合法的日期值。

如果没有，请填任意一个合法的日期值，如：

2011-01-01。

部门名称：

员工的所在部门。

这里的部门格式必须为“上级部门”+“\”+“本级部门”。

如：

员工所在部门为“集团公司”下属的“财务部”，就应该填为“集团公司\财务部”。

录用时间：

必须是合法的日期值。

如果没有，请填任意一个合法的日期值，如：

2011-01-01。

四.资产管理

1.资产增加

【资产增加】用于添加固定资产档案。

每一项资产下都可以添加主资产和附属资产。

执行【资产管理】菜单下的【资产增加】进入固定资产增加界面：

本模块功能界面说明：

【资产明细】活页夹，填列系统定义的资产登记项目信息。

【自定义项目】填列自定义的字段信息。

【照片】当前资产的照片管理。

资产档案必须保存后才能添加资产照片。

【连续增加】是否连接增加资产。

选中本项目后，保存一条资产后不退出本界面，可以继续添加资产。

【复制记录】连续添加资产时，添加新资产是，是否复制上一条资产的信息到新资产。

【打印条码时显示预览】打印固定资产条码时，是否显示打印预览界面。

固定资产登记项目中主资产说明：

【资产编码】固定资产的编码，本项目是唯一的，不允许重复项目出现。

【资产名称】固定资产的名称。

【规格型号】固定资产的规格和型号。

【资产类别】固定资产的分类类别，选择填列。

【生产厂家】填列资产的厂