受控文件编制程序.doc

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受控文件编制程序

1 目的

1.1 规范受控文件的编制过程，以确保其持续性的适宜性，充分性和有效性。

2 范围

2.1 适用于公司的所有程序文件与管理文件。

3 名词解释

3.1 受控文件，指标识、贮存、保护、检索和处置应予以控制的文件，根据性质分两个类别：

程序文件与管理文件。

3.2 程序文件，指质量管理体系直接相关的标准性规范文件。

3.3 管理文件，指结合质量管理体系运行的，各管理体系的标准性规范文件，包括但不限于财务管理体系、人力资源管理体系。

3.4 编制，包括文件的编写、审核、审批、整理与发布，运行后的评审与更新。

4 职责

4.1 各职能组织负责编写与本组织职能相关的文件，并定期评审与更新。

4.2 管理者代表负责审核文件。

4.3 总经理负责审批文件。

4.4 资料室负责发布文件。

5 文件编制流程图

文件草案编写

草案

审核

N

Y

N

草案

审批

Y

文件规范整理

文件发放

实施运行

运行

评审

N

Y

6 文件编写、审核与审批

6.1 各职能组织应主动针对涉及其职能范畴的工作内容编写文件，形成规范化的实施标准，其可以是：

（a） 本组织工作内容的实施指导、标准；

（b） 本组织与其他组织间工作衔接的细则、标准。

6.2 任何文件草案应由本职能组织主管审定后，进入审核、审批程序；此过程应评定该草案：

（a） 实施的必要性；

（b） 标准的精确性；

（c） 细则的严谨性；

（d） 内容的完整性。

7 文件规范整理与发放

7.1 完成审批程序的草案汇总交付资料室进行规范整理：

（a） 文件的规范格式；

（b） 文件编号处理；

（c） 明确文件的生效日期；

（d） 审定、审核与审批栏目的正式签署。

7.2 规范整理后的文件可予以正式发布，其应在总经理或管理者代表的指导下，针对性发放到涉及实施的职能组织。

7.3 文件可以通过复制后发放，但所发放文件封面的审批栏目右下角须加盖“资料室”印章，其每页右上角加盖“受控文件”印章以表明其是受控状态的；无加盖印章的文件被视为无效文件，不得发放。

8 文件编号规格

8.1 程序文件与管理文件的编号由三个部分组成：

[公司代码]/{文件类别]-–[文件顺序号]。

8.2 质量手册的编号独立于程序文件与管理文件的编号系统，其由三个部分组成：

[公司代码]/{文件类别]-–[版本顺序号]/[年号]-[当年版本号]。

8.3 [公司代码]为江西惟思特制冷机械有限公司的代码：

WRE。

8.4 {文件类别]为：

（a）程序 文件：

PD；

（b） 管理文件：

MD；

（c） 质量手册：

QM。

8.5 [文件顺序号]以三位数字组成，第一份文件以“001”开始，并顺序推进，程序文件与管理文件的[文件顺序号]平行使用，互不交叉。

8.6 质量手册的[版本顺序号]以三位数字组成，第一版本定为“001”，并顺序推进。

8.7 质量手册的[年号]以四位数字组成，为编制质量手册的当年年份；[当年版本号]为单位英文字母，当年的第一版本以“A”开始，于当年内顺序推进。

9 实施运行、运行评审与更新

9.1 文件实施运行后，须持续性进行运行评审，评审输入可以是：

（a） 本组织应用文件的实施指导、标准进行工作后的结果自我评定；

（b） 其他组织应用文件的细则、标准，与本组织进行工作衔接后的的信息反馈；

（c） 内、外部审核员的改进建议。

9.2 经评审结论文件内容有不适宜、不能充分阐明或不能有效实施的，应启动文件更新程序予以修改。

9.3 文件的更新程序一如编写的审批程序，完成审批程序的草案仍汇总交付资料室进行规范整理，其沿用同一文件编号，但版本号须加以变更。

9.4 版本号以两位数字组成，第一版本统一定为“01”，并顺序推进。

10 制定记录格式

10.1 记录是动态文件，是根据各程序文件与管理文件的实施要求，通过固化的格式对其实施过程进行记录，以提供可追溯性与验证。

10.2 固化的记录格式可以是表、单形式，随相关文件的编制程序一并制定，记录格式的修改也须启动更新程序。

10.3 记录格式的编号规格：

[相关文件编号]/[记录格式号]；[记录格式号]为单位英文字母，同一文件形成的记录格式的统一“A”开始，并顺序推进。

10.4 任何已通过程序固化的，应用于实施过程的记录格式，其编号应体现于每张格式的右下角。

11 相关文件

11.1 《受控文件管理规定》。

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