办公室收纳整理方案(SOS-Office)2013.8PPT文档格式.pptx

办公室收纳整理方案(SOS-Office)2013.8PPT文档格式.pptx

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混乱的资料？

混乱的邮件混乱的邮件？

混乱混乱的的NO!

所以，当你一团乱麻时，你觉得工作很痛苦因此，而错过了一个新的设计灵感错过了一个新的设计灵感错过了一个新客户错过了一个新客户错过了一个宝贵的时间错过了一个宝贵的时间把时间花在最有价值的事上吧！

从现在开始，把工作阵地改头换面，让工作迅速高效起来!

NationalAssociationofProfessionalStorageOrganizer办公室收纳整理方案（办公室收纳整理方案（SOS-Office）SOS-Office）StorageandOrganizeSolutionsforOfficeStorageandOrganizeSolutionsforOffice收纳整理知多收纳整理知多DD之之华华山山论论剑剑谁是收纳整理高手“锵锵锵锵锵”DiscussingTimeDiscussingTimeDiscussingTimeDiscussingTimeDiscussingTimeDiscussingTimeDiscussingTimeDiscussingTimeDiscussingTimeDiscussingTime由POC（加拿大整理协会）得出的数据：

u员工平均花掉30%时间/perday在Email上，若每处理1封邮件省2分钟，每天能提高2小时工作产量.u80%的文件几乎不使用，员工花平均每天花15%时间寻找资料，而且一半以上都找不到你知道你知道收拾收拾和和整理整理的区别吗？

的区别吗？

整理：

将需要的物品收拾得整整有条，方便使用。

收拾：

不管是否需要，单纯把物品收放好。

记住：

收拾记住：

收拾整理整理Beaware:

PutawayBeaware:

PutawayOrganizeOrganize估量Scan纵观需要整理的物品及摆放区域分类Itemize把凌乱的物品加以分类清除Throw清出废弃物品优化Optimize设计存放最佳方案归置Place把该放的物品放到该放的地方保持KeepAvoidScopeCreep养成习惯保持整洁的状态Step1Step2Step3Step4Step5HardEasySSOOSS六六部部曲曲Step6SITPOKPrinciple保优归清分估办公室办公室SOS2SOS2大区域大区域个人区域公共区域个人物品个人物品PersonalStuffPersonalStuff纸质资料纸质资料PapersPapers电脑文件电脑文件ComputerComputerDocumentSDocumentS仓库仓库打印扫描区打印扫描区过道过道SamplesPrintandScanZoneCorridorSamplesPrintandScanZoneCorridor个人区域个人区域PersonalPersonalAreaArea个人区域PersonalOfficeZone第一Part纸质资料纸质资料SOSSOS六部曲之六部曲之文件文件Step1Step1：

先把需整理的文件资料整合起来先把需整理的文件资料整合起来（估量）（估量）Step2Step2：

对文件资料进行分类对文件资料进行分类（分类）（分类）Step3Step3：

把不需要的文件资料清出来把不需要的文件资料清出来（清除）（清除）Step4Step4：

用文件夹装好用文件夹装好（归置）（归置）Step5Step5：

在文件上做标记和标签，换上色彩明亮的文件夹和标在文件上做标记和标签，换上色彩明亮的文件夹和标签签（优化）（优化）Step6Step6：

用完之后及时将文件归位用完之后及时将文件归位（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保客户信息资料客户信息资料订单资料销售资料产品信息等等等等文文件件资资料料整整理理六六部部曲曲还有什么？

还有什么？

有什么资料呢有什么资料呢？

估量估量文件怎么分类文件怎么分类废弃资料废弃资料DiscardDiscard重复的重复的资料资料不需用不需用的资料的资料过期的过期的资料资料立刻要用立刻要用和现在进行主题相关资料使用度高使用度高顾客名单营业资料销售资料产品介绍将来需要将来需要竞争公司资料未来方案较稀有资料较稀有资料合同书文文件件资资料料SSOOSS六六部部曲曲分类、清除分类、清除归置归置文文件件资资料料SSOOSS六六部部曲曲PS:

用文件夹把整理好的文件归置好p紧急文件建议用红色p代办文件建议用蓝色p已办的文件建议用绿色p需保存的文件建议用黑色你有充分利用文件夹的颜色吗？

p习惯性把文件用颜色处理p对每天的工作内容了如指掌p提高对工作的完成效率文件资料整理六部曲PS:

使用透明夹时可附上A4纸固定格式封面，这样对内容一目了然优化些什么？

优化些什么？

如何保持呢如何保持呢？

文文件件资资料料整整理理六六部部曲曲是否能是否能立刻找到立刻找到是否能是否能还原方便还原方便是否能是否能便于取用便于取用3“3“是是”原则原则Tips:

文件夹文件夹打竖放打竖放，方便取用，方便整理，省空间Tips:

文件夹归类，经常使用的竖放进文件竖架里,不常使用的横放在文件横架上纸质资料纸质资料SOSSOS六部曲之六部曲之文件文件Step1Step1：

用完之后及时将文件归位用完之后及时将文件归位（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保电脑电脑SOSSOS六部曲之六部曲之文件夹文件夹Step1:

Step1:

浏览文件类型（估量）（估量）Step2:

Step2:

文件分类：

日期、项目名称、客户（分类）（分类）Step3:

Step3:

把无用的文件清除（清除）（清除）Step4:

Step4:

建立分类文件夹进行放置（归置）（归置）Step5:

Step5:

（优化）（优化）Step6:

Step6:

每次产生新文件后立刻进行归类，不要越积越多！

（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保随着工作文件的不断累积不断累积，大量的文件只能使电脑变慢变慢，让公司文件服务器压力变重。

为提高提高工作效率，时刻时刻清理文件只需动动你的指尖，效率瞬间加倍！

只需动动你的指尖，效率瞬间加倍！

一定让自己的桌面保持清爽一定让自己的桌面保持清爽！

桌面建议放置基本图标：

我的文档我的文档我的电脑我的电脑网上邻居网上邻居回收箱回收箱InternetExplorerInternetExplorer本部门的本部门的serverserver快捷链接快捷链接个人需求图标：

个人需求图标：

QQQQSkypeSkype金山词霸金山词霸可放在电脑右下侧任务栏，有效利用可放在电脑右下侧任务栏，有效利用桌面空间桌面空间建议：

设放图标不超过桌面的五分之一建议：

设放图标不超过桌面的五分之一并时刻保持桌面清爽并时刻保持桌面清爽电脑电脑SOSSOS六部曲之六部曲之文件夹文件夹Step1:

（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保你是否总被共享共享里一大堆文件和邮箱邮箱里各式各样的来信所淹没？

HelpHelpHelpHelpDAYDREAMING想想你的邮件需要建什么文件夹Before邮邮件件籍籍整整理理六六部部曲曲ForexampleAfter邮邮件件整整整整理理六六部部曲曲Step1:

浏览邮件内容、发件人（估量）（估量）Step2:

邮件分类：

客户、往来部门、项目（分类）（分类）Step3:

无用的邮件清除（清除）（清除）Step4:

按分类名称归类（归置）（归置）Step5Step5：

邮件的字体格式，落款等进行统一设置，提高回复效率及专业性（优化）（优化）Step6:

每次收发邮件后立刻进行归类，不要越积越多！

（保持）（保持）电脑电脑SOSSOS六部曲之六部曲之邮件邮件估分清归优保估分清归优保Officeisour2Officeisour2ndndhome!

home!

在座亲爱的家人，我们的时间分配你知道多在座亲爱的家人，我们的时间分配你知道多少呢？

少呢？

办公室也算是咱第二个家。

30%60%吃饭睡觉应酬娱乐工作事业10%出差Before看看传统的办公室如家一般的办公室，工作更有Feel。

灰色的办公桌黑色的椅子枯燥的白墙上班成“全世界最痛苦的事”花心思亲自打造，让办公区域不再是一成不变，枯燥乏味的工作场所，而是令人愉悦舒适的homedoffice，而且要home出你的个性！

LetsdoitLetsdoit办公桌办公桌SOSSOS六部曲六部曲Step1Step1：

看看桌面的物品（估量）（估量）Step2Step2：

对桌面物品进行归类（分类）（分类）Step3Step3：

不需要的物品或不常用物品清出来（清除）（清除）Step4Step4：

把物品一一放置（归置）（归置）Step5Step5：

用辅助产品美化自己的办公桌（优化）（优化）Step6Step6：

每次取用后的物品放回原位（保持）（保持）估分清归优保估分清归优保估量估量ScanScan大家大家想想想想桌面一般会有什么物品呢桌面一般会有什么物品呢？

电脑电脑电话电话笔笔订书机订书机便利贴便利贴尺子尺子胶带胶带文件资料文件资料书籍书籍笔记本笔记本办办公公桌桌籍籍整整理理六六部部曲曲把以上物品进行分类如笔，书籍，资料内容把以上物品进行分类如笔，书籍，资料内容笔：

按颜色笔：

按颜色-红，黑，蓝，彩色红，黑，蓝，彩色按种类按种类-圆珠笔？

铅笔？

彩色笔？

圆珠笔？

书籍：

经济类书籍：

经济类商务类商务类会计类会计类文件资料：

客户资料文件资料：

客户资料订单资料订单资料产品信息产品信息收纳整理基本分类法收纳整理基本分类法按品种品种分类？

按时间时间分类？

按尺寸尺寸分类？

按频率频率分类：

经常使用不常使用几乎不使用？

按重要性重要性分类：

很重要一般重要可有可无？

分类分类ItemizeItemizeTips:

Tips:

学会用抽屉分隔板分类学会用抽屉分隔板分类物品物品归置归置PutPut把每天使用的物品固定的位置固定的位置上，把不常用的物品放进抽屉抽屉里电脑电脑应尽量摆在左侧左侧或右侧右侧电话电话放于左侧左侧（左手惯用者则相反），右手右手则方便接听电话时作笔记作笔记。

电话附近电话附近固定存放笔筒笔筒和笔记本笔记本，笔筒最好有22个或以上个或以上，利于分类摆放小型文具物品。

把常用的书籍及文件