技术部门资料与文件管理制度Word格式文档下载.docx
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公司的技术文件属于公司所有,每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。
为做好公司工程技术文件资料管理工作,保证公司工程技术文件资料的完整性、准确性、时效性和系统性。
根据公司有关制度,结合公司的实际情况,特制定本《技术部门资料与文件管理制度》。
二、本制度适用于公司设计部;
适用于技术文件资料的形成、收集、整理、归档与管理。
三、技术文件是指公司的产品设计图纸、深化图纸、生产图纸、工艺文件,操作规范、各种技术标准,以及生产合同、客户资源、内部文件等;
与公司利益相关的各种文件的统称。
四、技术文件的编制和管理
技术部指定文件管理员,负责技术文件的编制、审核,负责公司各部门所有技术文件编号、发放、回收、归档,以及文件更改、作废等处理。
(1)发放及回收
各部门需使用设计图纸时,由用图部门申请并由部门领导签字,经技术部负责人批准签字后由技术部复印,由技术部负责人和用图部门人员共同签字后领用。
无签字图纸视为无效用图。
所有发放的图纸、文件均须在《文件发放(回收)记录》登记,并由接收部门签字。
(2)归档
归档设计图纸、技术文件、资料要字迹清晰、端正,内容完整且经过会签、批准,具有完整性。
归档的设计图纸、文件、资料需分类整理编号,盖上印章,装订成册并填写文件资料归档登记表。
归档设计图纸的电子文档,按项目编制文件目录u盘存档备查。
归档的设计图纸、技术文件、资料应妥善保存在室内文件柜中,不受雨淋、日晒、虫蛀、灰尘侵入等。
归档的设计图纸、技术文件的保存期定为“永久”。
即无特别原因和未经公司最高管理者同意,所有归档设计图纸和技术文件不得销毁和移作他用,而应永久妥善保存。
五、各部门使用文件流程
技术部文件管理员负责日常使用中各种技术文件的分发、登记并监督确保技术文件的清晰完整性,有效性。
(1)技术文件的发放、借阅、复制、修改及回收日常工作中,文件管理员按技术文件来源(内部或者外来文件)和文件类别(生产图纸、工艺文件、技术标准以及收集的参考资料等)明确区分。
同时在清单中标明文件现行修订状态,以防止作废或失效文件的被错误发放。
(2)企业员工复制、借阅技术文件应凭技术部负责人批准,做好登记,备注添注“复制”、“借阅”字样,借阅的文件用完后及时归还,并保证资料的清晰和完整性。
(3)技术文件的修改:
技术文件修改前,由部门主管审核通过,指定相关技术人员修改文件,修改完毕的文件发放前,由技术员下达文件更改通知书,先收回原发放的旧有文件再发放。
(4)技术文件的回收和销毁:
因工艺变更、产品技术标准变化等原因,导致技术文件失效不再使用的,由文件管理员下达文件作废、失效声明及时收回。
六、技术文件的保密
(1)未经授权,任何部门人员不得擅自打印、复制技术文件,不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘等进行备份。
(2)日常工作使用中,文件使用者要保管好自己的文件,不得私自向外人转让和借出技术资料,技术文件未经总经理批准,不能带离公司和厂区范围,一经发现公司将给予严肃处理。
(3)公司内部用于工作的计算机未经部门负责人批准不得随意拆开,硬盘不准任何人私自带离公司。
若计算机出现故障,需部门负责人指定专人送修,并保证公司技术文件不会泄露。
(4)在公司厂区内的任何人,若不负责任的故意破坏、遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件,技术部将视情节轻重给予相应惩罚,严重者公司将追究其法律责任。
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