办公财产管理规定(最新版).doc
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- 上传时间:2022-10-23
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办公财产管理规定(最新版).doc
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文件名称
办公财产管理规定
版次
0.1
文件编号
SWI-RL-12
页次
第10页共10页
1.0目的:
为适应公司快速发展的需要,改进办公财产审批流程,提高办公财产管理工作效率,实现标准化管理,特制订本规定。
2.0范围:
适用于Solarsi事业部总部(Solarsi事业部各运营中心及Metalsi事业部可参照执行)。
3.0定义:
本规定中的办公财产是指金额100元(含)以上、可独立使用且耐用年限一年以上的,归公司所有,服务于公司经营管理的办公财产(不包括公司重大投资项目、房产、无形资产以及生产、研发类固定资产设备)。
3.1办公财产性质分类:
3.1.1交通工具:
轿车、客运车、货运车、液压车等;
3.1.2电子设备:
电脑、电脑周边设备(打印机、扫描仪、移动硬盘)、网络设备等;
3.1.3办公设备:
家电、家具、安防器材、通讯、复印机、投影仪等。
3.2办公财产管理分类:
为充分发挥财产管理效益(管理投入与管理效果对比),按照库存物资ABC管理法原理将财产分为A、B、C三大类,并据此对财产进行分类分级管理。
(D类按办公耗品管理)
A类财产:
指单价2000元以上(含2000元),且使用年限1年以上的财产;
B类财产:
指单价500—2000元(含500元),且使用年限1年以上的财产;
C类财产:
指单价100-500元(含100元),且使用年限1年以上的财产;
D类耗品:
指单价100元以下,或使用年限1年以下的办公用品。
注:
A类财产对应财务核算账的“固定资产”;B、C类财产对应财务核算账的“低值易耗品”。
4.0职责:
4.1人力系统:
日常管理部门,对办公财产负有日常监管的职责。
4.2财务系统:
财务管理部门,配合对办公财产进行管理监控。
4.3财产管理员:
各日常管理部门设置(兼职)财产管理员一名,结合资产管理系统负责所管区域办公财产入库、出库、销帐和建立[个人使用财产保管卡];确保资产管理系统的安全及正常运行,定期核对帐物。
4.4各单位负责人:
负责所在部门办公财产日常监管。
4.5财产采购员:
负责所管辖范围内财产的采购、维修、出租、出售,其中电脑、网络设备的维修由信息部负责。
5.0流程:
序号
流程
涉及单位/人
内容
使用表格
1
Y
查核库存
财产验收
财产需求
申请部门/申请人
OA提出申请,经单位负责人审批
[财产申领(购)单]
2
日常管理部门
财产管理员
核查有库存则直接进入财产领用流程;无库存则进入财产采购阶段。
N、、
财产询价
3
日常管理部门
财产采购员
财产采购员在公司指定合格供应商中采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式上报采购价格并跟踪采购流程审批。
采购审批
4
日常管理部门
财务部门
采购部门负责人审核询价的合理性及真实性
财务部门审核资金预算及付款方式
财产采购
5
财产采购员
采购审批完,财产采购员根据已核单价实施采购
财产验收
6
财产管理员
专业部门
1、低值易耗品由财产管理员及使用单位/使用人在[财产入库单]和[财产调拨上]上签字,即定义为验收;
2、固定资产以及电子设备、空调等技术含量较高的专业办公设备,应请相关专业技术人员验收鉴定,并开具[固定资产验收报告]。
[固定资产验收报告]
财产入库
7
财产管理员
1、采购入库;
2、获赠入库;
3、盘溢入库。
详见6.2。
[财产入库单]
财产调拨
8
财产管理员
财产协管员
1、领用调拨;
2、赠送调拨。
详见6.3。
[财产调拨单]
财产使用
9
日常管理部门
财务管理部门
1、财产借用;
2、财产转移;
3、财产移交;
4、财产维修;
5、财产遗失;
6、财产出租;
7、财产出售、赠送;
8、财产报废。
详见6.4。
[财产借用单]
[财产转移单]
[财产处理申请表]
[个人使用财产保管卡]
财产报损
10
日常管理部门
财务管理部门
财产在使用过程中,如财产遗失、财产出售、财产赠送、财产报废,根据处理结果,进行系统销帐。
[财产报损单]
6.0内容
6.1财产管理原则:
6.1.1实行由财产管理部门领导下的财产分类分级管理体制。
对固定资产重点监管,对低值易耗品加强监管。
6.1.2各单位财产实行标准控制、标准内拟定计划,计划内安排采购的原则。
6.1.3员工个人领用的办公财产:
员工本人为该类财产的维护、保养第一责任人,所属部门的直接领导负间接管理责任;
6.1.4公用的办公资产:
公司公用的办公资产由日常管理单位指定专人负责,各部门公用的办公资产各部门负责人为第一责任人。
6.2财产入库
6.2.1采购入库
(1)办公财产进仓前,财产管理员必须对照[财产申领(购)单],对物品名称、规格、数量、质量、送货单一一清点核对,验收确认无误后在[财产入库单]上签字。
对于不熟悉的物品且存在清点困难的可请财产采购员前来协助。
(2)如发现物品与[财产申领(购)单]上所列内容不符或发现所装物品有破损、变质、受潮等等异常现象,财产管理员应当立即通知财产采购员,财产采购员速与供应商交涉退货、换货等事宜。
(3)财产管理员根据[办公财产编码规则]进行财产编号,并按照财产类别、品名、规格型号、单位、数量、单价、供货单位造册登记,做到台帐、标牌、资产保管卡、物品相符合。
对一次性消耗的低值易耗品,不编号,全部纳入办公用品管理。
(4)固定资产以及电子设备、空调等技术含量较高的专业办公设备采购入库或其它部门退货入库时,财产管理员应请相关专业技术人员验收鉴定,并开具[固定资产验收报告]。
6.2.2获赠入库:
获赠单位或个人上交获赠财产,财产管理员开具[财产入库单],一联交获赠财产上交人,一联报财务管理部门登帐。
6.2.3盘溢入库
如盘点溢余,应由财产管理员查明原因后,开具[财产入库单],交使用单位负责人签字确认。
6.3财产出库
6.3.1领用出库
(1)财产管理员在发放物品时,开具[财产调拨单],收发双方签字后,调出单位凭单作出库帐,调入单位凭单作汇总登记;同时应当将说明书等一并发放,并告之使用单位/使用人必须将各类说明书规范放置,不得遗失。
(2)根据财产管理原则,财产管理员制订[个人使用财产保管卡],并要求各财产责任人签字保管;
(3)财产管理员发放资产标签,要求各使用单位或使用人将资产标签统一贴于对应财产右侧或后侧面;
(4)如物品使用单位或使用人发现物品不符合质量要求,使用单位或使用人应立即上报财产管理员,由财产管理员查明核实,情况属实应立即上报财产采购员,并要求速与供应商交涉退货、换货等事宜。
6.3.2赠送出库
办公财产转赠品出库时,根据[财产处理申请表]报批,由财产管理员开具[财产调拨单]签发出库。
[财产调拨单](财务联)交财务管理部门登帐。
6.4财产使用
6.4.1财产日常维护与保养
(1)办公设备类
1)电脑/笔记本电脑
①保持电脑设备的日常清洁,做好防潮、防磁、防震、防尘工作。
②不得向电脑添加与工作无关的软件,防止电脑设备被病毒侵入。
③电脑设备出现故障时,应及时报信息部/售后服务单位修理,不得擅自拆解。
④电脑的消耗用品、配件等由公司统一购置、发放。
⑤下班或长时间不使用电脑时应关闭电源。
⑥节日期间应拔掉电脑电源插头。
2)打印机
①保持打印机的日常清洁,做好防潮、防尘工作。
②打印机应水平放置于桌面,避免重压。
③喷墨打印机安装墨盒时力度适当,不要使用多种墨水。
④拔电源前关掉机器。
3)传真机
①保持传真机的日常清洁,做好防潮、防尘、防磁、防热辐射工作。
②传真机应当水平置放于通风位置,前后方请保持三十厘米的距离,以方便原稿与记录纸的输出操作。
③不要频繁开关机。
④尽量使用标准的传真纸。
⑤不要在打印过程中打开合纸舱盖。
⑥定期清洁:
传真机内部滚筒与扫描仪等部分每季度用软布或沾酒精的纱布清洁保养一次,避免将酒精滴入机器。
4)复印机
①保持复印机的日常清洁,做好防潮、防尘、防磁、防震、防阳光直射工作。
②平时尽量减少搬动,要移动的话一定要水平移动,不可倾斜。
机器左右各留出90厘米,背面留出13厘米的空间以利于操作。
③保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、涂改液、手指印之类的斑点,如有班点,使用软质的玻璃清洁物清洁玻璃。
④下班时关闭复印机电源开关,切断电源。
不得直接拔掉电源插头。
5)扫描仪
①保持扫描仪的日常清洁,做好防潮、防尘、防震工作。
②保护好光学部件,不要随便地改动这些光学装置的位置,同时要尽量避免扫描仪的震动或者倾斜。
③遇到扫描仪出现故障时,不得擅自拆修,移动扫描仪时,要把扫描仪背面的安全锁锁上,以避免改变光学配件的位置。
6)投影仪
①保持投影仪的日常清洁,做好防潮、防尘、通风、散热,降低老化速度。
②开关投影机要严格按照使用说明书进行,关机不能一次完全切断电源,以使散热风扇工作一定时间以后再拔掉电源或关掉总电源。
③投影不要持续四小时以上。
④切换应有短暂间隔:
投影仪在开机状态和关机状态之间进行切换时,应保持投影仪中途有5分钟左右的散热时间。
⑤电源要保持一致性:
投影仪和与之相连接的计算机应该尽量连接到同一个电源插座上,以避免在插拔电源时引发插座之间的打火现象损伤投影仪内部的供电电路。
⑥开关机按以下顺序操作:
打开投影仪的电源开关后,再按住投影仪面板上的Lamp按钮不放,直到投影仪绿色信号灯稳定为止。
在关闭投影仪时,首先必须按下Lamp按钮不放,直到投影风扇停止运行,再关闭电源开关。
7)空调
①保持空调的日常清洁,做好防潮、防尘、通风、散热,降低老化速度。
②设定适当的温度。
制冷时以26度为宜。
③过滤网应每季度清洗一次。
④避免阳光直射,在夏季,遮住日光的直射,可节电约5%。
⑤出风口保持顺畅,不要堆放大件家具阻挡散热,增加无谓耗电。
⑥下班前十五分钟提前关空调,可以节省电能。
(2)办公家具类
1)办公家具应避免靠近高温设备或潮湿的墙壁和太阳曝晒。
2)移动时要抬离地面,不要硬推硬拉,以免腿子松动或损坏。
3)不要让坚硬的金属制品或其他利器碰撞木家具,保护其表面不出现硬伤痕迹。
4)不得拖拉办公家具,避免家具被拖散、拖歪,导致提前报废。
(3)其他电器设备
1)饮水机:
①保持饮水机的日常清洁,做好防潮、防尘、通风、散热。
②饮水机应平稳置于室内阴凉干燥处,避免阳光直射;机背与墙壁相隔20cm,底部勿垫泡沫或纸板等杂物,机器旁禁止放置易燃易爆物品。
③接通电源前请先按压红色热水水龙头直至有水流出,避免干烧而损坏部件。
④饮水机长期不使用,请拔掉电源插头,通过排水口清除机内余水。
⑤每季度对饮水机内部进行清洁、消毒、除垢,清洗饮水机严禁用水冲洗机身。
⑥在下班前必须关闭电源,以避免可能发生意外事故并延长设备的使用寿命。
6.4.2财产借用
(1)借用部门/借用人填写[财产借用单],财产责任人做好借用登记手续,并要告之借用部门/借用人爱护公物,归还时财产责任人必须检查财产情况,完好才能归还借用单,如发现财产损毁或遗失,依《资产损失赔偿办法》处理。
(2)拟归还日期到达,借用人未还,财产责任人有责任督促归还;如超过二个工作日还未归还,财产责任人应要求借用人重新填写[财产借用单]。
(3)对所保管的资产未经批准并办理手续而任意转移或对外借用损坏而不及时申报者按其情节轻重予以处理。
6.4.3财产转移
(1)办公财产使用人或使用部门变更时,由移出部门填写[财产转移单](一式二联),经移出、移入部门负责人签字,确认后交财产管理员更改资产台帐,第一联由日常管理部门留存,第二联送交财务部门。
(2)注意资产编号保
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