高效会议管理(标准版)PPT文件格式下载.ppt
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5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。
6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。
7.开会通知内容欠周详。
111.会议前的原因会议前的原因(续续)8.会议地点不当。
9.会议场地设备欠佳。
10.与会者无准备而来。
11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。
12.会议不能准时开始。
13.会议太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉厌烦。
14.向来很少开会,致使每次会议议案堆积过多。
122.会议中的原因会议中的原因1.从事交谊活动。
2.外界干扰。
3.与会者发言离题。
4.主席出难题。
5.让没有必要留在会场的人员留在会场。
6.犹豫不决。
7.资料不充足,却贸然决策。
8.少数人垄断会议。
132.会议中的原因会议中的原因(续续)9.与会者之间交头接耳。
10.与会者不表明真正感受或意见。
11.与会者之间争论。
12.与会者与主席争论。
13.视听器材发生故障。
14.与会者欠缺热心。
15.会议超出预定时间。
16.主席未能总结会议成果。
143.会议后的原因会议后的原因1.欠缺会议记录。
2.不能对决议事项进行追踪。
3.不能对会议成败得失进行检讨。
4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。
5.与会者对会议感到不满。
15练习题练习题12月16日,客户将50个样品速递到新华公司后,要求新华公司尽快按照样品的形状生产1000万产品,并于2月26日交货.公司接到如此大的订单有喜有忧,喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润.忧的是:
在短短的10天内做不出1000万产品,总经理召集各部门主管开会,要求业务,生管,制造,品管,研发,采购,工程等部门全力配合,完成生产任务和准时交货.请问:
假如你是总经理,你打算如何召开这次会议?
16六六、高效率的高效率的会议管理技巧会议管理技巧会前:
会前:
会前准备工作要想经营成功的会议,必须要有周全的会前准备工作。
很多会议因为缺乏充分的会前准备工作,才导致低质量的讨论过程。
会中:
议事过程是会议的主体及核心部分,此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行,以保证会议的高效率进行。
会后:
决议追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作,并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。
171.会前准备清单会前准备清单开会开会目的目的是否清楚;
是否清楚;
决定决定与会者与会者名单;
名单;
决定由谁来担任决定由谁来担任会议主席会议主席与与会议记录会议记录者;
者;
决定会议决定会议时间、长度时间、长度与会议与会议地点地点;
准备好会议所需辅助准备好会议所需辅助设备设备;
决定哪些与会者该做决定哪些与会者该做简报简报与何时做;
与何时做;
暂定的会议暂定的会议议程议程是否涵盖所要是否涵盖所要讨论的事项讨论的事项,并把议,并把议程事先发给程事先发给与会者与会者;
分发开会分发开会通知通知。
切记切记:
会前准备失败了会前准备失败了,就意味着准备失败就意味着准备失败!
18时间时间:
12月月16日上午日上午11点点地点地点:
公司大会议室公司大会议室1、(、(11:
00)任命一位会议主席)任命一位会议主席2、(、(11:
10)为缺席致歉)为缺席致歉3、(、(11:
15)批准上次会议备忘录)批准上次会议备忘录4、(、(11:
30)上次会议提出的事项)上次会议提出的事项5、(、(11:
45)讨论联络事宜)讨论联络事宜(12:
00)会间休息)会间休息6、(、(12:
15)财务事项)财务事项7、(、(12:
45)特别事宜)特别事宜8、(、(13:
15)下次会议细节)下次会议细节例例:
会议议程会议议程19
(1)
(1)会会议议人人员员依依目目的的而而定定,尽尽是是减减少少参参加加人人数数(512512人人为为宜),宜),明确明确会议会议目的目的。
(2)
(2)事事先先分分送送议议程程、议议题题或或草草案案,以以使使参参加加人人员员有所有所准备准备。
(3)(3)出席出席率率管制管制及及迟迟到之管制,代理人到之管制,代理人应尽应尽避免。
避免。
(4)(4)选定选定最最适当适当的的时间时间、日期、地、日期、地点点(场所场所)。
)。
(5)(5)主席主席预估预估会议会议可能的可能的状况状况及及结结果。
果。
(6)(6)个个人接人接触触之之应应用(用(会会前之前之沟通沟通)。
(7)(7)指定指定专专人人记录记录和和签到签到。
(8)(8)主席主席报报告告本本议议案和案和与会与会人人员员之之关系关系,及,及回应回应会会中中应决应决定的定的问题问题。
22会议会议前前的的要要领领20
(1)准時开会,准時散会。
(2)遵守制度,避免离席。
(3)会议目的,人人清楚。
(4)充分参与,全员发言。
(5)发表意見,条理清楚。
(6)不推責任,不诽他人。
(7)发生争辩,设法缓和。
3会议进行中的要领21(8)掌握议程,按部就班。
(9)集中主題,不谈废话。
(10时间太长,中途休息。
(11)集中精力,减少走动。
(12)相关事项,作好記录。
(13)议题结论,复述一遍。
(14)达成共议,分配工作。
33会议进会议进行中行中的的要要领领(续续)224.会议参考流程导言:
导言:
主席开场白主席开场白讨论过程:
讨论过程:
理清问题所在并整理出头绪,找到相应对策并达成共识理清问题所在并整理出头绪,找到相应对策并达成共识。
11、找出并分析问题的原因:
分别是(、找出并分析问题的原因:
分别是(11)(22)(33)(主席确认以上原因各与会者都无异议,再进行下一步骤)。
(主席确认以上原因各与会者都无异议,再进行下一步骤)。
22、商讨并列出可能的对策:
分别是(、商讨并列出可能的对策:
分别是(11)(22)(33)(主席确认以上原因都已详细讨论,再进行下一步骤)。
(主席确认以上原因都已详细讨论,再进行下一步骤)。
33、比比较较第第二二步步所所列列对对策策,对对其其进进行行评评估估,看看何何者者最最符符合合原原议议事事目目标标,并并达成决议、确定对策(达成决议、确定对策(11)(22)(33)结论:
结论:
1、请会议记录者重述已达成的决议;
、请会议记录者重述已达成的决议;
2、询问与会者有无异议;
、询问与会者有无异议;
3、确认工作分配完成并已记录妥当。
、确认工作分配完成并已记录妥当。
235.主席的几大职责主席的几大职责1、营造和谐的气氛;
2、控制讨论方向,使会议照议程进行;
3、正确总结各段落或议题的讨论内容;
4、引导发言者解释令人困惑的发言;
5、尊重少数人的意见,避免会中意见一边倒的情况;
6、减少与议题无关的争辩与讨论;
24A6.控制会议控制会议-读出消极信号读出消极信号BCA25A6.控制会议控制会议-读出消极信号读出消极信号(续续)对抗对抗严重混乱严重混乱26借口借口设伏设伏6.控制会议控制会议-读出消极信号读出消极信号(续续)276.控制会议控制会议-识别积极信号识别积极信号(续续)286.控制会议控制会议-意外情况处理意外情况处理291.爱讲故事的发言者;
2.如何面对“攻击他人”的参会者;
3.“防卫心理强”的参会者;
4.爱唱“反调”的参会者;
5.游离在“会议”之外的参会者。
3031暴力型。
暴力型。
暴力型属于特别决断的那一类,面对冲突的时候,处理人往往以个人意志为主,马上独立做出决定。
暴力类型的人一味的满足自己的要求,类似暴君。
但是在一些特别紧急的情况下,暴力型的处理者也是必不可少。
迁就型。
迁就型就是一味地放弃自己的要求,一味地满足对方的要求,迁就型又称为适应型。
回避型。
回避型既不决断,又不合作,而是回避矛盾。
协作型。
作型。
协作型是最理想的类型,可以做到既满足自己的需求,又满足对方的需求。
发生了冲突,促使大家合作,共同解决冲突。
妥妥协型。
型。
妥协型处于坐标的中间,属于“和事佬”。
329.给与会者的给与会者的几个建议建议11、发言内容要有组织、发言内容要有组织22、适时发言、适时发言33、一次只讨论一个要点、一次只讨论一个要点44、口齿清晰、陈述有力、口齿清晰、陈述有力55、让证据说话、让证据说话66、仔细倾听他人讨论、仔细倾听他人讨论77、避免不当的肢体语言、避免不当的肢体语言33
(1)
(1)尽快编写会议记录,分送与会人员及有关单位。
尽快编写会议记录,分送与会人员及有关单位。
(2)
(2)记录力求减要,设计一定的格式,项目包括:
会议记录力求减要,设计一定的格式,项目包括:
会议名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、讨论事项、决议事项及工作分配、负责人员、完成期讨论事项、决议事项及工作分配、负责人员、完成期限,上次会议决议执行追踪结果。
限,上次会议决议执行追踪结果。
(3)(3)会议之追踪会议之追踪下次会议先提出讨论或进度报告下次会议先提出讨论或进度报告平时或定时追踪平时或定时追踪10.10.会议后的进会议后的进行要行要领领3411.给会议记录的几点建议1、重要的会议应录音下来,使整理会议时有据可循;
2、除非有必要,定期招开的会议通常不用录音。
因花费时间录下的详细内容,可能毫无用武之地;
3、大多数会议都应指定一位会议记录者。
主席最好不要兼职此工作,而最好由与会者轮流担任;
4、会议记录者最好有一定的语言组织能力,使笔记流畅,易于了解,同时不失真;
5、会议结束后重新整理所记录的内容,尽可能维持在一页纸的长度;
6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分;
7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
35六六、关于会议频率的建议关于会议频率的建议固定部门会议至少每月一次全体的会议建议每半年一次处理突发事件会议避免频繁一对一的会议可以随时举行36思考题思考题(各组讨论各组讨论)请请问问:
如何判断是否需要开会如何判断是否需要开会?
37不需要开会的情况不需要开会的情况已经按惯例开过的会议没有要特别讨论的事项还有比开会更好的方法决策者已经决定的事情38七七、会议分类会议分类联络型会议汇报型会议达成决议或解决问题型会议问答式会议教育、演讲型会议39经理联络会经理联络会主管联络会主管联络会部门内联络会部门内联络会班长联络会班长联络会早会早会汇报型会议:
汇报型会议:
n周会周会n月度总结会月度总结会n品质管理会品质管理会评审型会议:
评审型会议:
n质量管理体系质量管理体系评审会评审会n产品认证会产品认证会教育型会议:
教育型会议:
nTPM(全面生全面生产管理)产管理)指导会指
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