公司-会议管理制度.docx
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沈阳市**家具有限公司
会议管理制度
文件类别:
总办类
文件编号:
ZB-2015-11-001
文件版次:
A/0
编写日期:
2015年11月02日
生效日期:
2015年11月02日
机密等级:
合计页数:
共16页
编制:
审核:
批准:
**公司会议管理制度
一、目的:
为加强企业管理,更好地完成公司的统一目标,建立、健全有序的工作秩序,提高工作效率和工作灵活性和规范工作行为,结合本公司实际情况,特制定本制度。
二、目标:
通过会议管理促进工作完成率达到100%。
三、适用范围:
适用于沈阳市**家具有限公司各部门、各级、各类会议的组织与管理。
四、定义:
会议管理:
是指为了各层级明确工作目的,提高工作激情,提升工作效率,有计划的去做好每项工作,给员工提供了一个学习和交流的平台,并且及时对工作进行落实和总结。
一个会议的构成,包括以下要素:
会议名称、会议时间(含开始时间和终止时间)、会议地点、会议人员(出席人员、列席人员和工作人员)、会议组织、会议主题等。
具体的是有组织、有领导地召集人们商议事情,通过会议过程管控,集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调,实现科学决策。
我司会议分类:
总经办例会、部门例会、专题会议、总结会议
详见附件一:
会议说明表
五、管理职责:
总经办:
是所有会议管理的归口部门,负责监督该制度的执行。
负责公司级例会、各种专题会议、总结会议的组织、指导和统筹协调及相关工作,负责部门例会的监督。
总经办主任每月末编制并下发次月的会议计划。
行政部:
负责各种会议的会场安排、设备准备,负责管理保存所有会议纪要原件。
各部门:
负责本部门例会及主责专题会的组织及相关工作。
六、具体要求:
(一)、会议原则:
1、高效原则:
会议召开应确有必要,注重实效,主题鲜明,准备充分,严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等;
2、精简原则:
大力精简会议,尽量缩短会期和控制会议规模,减少与会人员。
尽量控制大型会议召开;能合并召开的会议统筹合并召开;对可开可不开的会议坚决不开;对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议;
3、节约原则:
会议要厉行勤俭节约,严禁铺张浪费。
(二)、会议策划:
1、公司的重要会议由总经办负责计划、布置和管理,实施前必须考虑周详,确定方案,并制定出每个操作步骤及流程,会议结束后,由行政部负责组织各部门相关人员参加及时清理会议室,使会议室保持整洁;
2、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚;
3、各项会议依据公司召开会议的性质由主办部门和协办部门共同完成。
主办部门会议工作的主要负责部门,统筹完成会议各项工作;协办部门需在主办部门的指导下协助完成会议有关工作;
4、会议计划一经公司审批同意,如无特殊情况应如期召开;
5、凡已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时,会议召集部门应提前一天报请办公室调整会议计划。
未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会议计划;
6、会议安排的原则为:
小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。
各类会议的优先顺序为:
公司例会、公司临时行政会议、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
(三)、会议通知:
1、会议召集部门需在会议召开前一个工作日发通知单给各参会部门(人员),并同时抄送总经办。
未发通知单,会议召集部门负责人(或会议召集人)罚款50元;
2、例会时间固定,不需另行通知。
如出现会议时间调整,公司级例会由总经办通知各参会人员,部门例会则由部门报总经办,并说明原因。
未通知的,责任部门负责人罚款50元。
3、会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。
未按要求填写,填写人罚款50元。
详见附件二:
会议通知模板
(四)、会前准备:
1、参加人员:
(1)、对会议目标负有主要或直接责任者;
(2)、对会议议题有绝对决定权力者;
(3)、会后行动的直接执行者;
(4)、对会议议题有专门知识或经验者;
(5)、应参加会议人员因特殊原因不能到会,须经会议主持人批准,并由主持人决定是否由相关人员代为参加,严禁无故旷会、代会。
严禁无故早退,会议期间如有特殊情况确需早退者,须经主持人批准。
管理协调会、产销联系会、总结会不得请假,违者罚款30元。
2、议程安排:
议程由组织部门拟定,主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。
(1)、重要议题安排在会议前布置,保证与会者有备而来;
(2)、明确或控制会议中各议题的时长,防止时间失控;
(3)、控制议题数量,保证议而有决;注意引导、归纳、提升会议议题;
(4)、需发放的资料应提早分发,让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法,减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。
3、会场布置:
会场布置由组织部门协调行政部共同布置,主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置,具体要求如下。
(1)、会场空间应便于与会人员进出;
(2)、座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读;
(3)、会议必须的设备应有质量保证,并应进行会前检查。
(五)、会中管控:
1、人员签到:
(1)、会议主办部门提前在会场入口处准备好《会议签到表》;
与会人员进入会场,应签到
详见附件三:
会议签到表
(2)、签到完成后,主办部门应尽快统计出应到、实到人数,未到人员,交大会主持人。
无故旷会或迟到早退的视同旷工迟到早退。
2、会场服务:
(1)、引导座位:
主办部门按事前安排的座位,引导与会人员尽快就坐,特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置;
(2)、分发会议文件、材料:
重要文件可发到个人或主要负责人手里,可事先认领签收,也可会场提前认领签收;
(3)、内外联系、传递信息:
对大会进行中领导对外要办的事项,外来人员电话重要日程安排布置等的办理,外来记者等接待陪同等事项;
(4)、维护会场秩序:
保证会场内外的肃静,减少会议中的走动;
(5)、处理会中临时事项:
承办主要领导或重要与会人员交办的急事;
(6)、其他服务:
对会中一般需用物品应有余量准备,以应付个别需求。
5.3会议进程管理。
3、会议进程:
(1)、主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神等;
(2)、尤其主持人和主讲人应按时到位,在开会前5分钟由主持人清点人数,按时开会;
(3)、要注意各参会人员想法、看法;
(4)、主持人应集中与会者的意见后做总结,引导围绕中心畅所欲言,避免争执和人身攻击;
(5)、讨论前应明确讨论的议题,要及时纠偏和引导,一般情况下不改变议程安排;
(6)、主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间,当议论达到预期目的时,应及时小结并引导转换议题;
(7)、减少中途退席,特别是主要与会人员退席的发生;
(8)、科学安排议程,注意中间休息和节奏安排,连续2~3小时以上的会议应安排中间休息,一般为10分钟。
4、会议记录:
会议主办部门派专人对会议内容予以详细记录,具体包括会议名称、时间、地点、出席人员情况、会议组织情况、主持人等,重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的决议等内容的记录。
所有会议都做会议记录。
详见附件四:
会议记录表
(六)、会后跟进:
1、主办部门及时整理会议记录,形成会议纪要、决议等结论性文件,并分发存档;
2、按会议纪要和决议内容,总经办督促相关部门和人员逐项落实会议决策,以期达到召开会议的预期目的;
3、凡会议议定事项涉及到的部门,部门负责人要认真组织落实,承担相应责任,并注意向主管领导汇报落实情况;
4、全员会、产销联系会、采购委员会、月总结会做会议记录。
详见附件五:
会议纪要模板
(七)、会议纪律:
1、会议组织部门负责会议纪律的维护,准备签到表,组织参会人员签到。
未准备签到表,会议组织人罚款10元;
2、参会人员准时到达会场进行签到。
会议开始时,组织人收回签到表。
会后,组织人在签到表上标注迟到(注明到会时间)、未到人员;
3、参会人员如不能按时出席,需提前1个小时向会议组织部门请假,公司例会需向总经办请假。
未请假视同缺席或迟到处理;
管理协调会、产销会议、巡厂检查、采购委员会、总结会不得请假,特殊原因除外(由常务副总判断是否属于特殊原因,并准假)。
4、公司例会及总结会需部门经理及副职参加,如部门经理因故不能出席,需指派本部门主管级人员代替,并提前通知总经办;
5、无故缺席会议,罚款100元;迟到罚站3分钟;
6、与会人员进入会场后,按顺序就座,遵守会场纪律,不得喧哗,不得交头接耳,严禁吸烟;
7、会议期间,与会人员佩带的手机应关闭或调至静音位置;
8、会议发言应言简意赅,紧扣议题;
9、遵循会议主持人对议程控制的要求;
10、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言;
11、注意保守机密,严禁随意宣扬会议内容、决议内容。
特别强调,不得随意打断他人发言,更不能进行人身攻击,只有当事人发言后才能进行辩论阐述,违者罚站10分钟。
七、过程监督:
(一)、会议组织部门负责上述会议管理制度执行;
(二)、总经办负责监督,违者按相关规定处罚。
第16页/共16页
八、相关流程:
会议发起部门
人事行政部
与会者
总经办
流程说明
会场管控
组织签到
会议通知
会议策划
物资布置
会场准备
准备相关会议材料
提交报备
会后总结及跟进
1、会议组织部门进行相关会议策划,明确会议主题和程序并上报总经办;
2、策划完成后下达会议通知,注明时间、地点、参会人员、会议材料准备等;
3、协调行政部进行会场布置;
4、通知协调参会者准备会议资料;
5、会议发起部门提前入会场进行组织签到;
6、会议过程严格执行管控细则,做会议记录和会议纪要;
7、总经办进行会议总结及事后跟进。
九、相关文件表单:
(一)、会议通知单
(二)、会议签到表
(三)、会议记录
(四)、会议纪要
十、实施日期:
此制度自2015年11月3日正式执行
沈阳市**家具有限公司
总经办
附件一:
会议说明表
分类
会议名称
会议级别
主持人
召开时间
参会人员
会议内容
总经办例会
全员会
A
常务副总
每月第一个周一早7:
50
公司全员参与
人事任免、管理方向、统一思想、制度学习、奖惩通报
管理协调会
B
办公室主任
每周一下午16:
00
总经办、各部门经理、主管
工作总结与计划,各部门约定及协助
产销联席会
A
办公室主任
每月28日
总经办、销售团队、各部门经理、主管
销售订单与生产计划衔接
部门例会
生产例会
A
生产厂长
每周五下午13:
00
厂长、技术经理、品控主管、调度、计划、物控、班组
生产及质量情况通报、计划、改进
工艺周例会
C
技术经理
每周四上午10:
00
总经办主任、技术经理、工艺员
工作总结与计划、难点和重点跟进
品质周例会
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