公司会议室使用规范.doc
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公司会议室使用规范.doc
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XX公司
XX字【20XX】XX号
公司会议室使用规定
第一章目的
为进一步加强会议室管理,充分发挥作用,提高使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及预约使用流程,现对会议室的使用作如下规定。
第二章定义
会议室指的是1个大会议室和1个小会议室。
会议室用途:
公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所,不做其它用途。
第二章会议室使用规定
一、会议室的适用范围
北京昆仑凯通通信科技有限公司、北京凯新创达科技发展有限公司各部门。
二、会议室的使用要求
2个会议室均由行政部统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理;
部门或个人需要使用会议室时,需提前向前台处预约并填写《会议室预约使用登记表》。
使用原则:
先预约,后使用。
没有经过预约的部门或个人,在没有冲突的情况下,可以使用,但如有冲突,必需礼让已预约使用会议室的部门或个人。
按预约的先后顺序使用。
特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。
但行政部不负责协商,由使用者自己协商。
遇公司层级的紧急及重要的会议,已预约使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重要会议。
部门及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。
超过15分钟未到达会议室的,行政部有权对会议室的使用权另作安排。
部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不许超时使用。
如需延长使用时,请及时通知行政部,如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室。
任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施,并安全使用。
会议室使用期间,使用部门或个人需保持会议室的整洁,严禁吸烟,不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为;使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,离开时关闭电源、空调。
如发现违规者,将对此次会议的组织者进行罚款100元作为警告;部门会议将对本部门经理进行罚款100元作为警告;屡次不改者或部门,行政部将取消此人或部门本月会议室预约资格,并对此人或部门经理罚款200元。
所罚款项作为行政部其他活动经费。
如部门或个人临时取消预约,再需使用时需重新预约。
三、会议室设备的使用
会议室的设备、设施的使用、维护行政部负责技术部监管。
任何部门或个人在使用过程中,要管理好所提供的设备,爱护室内设施。
会议室内所使用设备和用品不得拿出会议室或挪做他用
四、会议室饮料等用品的使用
会议室日常不摆放饮料、茶水、水果、花卉等招待品,如预约使用部门有需求,应在预约时提前告知行政部,以便做好准备。
以上物品的采买费用,行政部将根据购买的实际价格,记入所使用部门,以做好费用分摊
五、其他
会议室为公司内部使用,不得外借使用,特殊情况须经公司领导同意,方可外借
XX公司
二○XX年X月XX日
附:
《公司会议室预约登记表》
主题词:
会议室使用规范
抄报:
发文:
公司各部门
会议室预约登记表
预约使用日期
会议室
使用时间
会议主题
参加人数
联络人签字
备注
开始时间
结束时间
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- 公司 会议室 使用 规范