公司行文规范及管理办法.doc
- 文档编号:1542660
- 上传时间:2022-10-23
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公司行文规范及管理办法.doc
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公司行文规范及管理办法
为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量,确定文件编号办法,为各种文件的收发、存档工作奠定基础;确定公司重要信息披露载体的格式、样式,树立公司管理形象。
做到政令畅通,令行禁止,正确指导公司的各项工作,适应公司的快速发展特制定本办法。
通过此办法的实施,达到各种文件可追溯,各级文件有保管,全部文件受控的目的。
一、纸型、纸质
复印纸A4型(国际标准210mm×297mm),厚度定量60—80g/㎡。
二、封面
文件材料10页以内的一般不加封面,确需加封面的材料可以加上,如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。
封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标),但不宜用花边和图案。
加封面的材料同时应加封底。
三、书写要求
(一)标题使用2号宋体加黑,顶行。
(二)副标题居中排列,使用3号宋、仿宋或楷体,但不与正文字体重复,破折号占2格。
标题单独成行时,均无需标点。
(三)正文使用4号仿宋。
每段文字前空两格,第2行起均顶格。
不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体,如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等,以保持文面严肃、整洁。
(四)章节的排序为第一层“一”,第二层“
(一)”,第三层“1、”,第四层“
(1)”,第五层“1)”。
(五)正文中表格一般作附件置后。
小于文面半幅的,可随文就位,与正文同宽。
表内字体同正文,字号可略小。
(六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
四、落款、盖印
在正文后空两行,单位名称按印章全称。
盖印,可不写单位名称。
成文日期中“○”用插入符号里的几何图形,不能用阿拉伯数“0”。
最后一个字离右边沿四格。
盖印跨年月日,上2/3,下1/3,左右居中,端正清晰。
五、页面设置
上2.0cm,下2.0cm,左2.0cm,右2.0cm,页脚1.0cm,行距28磅,或每面排22行,每行排28个字。
为避免最后一页只是几行占一页的现象,可适当收缩行距,使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。
双面印刷页码居外侧,单面印刷页码居右侧。
六、装订
一律左侧装订。
钉离左侧边沿0.5cm,2个钉在上下各1/4处,钉垂直。
七、分类与编号
(一)文件分类
公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等,其中会议纪要不用文件编号,提取或说明时以某年某月某日(会议召开时间)及某领导(公司领导)主持的某某会(会议性质)为方式进行定位。
(二)简化编号名称
由于公文编号受长度,美观等各方面的制约,鉴于公司正逐步组建发展,现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一,建议:
菏泽业之峰装饰有限公司简化为“HZYZF”。
行文中放置在表头或是标题下。
对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形,靠右为公务编码,一般制度/规范性文件均需要编号,其它只作分类备案用文件无需编号。
无论对内对外文件,页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗,带格式线。
(三)细化编号内容
仅限于下行文中的通知、通告,为公司人资行政部统一编制;
初拟编号内容包括:
公司名称、部门名称、时间、文件顺序号(内部标准)。
编制方法:
HZYZF-HR-2014-001(公司人资行政部2014年第1份文件),其中公司名称:
菏泽业之峰装饰有限公司=HZYZF;部门名称:
HR(人资行政部);时间:
2014年,其后以此类推。
文件顺序号:
001,002,003……以此类推。
如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起,如2015-001。
便于管理保存。
(五)各部门名称为
设计部:
SJ企划部:
QH电子商务部:
DS市场部:
SC
工程部:
GC财务部:
CW人资行政部:
HR法档部:
FD
所有文本依顺序排号,发文后人资行政部存档。
八、行文管理主要内容
外部函、电、来文,本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
(一)内部发文管理
公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
一般事务性文件包括:
通知、说明、各种统计表格等;公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等;公务文书包括:
请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等;
公司下发的公文由人资行政部统筹管理,各部门一律不得自行向上、向下发送公文。
公文字号由人资行政部统一编制。
涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料,由人资行政部以公司名义发文。
(二)发文处理程序
一般事务性文件的发文,应事先向相关领导提出口头申请。
公文及各种规章制度的发文,应事先向总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门:
1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿;
2、各部门(含分公司)间的往来文件由本部门负责人拟稿;
3、职能部门各种一般事务性文件,由发文部门拟稿;
4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰,标点符号使用正确。
规章制度类要符合国家相关的政策、法律,符合公司的实际情况。
各项规定要明确具体、切实可行。
要做到观点明确,文字精练,条理清楚、层次分明,标点符号正确,篇幅力求简短。
人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
文稿拟就后,拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。
审核签发流程:
1、首先送人资行政部部初审,人资行政部部审查修改文稿;
2、送发文部门上级分管领导核稿,以公司名义对外文件由总经理核稿;
3、公司各部门(含分公司)间的往来文件由总经理核稿;
4、公司各种一般事务性文件,由下发部门负责人核稿;
5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。
其次进行会签、发送;
6、文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。
7、公司行政公文、规章制度,在执行总经理、总经理署意见后,由总经理签发;
8、公司一般事务性文件由分管领导签发,重要文件由总经理签发。
经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿(含《发文审批表》)送人资行政部存档,并由人资行政部负责打印、校对、登记后发布。
行政公文、规章制度签发后,承办部门将发文原稿(含《发文审批表》)送人资行政部存档,并由人资行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。
发文日期以领导签发日期为准。
发文编号由人资行政部前台按公文编号要求,依年份、流水号码一文一号编列。
1、电子签发:
如遇紧急情况,所相关负责人外出可以通过电子邮件签发,签署相关回复具有同等作用,返回后完善流程补签手续。
2、页码:
无论对内对外文件,页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗,带格式线。
(1)第一种方式,目录和正文统一编页码,主要用于目录本身页数不多的情况下。
(2)第二种方式,目录不编页码,从正文第一页开始编页码,主要用于目录本身页数很少(一般少于2页)的情况下。
(3)第三种方式,目录和正文,各自单独编页码,往往使用两种格式的页码系列,主要用于目录本身页数很多的情况下。
3、文件表头:
公司文件统一使用下列表头,其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类,如工作流程、规范、规程、备忘……,待一定时期积累后公司再统一文件分类;保密等级用密级表达符号表示。
文件类型
保密等级
文件编号
批准人
审核人
编写人
日期
□报送:
□发送:
□传阅:
4、装订要求:
公文应左侧装订,不掉页。
两页页码之间误差不超过4mm。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固。
(三)收文处理程序与要求
收文一般为公司的外部寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。
公司外部来文,有指名收件人的由人资行政部部前台负责登记、签收、直接交给收件人。
如系公文,统一由前台处理。
为避免文件积压误事,应在收文当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
凡是收到公司内部的单据(包括:
发票、帐簿、凭证、报表、税票等)前台应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示,由接收人签字接收后为办结。
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
公司外来文件的收文编号,由人资行政部部前台按年份依流水号一文一号编制。
(四)关于收、发传真及快件的管理
1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项,发送传真后须确认传真是否收到。
2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容,有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。
3、公司内各部门发送、接收快件及挂号信一律在人资行政部登记,由人资行政部通知收件人签收,凡收到的快件要当面打开,由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。
收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。
(五)文件密级管理
文件密级分为:
A级(机密);B级(秘密);C级(公开)
1、A级
(1)缴款凭据及各阶段交费证明;
(2)合同、协议<事务性合同除外>;
(3)招商引资材料;
(4)项目中长期计划、投资机会分析、可行性研究;
(5)各类证件;
(6)工程决算材料;
(7)项目财务成果核算;
(8)资金到位证明;
(9)各种未正式批复或采取的计划、方案;
(10)非正式渠道来的政府部门有关项目的各种批示;
(11)各类审批图。
2、B级
综合:
(1)给政府部门的各类请示及批复;
(2)收、发函;
(3)会议纪要。
工程前期:
(1)项目建议书及批复;
(2)各种证明材料<耕地、非耕地证明、户口冻结证明>;
(3)办理土地出让权手续的有关材料;
(4)拆迁补偿统计资料;
(5)户口冻结材料。
施工管理:
(1)招投标文件;
(2)设计变更及洽商;
(3)概预算书及结算书;
(4)工程验收记录单;
(5)竣工图及竣工资料。
经营及物业管理:
(1)商品房记帐入库单;
(2)商品房出库通知;
(3)用户反馈信息。
3、C级
(1)除上述A、B级以外的文件归入C级;
(2)阶段性B级文件在阶段过后可降为C级文件。
(六)关于文件复印、领用、查阅的权限
1、公司副总经理级人员可以查阅A级(机密)文件,如需领用,报总经理批准;副总经理以下人员确需查阅A级文件,须主管副总经理审核,总经理批准。
2、部门经理级人员可以复印、领用、查阅本部门B级(秘密)文件;跨部门查阅B级文件,须经主管副总经理批准;部门经理以下人员确需复印、领用、查阅B级文件,须经部门经理审核,主管副总经理批准。
3、部门主管以上人员可以复印、领用、查阅C级(公开)文件。
部门主管以下人员需复印、领用、查阅C级文件,须经部门经理批准。
公司文件制作时被相关部门定为保密文件的,只限范围内人员知悉,所有相关人负保密义务,因泄密给公司造成损失的,视其情节给予处罚,违反国家相关法律的,移交司法机关处理。
九、存档管理
人资行政部部负责将公司管理类文本、文件保存并建立档案一份。
对临时通知,通报等存入内部行文相关档案,所有文件用专用文件柜保存、备查。
各职能部门查阅、借阅行政人事部文档需经行政人事部经理同意,并办理相关借阅手续。
存档工作以方便查找、取阅为原则,用文件袋封存,文件框分类。
十、传阅管理
公司内部行
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- 公司 行文 规范 管理办法