公司及项目印章管理规定.docx
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重庆森佳鑫实业有限公司
印章管理规定
第一章总则
第一条目的
为规范公司印章的制发、外借、废止、使用,确保公司印章管理及使用规范,特制定本制度。
第二章印章管理
第二条公司印章的定义
本制度中的印章是指在公司的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上,因需以公司名称或有关项目、部门名义证明其权威作用而使用的印章,涵盖公司内部使用的含公司名称、项目名称、部门名称及签名人的橡皮图章。
第三条管理职责
1.总经理:
负责公司印章的使用和废止的审核与批准。
2.行政人事部:
负责各项目、部门印章保管和使用的监督以及公司公章、各项目、部门级印章的刻制安排。
3.项目、部门印章管理员:
负责本项目、本部门印章的保管和使用。
第四条印章种类
1.公司公章:
公司名称章。
2.专用公章:
合同专用章、财务专用章、发票专用章、项目章。
3.职章:
刻有公司法人的印章(含企业法人章及财务印鉴章)。
4.功能章:
只具有特定功能,如废票章等。
第五条印章制作
1.公司公章、合同专用章、职章、项目章的刻制由管理部门申请,提交行政人事部审核、总经理审批通过后,由行政人事部安排雕刻;
财务专用章及发票专用章由管理部门申请,由行政人事部审核、总经理审批通过后,由行政人事部安排雕刻;
功能章由管理部门申请,经行政人事部审批通过后,由行政人事部安排雕刻。
2.印章雕刻按下列规定办理
2.1公司公章、合同专用章、财务用章、发票专用章和公司法人章、印鉴章应根据当地公安机关的规定进行相关申请、审批、备案,并在其指定的刻印处雕刻。
2.2印章雕刻应由行政人事部负责,不得由他人代理。
2.3雕刻完成之印章,如不尽理想,需要重刻时,依本制度之销毁规定办理。
2.4行政人事部应将每枚印章登记于《公司印章登记表》上并留“印模”,并将此记录保存。
第六条印章的管理
1.公司公章由总经理负责保管,由申请人提起申请,经总经理审批通过后用印。
2.合同专用章由计合部负责人保管,合同会签审批通过后可直接加盖合同专用章。
3.财务专用章由财务部负责人保管,在需要付款或财务类报表的文件走完相应的审批流程后用印。
4.发票专用章由财务部负责人保管,在购置的发票上用印,使用情况由行政人事部和总经理监控。
5.收款专用章由财务部负责人保管,在收取费用后用印,使用情况由行政人事部和总经理监控。
6.职章由申请人提起申请,经总经理审批通过后用印。
7.项目章由项目负责人负责保管,由申请人提出申请,经项目负责人审批后用印,使用情况由行政人事部和总经理监控。
第七条印章的使用
1.公司级印章使用
1.1各部门如需用印,须经公司领导审批通过后在行政人事部的《用印登记表》上登记后方可使用,如果原文件盖章后作废需重新盖章的,应将原文件交回行政人事部核对并销毁。
1.2文件、资料上有总经理亲笔签批的(原件),可直接用印,但须在《用印登记表》上登记备查。
1.3原则上公司级印章均不得带出公司,确因工作需要不得不借出的,须持总经理签字审批的《公章外借审批表》方可办理外借,印章借出应坚持“当日借当日还”的原则;印章外带使用,须由行政人事部派专人同行,用印时需保证两人在场,保证印章安全。
2.项目级印章使用
2.1项目各部门如需用印,须向项目负责人提出审批申请,审批通过后在《用印登记表》上登记后方可使用。
2.2文件、资料上有项目负责人亲笔签批的(原件),可直接用印,但须在《用印登记表》上登记备查。
3.部门级印章使用
3.1部门印章或业务专用章由各部门负责人或其指定的专人负责保管,并建立部门印章使用记录,使用时,应经部门负责人签字批准。
3.2部门印章只用于部门内部发文。
4.印章保管人休假或外出公差期间,印章保管人填写《印章授权代管审批表》后指定专人代为保管。
5.行政人事部负责对各项目、各部门印章使用、保管进行监督检查;各项目、部门印章管理人员离职时必须随离职物品交接一并进行交接。
第八条印章废止
1.印章遗失、损毁或被盗,其保管人员应迅速向行政人事部递交说明原因的报告,由行政人事部负责印章作废通知或声明等相关事宜后,按照印章制发程序申请补办。
2.更换新印章,其管理人员应持旧印章换领,并办理领用手续。
3.若部门撤消,应将其部门印章交回行政人事部。
4.凡印章需要销毁,由印章保管人填具《印章销毁申请表》经项目/部门负责人、行政人事负责人、总经理审批通过后,将印章携至行政人事部执行销毁并做好记录。
第九条印章使用人
印章原则上由印章管理人掌握,印章使用人必须严格控制用印范围,仔细检查用印登记表上是否有批准人的签字。
第十条用印手续的简化
常规用印或需要再次用印的文件,如事先与印章管理人取得联系后,有文字证明者可省去再次审批手续直接在用印登记表上登记用印,以备查考。
第三章用印要领
第十一条用印原则
1.公司、项目、部门名章,分别用于以各自名义行文时。
2.职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。
第十二条用印方法
1.公司印章应盖在文件下面。
2.盖印文件必要时应盖骑缝印。
3.公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求之外,一般参照以下规定进行:
3.1公司、项目、部门名称章一般盖于公司名称、项目名称、部门名称的右侧,但与职务名章并用时应盖在名称中间。
3.2职务名章盖在职务名称的右下方。
如竖式书写应盖于下方。
4.盖森佳鑫实业公司名章除特殊规定外,一律用朱红印泥;
5.张数较多,须盖章的材料,在得到总经理的批准后,可采取印刷方式。
第四章附则
第十三条本规定由行政人事部负责解释。
第十四条行政人事部负责本规定的修改。
第十五条本规定经总经理批准后生效,自公布之日起实施。
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