第1章(excel在人力资源管理中的应用)PPT推荐.ppt
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管理员工绩效第10章经典实例:
管理员工工资福利第第1章章认识认识Excel管理人力资源的能力管理人力资源的能力1.11.1ExcelExcel概述概述启动与退出启动与退出启动与退出启动与退出ExcelExcelExcelExcel熟悉熟悉熟悉熟悉ExcelExcelExcelExcel窗口结构窗口结构窗口结构窗口结构1.21.2工作表的基本操作工作表的基本操作选择工作表选择工作表选择工作表选择工作表添加添加添加添加/删除工作表删除工作表删除工作表删除工作表隐藏工作表隐藏工作表隐藏工作表隐藏工作表移动工作表移动工作表移动工作表移动工作表复制工作表复制工作表复制工作表复制工作表1.31.3数字输入与填充数字输入与填充输入文本型数字输入文本型数字输入文本型数字输入文本型数字准确输入日期和时间准确输入日期和时间准确输入日期和时间准确输入日期和时间正确输入分数正确输入分数正确输入分数正确输入分数快速填充数字快速填充数字快速填充数字快速填充数字1.41.4公式与函数的使用公式与函数的使用输入公式输入公式输入公式输入公式调用函数调用函数调用函数调用函数修改公式修改公式修改公式修改公式1.11.1ExcelExcel概述概述Excel是一款功能强大的电子表格制作软件,可以完成数据输入、计算、分析等多项工作,也可以创建图表,直观地展现数据之间的关系。
1.1.11.1.1启动与退出启动与退出启动与退出启动与退出ExcelExcel11启动启动Excel2010Excel2010启动Excel2010的方法有很多,主要有以下几种。
l在电脑桌面上选择“开始”|“所有程序”|MicrosoftOffice|MicrosoftExcel2010命令,启动Excel2010程序。
l在电脑桌面双击Excel2010程序的快捷方式图标快速启动该程序。
l通过双击已经存在的Excel2010文档,也可以启动Excel2010程序。
双击快捷图标启动Excel双击Excel文件启动Excel22退出退出Excel2010Excel2010退出Excel2010,即要关闭所有打开的窗口,可以通过下述几种方法来实现。
l在Excel2010窗口中选择“文件”|“退出”命令,退出Excel程序。
l在任务栏中右击Excel2010程序图标,从弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命令(若打开多个Excel窗口,则选择“关闭所有窗口”命令),退出Excel程序。
l如果只有一个Excel窗口,可以单击窗口左上角的“控制菜单”图标,从弹出的菜单中选择“关闭”命令,或是双击“控制菜单”图标。
l按Alt+F4组合键。
在窗口中退出Excel程序在任务栏中退出Excel程序1.1.21.1.2熟悉熟悉熟悉熟悉ExcelExcel窗口结构窗口结构窗口结构窗口结构默认情况下,启动Excel2010程序后,可以看到标题栏、选项卡、组、工作表标签、数据编辑栏、滚动条、状态栏和名称框。
Excel2010窗口1.21.2工作表的基本操作工作表的基本操作Excel的基本操作主要包括选择工作表、添加/删除工作表、隐藏/显示工作表、修改工作表名称、修改工作表标签颜色、移动与复制工作表等。
工作表标签是操作工作表的一个快捷方法,对工作表的操作基本上都能通过该标签完成,下面进行具体介绍。
1.2.11.2.1选择工作表选择工作表选择工作表选择工作表要选择一张工作表,直接用鼠标单击需要选中的工作表标签即可。
那要选择多个工作表,该如何操作呢?
下面一起来看看吧。
11选定相邻的工作表选定相邻的工作表若要选择多个相邻的工作表,只要先单击第一张工作表标签,然后按住Shift键不放,再单击最后一个工作表标签即可。
若要取消选中多个工作表,只需要单击任意一个没有被选中的工作表标签即可.选中相邻工作表22选定不相邻的工作表选定不相邻的工作表若要选择多个不相邻的工作表,只要先单击第一张工作表标签,然后按住Ctrl键不放,再依次单击需要选定的工作表标签即可。
33选定所有工作表选定所有工作表右击任意一个工作表标签,从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令即可选定所有工作表。
选中不相邻工作表选定所有工作表1.2.21.2.2添加添加添加添加/删除工作表删除工作表删除工作表删除工作表在输入数据的过程中,如果想再添加一个工作表,该怎么做呢?
若一不小心添加的工作表太多了,该如何删除呢?
11通过命令添加工作表通过命令添加工作表通过“插入工作表”命令来添加工作表的方法如下。
步骤1打开MicrosoftExcel工作簿,选中Sheet1工作表。
步骤2在“开始”选项卡下的“单元格”组中,单击“插入”按钮,接着从下拉菜单中选择“插入工作表”命令。
这样就在Sheet1工作表前插入了一个新的工作表Sheet4。
选择“插入工作表”命令插入工作表22通过快捷菜单添加工作表通过快捷菜单添加工作表通过快捷菜单插入工作表的具体操作步骤如下。
步骤1打开MicrosoftExcel工作簿,在Sheet1工作表标签上右击,然后从弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。
步骤2弹出“插入”对话框,切换到“常用”选项卡,然后选择“工作表”图标。
步骤3单击“确定”按钮,这时就在Sheet1工作表前插入了一个新的工作表。
选择“插入”命令“插入”对话框33通过通过“插入工作表插入工作表”按钮添加工作表按钮添加工作表在工作表标签中单击最后一个工作表后面的“插入工作表”按钮,这样,不论有没有提前选中工作表,用这种方法插入的工作表总在最后面。
44通过设置工作表数目调整文件中的工作表数量通过设置工作表数目调整文件中的工作表数量如果要一次添加十几张工作表,可以通过修改“Excel选项”的默认设置就可以做到,具体操作步骤如下。
步骤1选择“文件”|“选项”命令,打开“选项”对话框。
步骤2在左侧列表中选择“常规”选项,然后在“新建工作簿时”选项组中设置“包含的工作表数”后面的数值,改为自己需要的工作表数目,如改为6个,单击“确定”按钮即可。
步骤3再次新建工作簿时,可看到6个默认的工作表。
单击“插入工作表”按钮55通过通过“删除工作表删除工作表”命令删除工作表命令删除工作表下面先让我们看看如何通过“删除工作表”命令删除工作表。
具体操作步骤如下。
步骤1打开MicrosoftExcel工作簿,选择要删除的工作表标签,比如Sheet1工作表。
步骤2在“开始”选项卡下的“单元格”组中,单击“删除”按钮,在下拉菜单中选择“删除工作表”命令步骤3这时就会出现警告信息,单击“删除”按钮,系统则删除工作表,否则不会删除。
选择“删除工作表”命令警告信息66通过快捷菜单删除工作表通过快捷菜单删除工作表通过快捷菜单删除工作表的方法与上面介绍的插入工作表有异曲同工之处。
其操作方法是在需要删除的工作表标签上右击,从弹出的菜单中选择“删除”命令。
用这种方法删除存有数据的工作表时,也会出现警告对话框。
同理,单击“删除”按钮,系统则删除工作表,否则不会删除。
选择“删除”命令1.2.31.2.3隐藏工作表隐藏工作表隐藏工作表隐藏工作表隐藏工作表其实和隐藏行、列的方法类似,具体操作步骤如下。
步骤1打开MicrosoftExcel工作簿,然后选中需要隐藏的工作表,比如选中Sheet2工作表。
步骤2在“开始”选项卡下的“单元格”组中,单击“格式”按钮,然后在弹出的下拉菜单中选择“隐藏和取消隐藏”|“隐藏工作表”命令即可将Sheet2工作表隐藏起来了。
1.2.41.2.4复制工作表复制工作表复制工作表复制工作表如果有时做一份新的工作表只需要在以前的工作表基础上改一些数据,则可以通过复制工作表来提高工作效率。
步骤1打开MicrosoftExcel工作簿,选中需要移动或复制的工作表,然后在“开始”选项卡下的“单元格”组中,单击“格式”按钮,在下拉菜单中选择“移动或复制工作表”命令。
步骤2打开“移动或复制工作表”对话框,在“下列选定工作表之前”列表中选择不同的选项,然后选中“建立副本”复选框,单击“确定”按钮。
选择“移动或复制工作表”命令“移动或复制工作表”对话框1.2.51.2.5移动工作表移动工作表移动工作表移动工作表复制工作表操作与移动工作表操作相似,只是在“移动或复制工作表”对话框取消选中“建立副本”复选框即可。
1.31.3数字输入与填充数字输入与填充在Excel中输入递增数字时可以使用自动填充功能,这样很方便,下面将具体介绍。
1.3.11.3.1输入文本型数字输入文本型数字输入文本型数字输入文本型数字在单元格中输入文本型数字的方法非常简单,通常有以下两种方法。
l在“数据编辑栏”中输入:
选择需要输入文本的单元格,将鼠标指针移至数据编辑栏并单击以定位光标,输入需要输入的文本,再按Enter键,将光标移至下一格单元格。
l单击需要输入文本的单元格,直接输入文本,且输入的字符不受单元格大小的限制,输入数据后按Enter键,黑色边框自动跳到下一行的同列单元格。
1.3.21.3.2准确输入日期和时间准确输入日期和时间准确输入日期和时间准确输入日期和时间输入日期时可以使用斜线(/)和连字符(-),但是日期的默认格式是以“/”来隔开年、月、日的。
如果输入的日期格式与默认的格式不一致,就会把它转换成默认的日期格式。
下面介绍准确输入日期和时间的操作步骤。
步骤1选中需要输入数据的单元格,比如选择单元格C4。
步骤2在“开始”选项卡下“数字”组中单击“常规”按钮旁边的下三角按钮,并从列表中选择一种日期格式,这里选择“长日期”选项。
l如果要输入当前机器的时间,使用Ctrl+Shift+:
组合键。
l如果要输入当前机器的日期,使用Ctrl+;
l如果不输入年份,Excel会自动输入当前的年份。
l在单元格中输入公式“=NOW()”,可以得到当前日期和时间;
输入公式“=TODAY()”,可以得到当前日期。
选择日期格式使用“长日期”格式显示的效果1.3.31.3.3正确输入分数正确输入分数正确输入分数正确输入分数在使用Excel制作数据表时,经常会输入分数,如何在输入小数时表格以分数形式显示呢?
步骤1选中需要输入分数的单元格,在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“格式”按钮,接着从下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令。
步骤2弹出“设置单元格格式”对话框,切换到“数字”选项卡,在“分类”列表框中选择“分数”选项,然后在“类型”列表框中选择需要的类型,单击“确定”按钮。
这样当我们在选定的单元格中输入小数,按Enter键确认时就会自动转换成为分数。
选择“设置单元格格式”命令选择所需类型有时候我们输入数据时会发现很多单元格内的数据是一样的,或者是有规律的,这种情况下可以使用填充功能录入数据。
步骤1单击某个存放有纯数值的单元格,然后将鼠标指针放在单元格的右下角,按下Ctrl键,此时鼠标指针变成黑色的十字形状。
步骤2按住Ctrl键的同时,按住鼠标左键并向下拖动,在拖动的过程中会在鼠标指针右下方显示当前单元格的数据。
当到达目标单元格时释放鼠标左键即可。
1.3.41.3.4快速填充数字快速填充数字快速填充数字快速填充数字选中单元格填充数据拖动鼠标的同时按住Ctrl键,得到的数据是递增的。
如果拖动的时候没有按住Ctrl键,那么填充的结果则不会递增,而是与第1个单元格中的数据是一样的。
在单元格中输入数据后,激活下方的单元格,按Ctrl+D组合键可以填充相同的数据;
激活右侧的单元格,按Ctrl+R组合键可以填充相同的数据。
1.41.4公式与
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