时间管理之如何安排好每天的时间技巧PPT格式课件下载.ppt
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那么别浪费时你热爱生命吗?
那么别浪费时间,因为时间是构成生命的材料。
间,因为时间是构成生命的材料。
富兰克林富兰克林时间是最为宝贵的资源,如果时间是最为宝贵的资源,如果我们不能管理时间,便什么都不能我们不能管理时间,便什么都不能管理。
管理。
彼得彼得杜拉克杜拉克名名人人名名言言小实验小实验道具:
道具:
铁桶一只,大石头一块,碎石若干,铁桶一只,大石头一块,碎石若干,细沙一堆,水一罐。
细沙一堆,水一罐。
方法:
把以上物品装进铁桶。
提问:
如果请你做这个实验,你将会按怎如果请你做这个实验,你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶?
样的顺序把以上物品装进铁桶?
什么是时间管理什么是时间管理概念概念由于时间所具备的基本特性,所以时间管由于时间所具备的基本特性,所以时间管理的对象并不是时间本身,而是指面对时间而理的对象并不是时间本身,而是指面对时间而进行的进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。
所探索的是如何减。
所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。
少时间浪费,以便有效地完成既定目标。
结论结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。
通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。
一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念案例分析案例分析有效时间管理的五个步骤有效时间管理的五个步骤l明确你的价值观明确你的价值观l确定你的目标确定你的目标l对你的目标按优先级别排序对你的目标按优先级别排序l明确你的任务明确你的任务l对任务按优先等级排序对任务按优先等级排序时间管理的步骤时间管理的步骤价值观价值观金钱金钱权利权利自我实现自我实现价值观价值观l健康健康看牙医、洗澡等看牙医、洗澡等l家庭家庭给家里打电话等给家里打电话等l社交社交买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友等买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友等l生活生活准备烛光晚餐等准备烛光晚餐等l工作工作准备简报等准备简报等l学习学习听一场讲座等听一场讲座等价值观、目标与任务价值观、目标与任务优先级综合分析优先级综合分析四象限坐标图四象限坐标图重要度紧迫性A重要而且紧迫紧迫但不重要D不重要不紧迫重要但不紧迫分清的轻重缓急分清的轻重缓急请运用四象限方法排列你的工作:
请运用四象限方法排列你的工作:
紧急紧急不不紧急紧急重重要要A(碎石型的事务)碎石型的事务)l危机危机l急迫的问题急迫的问题l有期限压力的计划有期限压力的计划B(石块型的事务)石块型的事务)l发掘新机会发掘新机会l规划规划l改进产能改进产能l建立伙伴关系建立伙伴关系l防患于未然防患于未然不不重重要要C(细沙型的事务)细沙型的事务)l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、电话的处理某些信件、文件、电话的处理l某些会议的出席某些会议的出席l某些必要而不重要的会议、活动某些必要而不重要的会议、活动D(水型的事务)水型的事务)l一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事l一些不必要的应酬一些不必要的应酬l有趣的活动有趣的活动七、分清工作的轻重缓急七、分清工作的轻重缓急四个象限的四个象限的4D原则原则11、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间的浪费时间的浪费电话干扰,陪同煲粥电话干扰,陪同煲粥会而不议,议而不决会而不议,议而不决不速之客,礼节陪聊不速之客,礼节陪聊回复信件,斟字酌句回复信件,斟字酌句外部客观的低效率,如:
外部客观的低效率,如:
AA、公共交通(班次少、道路拥堵、晚点等)公共交通(班次少、道路拥堵、晚点等)BB、餐饮服务餐饮服务CC、社会化程度社会化程度三、时间管理三、时间管理11、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间的浪费时间的浪费某项调查数据结果某项调查数据结果(天)(天)三、时间管理三、时间管理睡睡眠眠8.058.05小时小时用用餐餐1.311.31小时小时琐琐事事0.550.55小时小时工工作作7.347.34小时小时交交际际0.390.39小时小时休休息息0.450.45小时小时娱娱乐乐0.310.31小时小时上下班交通上下班交通0.730.73小时小时读书报杂志读书报杂志0.420.42小时小时处理家务事处理家务事0.260.26小时小时兴趣的工作兴趣的工作0.370.37小时小时音乐或电视音乐或电视2.512.51小时小时与朋友聊天与朋友聊天1.111.11小时小时11、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间陷井时间陷井情不自禁情不自禁事必躬亲事必躬亲过分客套过分客套例行公事例行公事犹豫不决犹豫不决漫不经心漫不经心碌碌无为碌碌无为三、时间管理三、时间管理国外学者对某跨国公司总部人员国外学者对某跨国公司总部人员的的跟踪调查显示:
跟踪调查显示:
管理人员平均每管理人员平均每8分钟被打扰一次;
分钟被打扰一次;
业务系统的管理人员平均每周花在业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于会议上的时间不少于10小时;
小时;
行政管理人员每周会议行政管理人员每周会议20小时。
小时。
心理学家指出:
恢复思路平均时间为分钟恢复思路平均时间为分钟日本学者关于时间浪费的调查日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每人们一般每88分钟会收到分钟会收到11次打扰,每小时大约次打扰,每小时大约77次,次,即每天即每天50506060次。
平均每次打扰大约是次。
平均每次打扰大约是55分钟,总共每天分钟,总共每天大约大约44小时,也就是小时,也就是50%50%。
其中约。
其中约33小时的打扰是没有意义小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。
同时或者极少有价值的。
同时人被打扰后重拾原来的思路至人被打扰后重拾原来的思路至少需要少需要33分钟,每天就是分钟,每天就是2.52.5小时。
”根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为时间损失约为5.55.5小时,按小时,按88小时工作制算,这占了工作时小时工作制算,这占了工作时间的间的68.7%68.7%。
三、时间管理三、时间管理时间管理的原则时间管理的原则时间进度表制定原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长实际花费的时间总比预计的长突发性事件应付原则突发性事件应付原则为突发事件预留处理时间为突发事件预留处理时间日常性事务维护原则日常性事务维护原则做好数据库清理与更新等基础工作做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则时间被占用说不原则过度热心肠者的良药过度热心肠者的良药三、时间管理三、时间管理33、走出观念上的误区、走出观念上的误区“缺我不可缺我不可”的潜理念的潜理念事必躬亲的诸葛亮事必躬亲的诸葛亮导致操劳过度的高管人员导致操劳过度的高管人员推迟决策会提高决策质量推迟决策会提高决策质量借口借口“需要更多的事实需要更多的事实”只要授权就可节约时间只要授权就可节约时间相关人员能力不足相关人员能力不足无效授权或授权失控无效授权或授权失控三、时间管理三、时间管理走出观念上的误区走出观念上的误区高效率就是高效益高效率就是高效益快就一定好吗?
快就一定好吗?
方向错误和方法不当方向错误和方法不当鉴别问题比进一步解决问题容易鉴别问题比进一步解决问题容易想明白了再行动想明白了再行动找到管理捷径是节约时间的因素找到管理捷径是节约时间的因素管理上有捷径可走吗?
管理上有捷径可走吗?
三、时间管理三、时间管理三、时间管理三、时间管理时间管理的八大法宝时间管理的八大法宝树立时间价值观树立时间价值观理念变革理念变革结构流程优化结构流程优化组织前提组织前提工作环境工作环境“”准备工准备工作作工作的计划性工作的计划性目标管理目标管理分清工作轻重缓急分清工作轻重缓急优先级优先级并行串行的兼顾性并行串行的兼顾性统筹学统筹学工作任务转移工作任务转移授权与借力授权与借力学会说学会说“不不”拒绝的学拒绝的学问问时间管理时间管理SMARTSMART原则原则让目标达到让目标达到SMARTSMART标准标准四象限原则四象限原则关注重要且紧迫的第二象限关注重要且紧迫的第二象限韵律原则韵律原则保持自己的韵律并与他人协调保持自己的韵律并与他人协调流程优化精简原则流程优化精简原则分析流程,减少多余环节分析流程,减少多余环节三、时间管理三、时间管理案例案例:
时间管理:
时间管理韵律原则韵律原则“韵律原则韵律原则”包括两个方面的内容:
包括两个方面的内容:
一是保持自己的韵律,具体方法如:
对于无意一是保持自己的韵律,具体方法如:
对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断,要多用打扰义的打扰电话要学会礼貌地挂断,要多用打扰性不强的沟通方式(如性不强的沟通方式(如e-maile-mail),),要适当的与要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等;
上司沟通减少来自上司地打扰等;
二是要与别人的韵律相协调,具体的方法如:
不要唐突拜访对方,了解对方的行为习惯等。
三、时间管理三、时间管理11、提高你的时间管理技能、提高你的时间管理技能做个时间管理的高手做个时间管理的高手学会从事务型工作中解脱出来学会从事务型工作中解脱出来有效地计划与安排自己的时间有效地计划与安排自己的时间找到节约时间的措施找到节约时间的措施学会积零成整学会积零成整实行交叉实行交叉“轮作轮作”提高提高“复种复种”指数指数整批使用时间整批使用时间应付意外事件应付意外事件分身有术分身有术四、时间管理的基本策略四、时间管理的基本策略22、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之一:
长期准备(准备之一:
长期准备(44)购买工具书购买工具书/增加知识储备增加知识储备/提高能力提高能力训练你的快速阅读能力训练你的快速阅读能力把常用的文件把常用的文件/文具放好文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯养成存放思想档案和作记录的习惯四、时间管理的基本策略四、时间管理的基本策略凡事预则立,不预则废。
凡事预则立,不预则废。
22、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之二:
临时准备(准备之二:
临时准备(55)明天的工作前晚进行优先级排序明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作做好正式工作前的准备工作四、时间管理的基本策略四、时间管理的基本策略22、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法要培养的好习惯(要培养的好习惯(77)利用各种装备如电话利用各种装备如电话/信件等节省时间信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会避免上午开会休息片刻休息片刻/伸个懒腰伸个懒腰/冲杯咖啡冲杯咖啡/茶茶/其他饮料其他饮料报刊放在晚上看报刊放在晚上看每晚沉思片刻每晚沉思片刻/回顾与总结回顾与总结四、时间管理的基本策略四、时间管理的基本策略22、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法与外部产生联系时的应变能力(与外部产生联系时的应变能力(44)站着接待一向健谈的来访者站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者尽量回避来闲聊者管理电话:
主动拨号管理电话:
主动拨号/与被动接听与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱如遇琐事缠身能快速摆脱33、经理人员的时间管理、经理人员的时间管理抓大放小抓大放小/充分授权充分授权
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