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目录
第一章绪论2
1.1课题的研究背景和意义2
1.2办公自动化现状及发展趋势3
1.2.1办公自动化发展回顾3
1.2.2办公自动化发展现状4
1.2.3办公自动化的功能5
1.2.4办公自动化的发展趋势6
1.2.5我国办公自动化的发展策略7
第二章办公自动化系统的设计构想与目标8
第三章系统的概要设计10
3.1系统设计原则10
3.2用户需求分析12
3.3系统基本目标13
3.5小结15
第四章办公自动化系统的详细设计16
4.1系统组成16
4.2系统功能模块设计17
4.2.1公文管理子系统17
4.2.2文档管理子系统22
4.2.4个人办公管理子系统26
4.2.5系统管理子系统27
4.3小结29
参考文献30
第一章绪论
1.1课题的研究背景和意义
信息工作是国家行政机关、高校、科研院所的一项重要的日常性工作。
随着我国加入WTO,改革开放的进一步深化,如何更有效、更快速地处理各种信息,实现办公自动化,己经成为一项一触即发的工作。
伴随着企业ERP(企业资源计划EnterpriseResourcePlanning)建设、政府电子政务建设的热潮,曾经淹没在Internet,.Com中的一个名词——OA(办公自动化OfficeAutomation,简称OA)开始再次引起人们的极大关注过去的十多年,网络技术飞速进步不断地丰富和延伸“办公自动化(OA)”的内容和指称的对象,也使得越来越多的单位认识到建设OA系统的重要性。
网络的发展拓展了OA的作用范围,现代意义上的基于网络的OA己不仅仅是提高打字录入、排版编辑这样的个人事务处理效率,甚至也不仅仅是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组工作效率。
事实上,网络时代的OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统,可以联结单位内各部门的各个人员,可以联结单位各类信息系统和信息资源。
OA系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整,而且还可能促进单位资源合理配置的进程。
即OA在模拟手工作业的同时,还将反作用于传统的办公流程。
其实,过去已有不少政府机关单位、大型企业开发了办公自动化系统。
由于历史的原因,这些系统大都是采用以关系型数据库为基础的MIS系统、在老版本的LotusNotes平台上开发的办公自动化系统。
但是由于当时网络技术和信息管理软件本身的局限,这些办公软件存在许多缺陷已不能适应现代工作的要求。
如集成化程度低,资源共享不充分;
缺乏韧性,对环境适应性差;
特别是这些办公软件大多是静态的,仅能提供文档的存储、管理、查询。
远远不能适应网络化信息时代的要求,使其应用范围和效果很有限。
信息时代要求实现一个高度的办公自动化系统。
一个现代化的办公自动化系统应该能够显著提高办公效率,降低办公成本,充分利用内部资源,加快工作流程,适应环境的变化等。
1.2办公自动化现状及发展趋势
1.2.1办公自动化发展回顾
办公自动化系统(OfficeAutomation,简称OA),是二十世纪七十年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。
我国的OA产业从七十年代末发展至今,已从最初的提供面向单机的辅助办公产品,发展到面向企业级应用的大型协同工作软件,其发展过程分以下三个阶段:
1、以数据处理为中心的传统办公系统。
它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。
其贡献在于把IT技术引入办公领域,提高了文件管理水平。
2、以工作流为中心的办公自动化系统。
这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。
这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处,以E-MAIL、文档数据库管理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。
第二代办公自动化系统包含了众多的实用功能和模块,它以网络为基础,实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。
3、以知识管理为核心的办公自动化系统。
第三代OA的核心是知识管理。
知识管理是一个系统工程,目标是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。
知识管理意味着在恰当的时间,将正确的知识传给正确的人,使他们采取最适合的行动,避免重复错误和重复工作。
知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。
第三代OA的显著特点是信息、资源共享,实时通信,以及与短信平台的完美结合。
1.2.2办公自动化发展现状
进入20世纪90年代中期以后,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长,这时,办公自动化开始进入一个快速发展阶段。
国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来,并专门为政府和企业订做办公自动化系统。
由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,所以需要功能比较完善,并能较好地满足用户的实际需要。
但这是一个巨大而低效的OA市场,具体表现在投资大、效果不明显;
水平低、重复建设多;
硬件投入多、软件投入少;
模拟手工作业增加管理负担等。
这是因为开发商水平参差不齐,开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等;
部分软件产品质量不高,不顾中国企业的运作特点照搬国外技术,使得实施困难;
对OA的理解起点不高,导致OA系统与其他系统集成度差;
用户使用水平低,又不愿花太多的精力投入培训;
售后服务不到位;
定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。
到最后,整个软件的性能和可使用性都大大降低,没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。
从技术来看,普遍存在如下缺点:
1.为用户考虑的少,软件的柔性构造功能差。
当前很多OA软件过分强调了软件之间的横向对比,为用户考虑的实际功能比较少,结果导致软件大而全,而真正为用户接受的功能模块很少。
另一方面,软件的模块复用性很差,直接影响了软件的柔性构造功能,而当用户的需求改变时,哪怕是轻微的改变,都需要开发商来解决,从而影响了用户的使用效率,对开发商也是一个极大的负担。
2.开发手段单一,平台依赖性严重,很多OA开发商采用的开发模式是“群体平台十适当定制”的模式,问题是在与其他系统的接口方面、定制复杂应用技术方面的集成其他软件和设备方面,由于群体平台建的太高,造成可供开发商发挥的空间太小,很多功能很难实现。
3.技术含量低,创新设计少。
目前大多数OA软件的设计还基本停留在CLIENT/SERVER构架、面向对象的开发方式上,很少见到有创新的设计,使用传统的技术虽然可以满足一时之需,但从长远考虑就落后了,未来的OA的趋势是INTRANET与INTERNET进一步走向融合。
为顺应这种趋势以保证OA系统的良好扩展,我们的设计应该立足于现有的先进技术和思想,比如设计采用三层结构,开发中使用面向对象的方式等等。
1.2.3办公自动化的功能
办公业务主要体现在办文、办事、办会、信息四个方面,因而办公自动化系统相应的应具备如下功能:
1.建立内部的通信平台。
建立组织内部的通信系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
2建立信息发布的平台。
在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。
3文档管理的自动化。
实现文档的计算机辅助管理,并将各个业务系统同档案管理系统紧密结合起来,提高文档(电子文档、纸制档案)管理工作效率、完整性和利用率。
4工作流程的自动化。
这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现提高单位协同工作的效率。
5.辅助办公。
如会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。
6.决策支持。
在以上功能的基础之上,对各种信息进行集成,通过对信息多层面多角度的观察、显示、分析,发现其潜在的规律性的东西。
使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。
从办公自动化的功能分析我们可以看出,办公自动化是集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。
它把现有的“决策支持系统”发展为“决策智能系统”,并以知识管理为核心,提供了丰富的学习功能与知识共享机制,确保使用者能够随时随地根据需要向专家学习、向单位现有知识学习,使员工在办公自动化系统中的被动地位转向主动,从而在提升每个员工创造能力的过程中,大大提高企业与机关的整体创新和应变能力。
1.2.4办公自动化的发展趋势
1.2.4.1市场发展
1.网络设施的日臻完善带动了对OA系统的需求。
OA的发展总是和网络基础设施的建设相辅相成的,己有的网络环境其功能也在不断增强,“路”越来越多、越来越好,有路必然要跑“车’,而最实用的“车”非OA莫属,因为OA是一个能够增进群体间的协作与交流,提高劳动生产率有立竿见影效果的系统,这几年的实际情况也证明了这一点,所以说我国目前的OA市场还远未饱和。
2.服务将成为OA新的利润来源。
OA的建设是一个循序渐进的过程,对于目前己建的和未建的OA系统其本身的培训、维护、升级等服务项目,就具有巨大的利润空间。
1.2.4.2技术发展
1.三层计算模式。
传统的软件开发模式主要是集中式和C/S模式,其主要弊端是系统的关联度非常大,难以升级和维护,而且对客户端要求比较高。
在采用了三层计算模式后,用户表示层被独立分离,而商业应用规则以一个整体在独立的应用服务器上运行,这样不仅减轻了客户端的负担,而且当机构改组、人员调动、系统升级时,系统维护非常方便,对于将来越发复杂的OA应用以及Internet的迅猛发展,这种开发模式无疑是最合适的。
2.基于工作流的分布式应用。
目前企事业单位通常运行多种计算机应用系统,而且随着时间的推移,应用系统的数目必将不断增多,如何将这些系统有效地管理起来,并向用户提供统一易用的界面,是OA向更高、更深层次发展的必由之路。
目前解决上述问题的有效手段就是将OA系统建立在基于工作流的分布式应用框架上。
在基于工作流的分布式应用框架中,各应用系统共享一个工作流引擎,通过工作流引擎驱动各种不同的应用系统,各应用系统之间可以相互交换数据。
由于各应用系统都是以组件的形式存在的,并服从整个工作流管理系统的组件管理机制,因而系统的升级、维护和管理都十分容易。
3.软件的柔性构造功能将不断加强。
由于采用
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